従業員管理システム導入のステップ・バイ・ステップ・ガイド

効果的なモニタリング・システムの導入は、単に最も強力なトラッキング・ソフトウェアを購入し、オフィスのコンピューターにインストールするよりも複雑である。

最初の重要なステップは、なぜ従業員管理システムが組織に必要なのかを明確にすることである。モニタリングの必要性をより明確にするために、自問自答してみましょう：

• どんな問題を拗らせようとしているのか？
• 従業員は常に期限を守っているか？
• 私たちは従業員のエンゲージメントやモチベーションを心配しているのだろうか？
• データ漏洩や機密情報への不正アクセスのリスクはあるか？
• 当組織は、法律または規制の遵守のために従業員の行動を監視する必要がありますか？
• モニタリングで何を達成したいのか？(生産性の向上、従業員満足度の向上、コンプライアンスの徹底など）

これらの質問に対する答えが、将来の制御システムが持つべき機能を定義する。

モニタリングによって何を達成したいかを決定した今、システムの最も重要な機能に優先順位をつけることができます。一般的に、従業員管理システムには以下のような機能があります：

• 時間追跡：出退勤管理、手動または自動タイムシート、残業時間計算、休暇・病気休暇の管理・承認など。
• スケジューリング：従業員のスケジュールを管理し、従業員の可用性、シフトのスワッピング/取引、およびシフトのリマインダーと通知を追跡します。
• 勤怠管理：従業員の欠勤、欠勤申請と承認、出勤パターンに関するレポート、欠勤率の監視。
• コンピュータのアクティビティ監視：スクリーンショット、画面録画、閲覧履歴追跡、キーロギング、プリンター動作制御、外部ストレージデバイスの監視、アクティブ/非アクティブ時間の記録など。
• 業績管理：生産的/非生産的な活動の決定、最も使用されたアプリやサイトの統計、個人の生産性スコアの計算など。
• プロジェクト管理：プロジェクトの作成、タスクへの分割と従業員への割り当て、タスクに費やした時間の追跡、マイルストーンと予算の追跡など。

さらに、従業員管理システムの中には統合機能を持つものもあります。これらは、現在の給与計算、プロジェクト管理、人事情報システム（HRIS）と統合することができます。統合することで、給与計算を合理化し、業績を評価し、管理プロセスを簡素化することができます。

あなたが監視したい従業員の活動は、あなたの管轄下で追跡することが違法である可能性があります。そのため、適用されるプライバシーおよび労働規制を調査することが不可欠です。従業員モニタリングを導入する前に、法律顧問に相談することをお勧めします。

最初の段階では、将来のモニタリング・ツールがどのような問題を解決し、どのような機能を持つのが理想的であるかというアイデアを練りました。あとは、市場を探索し、要件に最も適したソリューションを選択する番です。

機能や統合機能に加えて、ツールを選ぶ際には以下の要素も考慮する：

• ソフトウェア、ハードウェア、導入、メンテナンスの予算；
• 拡張性：理想的なソリューションは、ビジネスとともに成長できるものでなければならない；
• 使い勝手の良さ；
• カスタマーサポート
• データセキュリティとプライバシー機能；
• 関連する労働規制および個人情報保護規制の遵守

ニーズに応じて、ソフトウェアまたはハードウェアの監視オプションを選択できます。

従業員管理ソフトウェアは、オンプレミス型とクラウド型という導入モデルによって異なる。

クラウドベースのソフトウェア は、ソフトウェア開発者がリモートサーバーでホストし、インターネット経由でアクセスします。つまり、サーバーの購入や保守を心配する必要がない。クラウドベースのソフトウェアは一般的に使い勝手がよく、導入に必要なのはアカウントの設定、監視エージェントのインストール、結果を追跡するためのログインの3ステップだけです。このようなソフトウェアは、初期費用を抑え、アクセス性と拡張性を向上させます。会社のネットワーク外にいても、従業員の行動をコントロールできる。クラウドベースのソフトウェアは、遠隔地に従業員がいる企業や利便性を高めたい企業に最適です。

オンプレミス型ソフトウェア は、組織の物理的な場所にインストールされ、運用される。このタイプのソフトウェアは、初期費用（ハードウェア、ソフトウェア・ライセンス、インストール）が高く、メンテナンスやアップデートのために専用のITリソースが必要です。その代わり、システム、収集データ、アップデートを完全にコントロールできる。オンプレミス・ソフトウェアは、カスタマイズの柔軟性が高く、セキュリティが強化される可能性がある。しかし、オンプレミス・ソフトウェアほど拡張性が高く、アクセスしやすいとは限りません。オンプレミス型ソフトウェアは、規制要件が厳しい業界に最適です。

従業員管理システムは、スタンドアロン型と統合型HRISシステムがある。

スタンドアローンのソフトウェアは、特定の機能または機能の組み合わせに焦点を当てています：タイムトラッキング、タイムトラッキングとパフォーマンス評価、プロジェクト管理など。HRISは、勤怠管理、給与計算、福利厚生などの人事機能を包括的に提供します。スタンドアローンのシステムは、より手頃な価格であることが多いですが、より包括的なソリューションの統合機能が不足している場合があります。

最後に、組織のニーズとワークフローに合わせてカスタム開発されたソリューションを注文することもできる。しかし、このようなソリューションは、通常、開発と維持に費用と時間がかかるため、既製のツールよりも人気がない。

クレバーコントロール は強力だ。 従業員管理ソフトウェア 入力されたテキストやコピーされたテキスト、ウェブサイトやソーシャルメディアのアクティビティ、アイドル時間、プリンタのアクティビティなど、コンピュータ上のすべてのアクティビティを追跡します。また、このプラットフォームは、従業員画面のリアルタイム・ストリーミングやライブ・ウェブカメラといったライブ・モニタリング機能も提供しています。CleverControlは、始業と終業、アクティブ/非アクティブ時間を記録するため、勤務時間の追跡が自動化され、簡単になります。強力なAIスコアリング機能は、従業員の活動に関する個々の生産性スコアと短いコメントを提供し、業績評価の管理負荷を軽減します。

CleverControlは、日々のワークフローを監視し、作業時間を追跡し、従業員が生産的な活動に集中できるようにしたいと考えている組織にとって完璧なソリューションとなるでしょう。CleverControlの機能の詳細はこちら をご覧ください。

監視の目的によっては、ハードウェアの従業員管理システムを使用する必要があります。これには、バイオメトリックスキャナー、カードリーダー、リモートで出退勤を記録するモバイルアプリ、入退室管理システム、ビデオ監視などが含まれます。

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詳細なモニタリング方針の作成から始める。このポリシーには、モニタリングの目的を明記し、その範囲（どのような活動をモニタリングするのか、どのようなデータを収集するのか、どのように使用するのか）を定義する必要があります。また、データのプライバシーとセキュリティ対策についても記載し、従業員が収集したデータにアクセスできるようにする必要があります。

管轄区域が監視について従業員に通知することを義務付けているかどうかにかかわらず、正直であることは常に最善の方針です。チームに今後のモニタリングについて知らせ、上記の方針を全従業員に伝えましょう。全員がモニタリングに関する権利と責任を理解していることを確認してください。また、従業員の記録用にポリシーのコピーを提供することもできます。

管轄区域によっては、キーロギングや電子メール監視など、特定の種類の監視に従業員の許可が必要な場合があります。この場合、監視方法を実施する前に、従業員から書面または電子的な同意を得る必要があります。

透明性を確保することは、従業員の信頼を維持し、起こりうる懸念や苦情に期限内に対処することにつながる。

従業員、チームリーダー、マネージャーは、従業員モニタリングシステムを最も効果的に使用する方法を知っている必要があります。包括的なユーザーマニュアル、チュートリアル、プレゼンテーション、実地トレーニングは、チームがシステムの仕組みを理解し、潜在的な疑問に対する回答を得るのに役立ちます。

組織全体にシステムを展開する前に、パイロット・プログラムを実施するとよい。少人数の従業員または特定の部署を選び、その従業員のコンピュータにモニタリングエージェントをインストールします。システムが意図したとおりに機能し、モニタリングの目的にかなうかどうかをチェックし、パイロット参加者とマネージャーからフィードバックを集めます。問題が発生した場合、必要な調整を行うのは、組織全体よりも少人数の方が容易である。

従業員管理システムが希望通りに機能することを確認したら、部門または従業員グループ全体で徐々に導入していくことができます。この段階で、技術的な問題や予期せぬ問題がないか、システムを注意深く監視することをお勧めします。

従業員管理システムを真に効率的なものにしたいのであれば、導入の段階で立ち止まるべきではない。監視ソフトウェアには、さらなる微調整が必要かもしれません。労働やプライバシーに関する規制は変化し、新しい監視技術が登場します。そのため、従業員管理システムを長期的に成功させるためには、継続的なモニタリングと最適化が重要なのです。

従業員のパフォーマンスを監視すると同時に、技術的な問題や改善の可能性がないか、システムのパフォーマンスを追跡調査することをお勧めします。

もう1つの効果的な方法は、従業員のシステム使用経験に関するフィードバックを収集することである。懸念や不満があれば、それらに対処し、従業員のフィードバックに基づいてシステム設定、ワークフロー、トレーニングを調整する必要がある。

従業員モニタリングに関連する新しいテクノロジー、ベストプラクティス、法規制の変更について常に最新情報を入手することは極めて重要です。もし、あなたのモニタリングのやり方が最新の法改正と矛盾するのであれば、法的な影響を避けるために、できるだけ早く変更すべきです。

トラッキング・ソフトウェアを定期的にアップデートし、パフォーマンスの向上、データ・セキュリティの強化、新機能の追加を行うことをお忘れなく。

この包括的なガイドが、皆様の疑問への答えの一助となれば幸いです：「どのように従業員を管理すればよいのでしょうか？従業員監視システムの導入を成功させるには、継続的な努力と注意が必要です。進化するビジネスニーズを満たし、従業員の生産性を向上させ、組織全体のパフォーマンスを高めるためには、綿密な計画、目標設定、選択、改良が必要です。