従業員監視の倫理：すべての企業が考慮すべきこと
月曜日の午前9時。あなたが職場のコンピューターの電源を入れると、目に見えない監視者が仮想ログブックを開く。それ以来、あなたのすべてのキー入力、電子メール、ウェブサイト訪問、検索クエリは、几帳面に登録され、精査されることになる。冷静な電子的判断者が、あなたの日々の活動の生産性を判断し、昼休みに1分でも遅れると上司に報告する。あなたはそのことを考えて身震いする。もしかしたら、今日は休憩を取らずに余計な仕事をするかもしれない。そのせいで仕事に遅刻してしまうかもしれないが、あなたの行動を逐一追っている電子の目の不安な感触があなたを突き動かし、決してリラックスさせてはくれない。
企業のホラー映画のワンシーン？残念ながら、雇用主が従業員監視の倫理を気にかけない世界中の何百万人もの従業員にとっては、これが現実なのだ。
最近の情報によると 研究, 78％の雇用主が従業員の労働活動を監視するために追跡ソフトを使用している。COVID-19の大流行は、モニタリング・プログラムの人気を急上昇させた。企業が遠隔地での業務を余儀なくされ、通常の業績追跡方法が通用しなくなったとき、管理職はモニタリング・ソフトウェアの紛れもない利点を発見した。
従業員監視ソフトウェアの利点
追跡ソフトの利点は過小評価しがたい。
時間の節約
アナログの時代には、管理職はタイムシートや業務報告書を手作業でチェックし、各従業員の生産性について、しばしば偏った判断を下さなければならなかった。これらの責任は、従業員の労働時間のかなりの部分を削り取っていた。
従業員もこの報告書の記入に時間を費やさなければならず、会社の経営スタイルによっては、この報告書がかなり膨大なものになることもあった。
最新のソフトウェアであれば、従業員や雇用者の参加は最低限で、数秒で自動的に行うことができる。
パフォーマンス向上
生産性の向上は、従業員監視ソフトウェアの主な目標の1つです。このプログラムは、アクティブ／非アクティブ時間、始業／終業時間、訪問したウェブサイト、アプリの使用状況などのアクティビティデータを収集し、要約します。この情報により、作業パターン、非効率性、改善すべき点、特別なサポートが必要な従業員などが明らかになる。
説明責任と透明性
従業員のモニタリングは、説明責任と透明性をサポートします。従業員は、自分の仕事が監視されていることを知れば、通常、集中力を維持し、期限を守るようになります。さらに、モニタリングデータは、紛争を解決し、期待を明確にするのに役立ちます。
セキュリティの向上
一部の従業員監視ソフトウェアは、機密データへの不正アクセス、不要なアプリのインストール、異常なダウンロードなどの不審な行動を検出するのに役立ちます。追跡のおかげで、企業は潜在的なリスクを早期に特定し、システムや貴重な情報をプロアクティブに保護することができます。
このように、従業員監視ソフトは確かに企業に貴重な利益をもたらす。しかし、これらのメリットや他社の成功体験に目がくらみ、雇用主は従業員監視の倫理や関連する潜在的なマイナス面を見落としがちである。
従業員監視の倫理的問題
従業員モニタリングを倫理的に実施することは、綱渡りのように思えるかもしれない。バランスを崩せば、追跡ソフトがもたらすメリットよりもデメリットの方が大きくなる。モニタリングの導入に際しては、法令遵守、プライバシー、潜在的な偏見、ストレスの増加といった問題を考慮する必要がある。
法規制遵守
適用される個人情報保護法および規制を調査し、その監視慣行が準拠していることを確認することは、企業の責任です。従業員データの不適切な取り扱いは、深刻な法的結果を招きかねません。
プライバシー侵害
プライバシーは従業員監視の倫理の要である。ソフトウェアは、キー入力や電子メールからウェブサイトの閲覧履歴、さらにはウェブカメラの映像に至るまで、幅広い活動を追跡することができる。このようなやり方は、たとえ現地の規制を遵守していたとしても、従業員の信頼を損ない、常に監視されているという感覚を生みかねない。将来的には、仕事に対する満足度の低下やストレスの増大につながるだろう。
差別と偏見
慎重な考慮なしに分析された場合、モニタリングデータは、特定の従業員のアイデンティティや信条を不当に標的にするように誤って解釈される可能性がある。
従業員に対して偏見を持つマネージャーは、従業員がソーシャルメディアを多用していることを怠慢で生産性が低いとみなすかもしれない。実際には、その従業員は仕事関連の目的でチャットを利用しているかもしれない。
権力の乱用
雇用主がモニタリングデータを悪用して、従業員を細かく管理したり、業績について不当な判断を下すことがある。
例えば、上司が従業員の閲覧履歴を使って、調査や個人的な緊急事態といった要素を考慮せずに、従業員の怠慢を非難するかもしれない。
ストレスの増大
常に監視されていると感じることは、従業員の不安やプレッシャーを増大させる。従業員は、自分の一挙手一投足が追跡されているという考えに不快感を覚えるだろう。生産性の記録が下がることを恐れて、必要な休憩をとらなかったり、ミスを犯したりするかもしれない。その上、従業員は、期待に応えなければ懲戒解雇されるかもしれないと心配するようになる。これらの要因はすべて、モニタリングのプラス効果を最小化する。生産的で効率的な労働力の代わりに、ストレスがたまり、自分の仕事に満足できずに燃え尽きた従業員を得ることになる。
信頼の問題
どのような目的でどのような情報を収集するのかを従業員が知らなかったり、さらに悪いことに監視について知らされていなかったりすると、従業員はスパイされていると感じてしまう。彼らの信頼と忠誠心は損なわれ、有害な職場環境と離職率の上昇につながる。
こうした潜在的な倫理問題に気を配ることは、企業の責任である。モニタリングは必ずしもストレスになるものではありません。その影響は、監視の種類、透明性のレベル、追跡ポリシー、企業文化など、いくつかの要因に左右される。
監視ソフトウェアを倫理的に導入する方法
では、効果的なモニタリングと倫理およびプライバシーの尊重のバランスをどのように取ればよいのでしょうか？以下のベストプラクティスを採用することをお勧めします。
適用される個人情報保護法および規制の調査
州や地域の個人情報保護法や労働法を遵守することは、企業の責任です。チームが地理的に分散している場合は、本社地域だけでなく、従業員が住んでいる地域の規制にも注意を払う必要があります。法律の専門家に相談し、モニタリングのやり方がデータ収集の制限に違反しないようにしましょう。
モニタリングに目的を持たせる
生産性の向上、セキュリティの強化、コンプライアンスの徹底など、従業員監視の目的を明確に設定する。モニタリングの範囲を、設定した目標を達成するために厳密にモニタリングが必要な活動に限定する。不必要なデータの収集や、目的以上の長期間のデータ保持は避ける。
詳細かつ透明性の高いモニタリング方針の策定
従業員モニタリング・ポリシーは、組織におけるトラッキング慣行を記述した一連の規則およびガイドラインである。以下の点を定義する必要がある：
従業員監視の目的は何ですか？
誰が監視されているのか？
どのような活動を監視するのか？
データの保存期間は？
モニタリングデータはどのように使用されますか？(パフォーマンス評価、セキュリティ、トレーニングなど）
誰がモニタリングデータにアクセスできますか？
収集されたデータはどのように保護されるのか？
収集されたデータに関する従業員の権利は？
モニタリングに関する苦情や懸念はどのように処理されますか？
この方針は、従業員が容易に入手できるようにすべきである。会社は、この文書に変更があった場合、従業員に適時に通知する責任がある。
モニタリングの実施をオープンで透明性のあるものにする
トラッキングソフトとモニタリングポリシーについてスタッフに伝える。パフォーマンスの評価、セキュリティ、生産性の向上など、モニタリングの目的を説明する。モニタリングの範囲：どのようなデータが収集されるのか、どのようなデバイスや活動がモニタリングされるのか、データはどのように使用されるのかを開示する。
最初は従業員が監視のアイデアを嫌がるかもしれないことに留意してください。彼らの懸念や潜在的な反対意見に必ず対処すること。
従業員の同意を得る
ほとんどの司法管轄区では、特にキーストロークのロギングやウェブカメラによる監視など、より侵入的な形態の監視について、従業員の明示的な同意を得ることを義務付けています。追跡に関する同意書に署名することが、同意を得るための最も便利な方法です。
公正で一貫性のあるモニタリングの確保
従業員監視の倫理では、差別的な慣行を避け、すべての従業員に一貫した監視方針を適用する必要があります。特定の従業員やチームだけを監視していると、その従業員はあなたが自分たちを信頼していないと感じ、あなたや他の監視対象外の従業員に恨みを抱くかもしれません。また、同僚が彼らを差別的に扱うようになり、職場の雰囲気が悪化する可能性もあります。
一部の従業員のパフォーマンスだけを追跡する場合でも、広範囲にモニタリングする方がよい。幅広くモニタリングすることで、ワークフローに対する洞察が深まり、あなたが気づいていない非効率性が明らかになるかもしれない。
モニタリングは、個々の従業員を管理するためではなく、傾向や改善点を特定するために行うべきです。モニタリングのやり方が公正で効果的であり、設定された目標を達成するものであることを確認するため、定期的に見直す。
プライバシーとデータセキュリティの保護
目的を達成するために不可欠なデータ収集の範囲を定め、その制限内にとどめる。従業員の私物デバイスや勤務時間外の行動を監視することは厳に避ける。従業員が私物のデバイスを業務に使用する場合、ソフトウェアには手動で監視を停止するオプションがあるか、あらかじめ設定した勤務時間内のみを自動的に追跡するオプションがあるべきである。
可能であれば、機密情報の収集は避ける。そうでない場合は、データを匿名化し、特定の従業員と関連付けられないようにする。
収集したモニタリングデータに対して強固なセキュリティ対策を実施する。可能であれば、強力なパスワード、二要素認証、データの暗号化を使用する。モニタリングデータへのアクセスを、知る必要のある権限のある担当者に制限する。
まとめ
従業員監視ソフトウェアの倫理的な使用は、一歩間違えれば従業員の信頼を失い、法的な影響を引き起こす綱渡りのようなものかもしれない。しかし、責任あるバランスの取れたアプローチにより、企業は倫理原則を損なうことなくモニタリングのメリットを享受することができます。生産性とパフォーマンスを向上させるためにテクノロジーが活用される職場環境の実現に努めるのであれば、透明性、公平性、従業員の同意を優先させることは企業の責任である。