テキサス州の従業員監視ソフトウェア州法および連邦法の遵守

連邦レベルでは、電子通信の監視を規定する主な法律は、1986年の電子通信プライバシー法（ECPA）である。ECPAは一般的に、有線通信、口頭通信、電子通信の意図的傍受を禁止しています。ただし、雇用主には例外があります。雇用主は、通常の業務において、または従業員の同意を得て、会社所有のデバイス上の電子通信を自由に追跡することができます。私的な会話の監視は一般的に禁止されています。

州法に関しては、テキサス州の雇用主は2019年のテキサス州プライバシー保護法を考慮すべきである。それによると、雇用主は従業員の行動をいつ、どのように監視するかを従業員に通知しなければならない。言い換えれば、監視は許可されているが、監視行為の性質と範囲について従業員に通知しなければならない。

侵入的とみなされる可能性のある行為、すなわちビデオや音声による監視は、制限付きで許可されている。テキサス州法では、一般的に従業員の同意なしに公共の職場エリアでのビデオ監視が許可されていますが、音声の録音には少なくとも一方当事者の許可が必要です（つまり、録音者が会話の参加者であるか、参加者の一人から同意を得ている必要があります）。私的なエリアや個人的なデバイス／アカウントの監視には、従業員の明確な同意が必要です。

テキサス州はまた、プライバシーに対するコモンロー上の権利とプライバシー侵害の不法行為、特に "intrusion upon seclusion "を認めている。侵害を主張するためには、従業員はプライバシーの合理的期待がある私的な事柄への意図的かつ非常に不快な侵入を証明しなければならない。例えば、ロッカールームやバスルームのような場所は、プライバシーの合理的期待に該当する。同時に、会社所有のデバイス上での個人的なチャットは該当しない。

具体的なモニタリング方法は、以下の表にまとめることができる：

州および連邦の規制を考慮すると、従業員監視ソフトを使用するテキサス州の組織にとってのベストプラクティスは次のようになる：

• 使用者は、モニタリングの目標と、その目標を達成するためにモニタリングすべき活動の範囲を明確にすべきである。トラッキングは、これらの特定の活動に限定すべきである。
• 雇用主は、仕事とプライベートの境界が曖昧な場合、例えば、ホームオフィスや私物端末の持ち込み規定などの監視を慎重に検討すべきである。
• 組織は可能な限り、より侵入的でない監視方法を使うべきである。例えば、インターネットやチャットの履歴を丹念に追跡する代わりに、不要なウェブサイトやソーシャルメディアをブロックする監視ソフトウェアを設定することができる。
• 雇用主は、詳細なモニタリングポリシーを作成し、影響を受ける全従業員が利用できるようにする必要があります。これらの文書には、どのようなデータが収集されるのか、その保管条件、追跡の目的、データにアクセスできる人などが記述されるべきである。組織は、人事や法律の専門家と相談しながら、モニタリングポリシーを定期的に見直し、現行の法律に準拠していることを確認すべきである。
• テキサス州の雇用主は、モニタリングの実施について従業員に通知し、理想的には書面による同意を得るべきである。同意は必ずしも必要ではないが、同意を得ることは従業員の期待管理に役立ち、プライバシーの主張に対する雇用者の法的防御を強化する。
• テキサス州法は、連邦法と同様に、特定の場所が本質的にプライベートであることを認めている。更衣室やトイレなど、従業員がプライバシーを強く期待する場所は、監視することは違法である。雇用主は、通知により休憩室や共有エリアでの監視を許可される場合がありますが、監視が過度に侵入的であったり、嫌がらせでないことを確認する必要があります。
• テキサス州の従業員は、ノートパソコンや携帯電話など、従業員の個人所有のデバイスに、所有者の明確な同意なしにアクセスしたり追跡したりしてはならない。同様に、従業員の個人的な電子メールやソーシャル・メディアのアカウントを追跡することは、たとえ従業員が会社のコンピュータでそれらにアクセスしたとしても、許されません。
• 雇用主は、追跡について従業員に通知し、同意を得れば、会社所有の車両や機器の位置を監視することができる。
• 新しいモニタリングフォームを導入する前に、雇用主はその影響を評価し、プライバシー規制当局や労働協議会に相談すべきである。

テキサス州の雇用主が連邦法と州法の両方を注意深く考慮し、明確に定義された透明性の高い監視ポリシーを導入すれば、従業員監視ソフトは会社の生産性とセキュリティを高める強力な味方になる。