カリフォルニア州における従業員監視ソフトウェア法的要件とベストプラクティス

カリフォルニア州憲法第 1 条第 1 項は、プライバシーをすべての人の不可侵の権利と宣言しています。しかし、職場におけるプライバシーの権利は、生産性の維持やセキュリティといった企業の正当な利益と重複する可能性があるため、それほど絶対的なものではありません。

このような利害の衝突は、以下のように規制されている：

• カリフォルニア州プライバシー侵害法（CIPA）。 CIPAでは、すべての当事者の同意がない限り、あらゆる形態の秘密会話の盗聴や録音を禁止しています。これらの形態には、電話、電子メール、インスタントメッセージが含まれます。CIPAでは、従業員およびクライアントの同意なしに、業務に関連する会話（クライアントとの電話など）を秘密裏に録音することを禁じています。この同意は、明示的かつ文書化されなければならない。一般的なポリシーに、モニタリングが行われる可能性があると記載するだけでは、すべての状況において有効な同意を確立するのに十分ではないかもしれません。

• カリフォルニア州労働法第435条 は、雇用主が従業員や候補者のソーシャルメディア情報を要求することを禁じている。

• カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）およびカリフォルニア州プライバシー権法（CPRA） は主に消費者データに焦点を当てているが、カリフォルニア州居住者である従業員にも一定の権利が及ぶ。すなわち、企業は従業員に対し、自分の情報がどのような目的で収集され、どのように使用されるのか、また、自分の個人情報にアクセスし、削除し、使用を拒否する権利について通知しなければならない。

• プライバシーの合理的期待 によると、監視の合法性は、従業員がその場所や通信手段においてプライバシーを守ることを合理的に期待しているかどうかによって決まることが多い。明確に伝達された監視ポリシーがあれば、このような期待を若干弱めることができる。しかし、そのようなポリシーであっても、従業員が常にプライバシーを期待している場所、例えばトイレや休憩室などを雇用主が監視することはできません。

プライバシーに対する合理的な期待は、監視されるデバイスやエリアによって大きく異なる可能性があります。例えば、ワークステーションや会議室のような一般的なオープンエリアでは、特に雇用主が透明性のある監視ポリシーを提供している場合、従業員は当然プライバシーをあまり期待しません。反対に、個人のオフィス、個人のロッカー、そしてもちろんトイレや更衣室は、従業員が高いレベルのプライバシーを期待する場所です。

同様の原則が、デバイスの監視にも適用される。会社所有のラップトップ、電話、その他のデバイスを追跡することは、一般的に期待され、法的にも擁護される。同時に、個人所有のデバイス、特に勤務時間外や個人アカウントに関わるデバイスを監視することは、ほとんどの場合「NG」とされています。

まとめると、カリフォルニア州の雇用主は監視することができる：

• 会社が所有するデバイスやプラットフォーム、およびそれら上での業務関連の通信。

• 合理的な範囲内での従業員のパフォーマンス。

• 会社所有の車両または装置の場所。

• セキュリティポリシー、会社の行動規範、法的規制の遵守。

• 社内ネットワークでのインターネット利用。

• 会社敷地内のセキュリティ映像。

組織はそうすべきではない：

• 従業員の個人用デバイスや勤務時間外の個人的な通信を追跡する。

• 更衣室やトイレなど、プライバシーの高い場所を監視する。

• 性別、障害、宗教、またはその他の保護されるべき特性に基づ く、差別的な監視慣行を使用する。

• 従業員の尊厳を損なうような隠れた監視を行う。

• 不愉快な従業員に対する嫌がらせや脅迫の方法としてモニタリングを使用する。

法の正しい側に立ち、従業員のプライバシーを尊重するために、カリフォルニア州の企業経営者は以下の原則に従うことを推奨する：

• どのような形の監視であれ、常に従業員に知らせること。

• 必要に応じてモニタリングの同意を得る。

• 業績に関する懸念やセキュリティなど、正当な業務上の目的があること。

• 明示された事業目的を達成するために不可欠なものだけを監視する。過度に広範または侵入的な監視は避ける。

• 勤務時間中の監視は、業務に関連する通信や活動に限定する。

• 疑問がある場合は、カリフォルニア州雇用法を専門とする弁護士に相談し、監視方法がコンプライアンスに準拠していることを確認する。

モニタリング・ソリューションの導入は、市場で最も強力なソリューションを選択し、従業員のコンピューターに貼り付けるよりも複雑なプロセスです。いくつかのステップからなる慎重な段階的プロセスをお勧めする。

まず、モニタリングで解決したいビジネス上の問題を明確にすることから始めることをお勧めする。セキュリティ、パフォーマンス、コンプライアンス、あるいはそれらの組み合わせなどです。この質問に対する答えによって、モニタリング・ソリューションに求めるべき機能が決まります。

モニタリング・ツールを検討する際には、いくつかの重要な要素に留意する必要がある。まず1つ目は、ソフトウェアの機能です。アクティビティ追跡、Eメール監視、ファイル転送追跡など、提供される機能を評価する。あなたの定義したニーズに合致し、カリフォルニア州で法的に認められているものを選びましょう。

使いやすさと統合性も同様に重要な要素です。既存のITインフラやシステムとシームレスに統合できる、使いやすいソフトウェアが最適です。

その上、高度にカスタマイズ可能なソフトウェアを探したいと思うかもしれない。監視設定を変更し、特定の役割、部署、従業員に個別に適用することができます。このようなアプローチは、データ収集を最小限に抑え、プライバシー規制を遵守しながら、貴重な洞察を得るのに役立つ。

もうひとつの重要な要素は拡張性です。ビジネスが成長すれば、モニタリング・ソリューションもそれに合わせて成長しなければなりません。

最後に、ベンダーの評判を調べましょう。機密情報を収集する可能性があるため、ソフトウェア・プロバイダは、信頼できる評判、セキュリティ認証、強力なデータ保護プロトコルを備えている必要があります。

突然、全社的にモニタリング・ソフトウェアを展開すると、予期せぬ問題やボトルネックが明らかになる可能性があり、そのような規模で解決するのは困難です。それよりも、まずは一つの部署や従業員グループによるパイロット・プログラムから始めることをお勧めします。これにより、ソフトウェアをテストし、その有効性を評価し、フィードバックを収集し、予期せぬ問題を検出することができる。

試験段階を終え、ソフトウェアに必要な調整を加えた後、全社に展開する。

従業員モニタリング・ソフトウェアの効果的な導入は、単にソフトウェアをインストールし、技術的な問題を解決するだけでなく、マネージャーやスタッフに効率的な使用方法をトレーニングすることである。

このトレーニングでは、ソフトウェアの使用方法、レポートの解釈、会社のモニタリング・ポリシーの遵守、発生する可能性のある問題への対処方法を管理者に教えなければならない。

従業員については、何が監視されているのか、データはどのように使用されるのか、会社の監視ポリシーはどうなっているのかを理解し、疑問や不安があればそれに答えるべきである。

従業員監視ソリューションの導入は、一度だけのプロセスではありません。プライバシー規制は変化し、ソフトウェアは新機能を開発し、モニタリングの目標は時間とともに進化する可能性があります。そのため、コンプライアンスを維持し、目標に合致していることを確認するためには、定期的に会社のモニタリング慣行とポリシーを見直すことが不可欠です。

カリフォルニア州の規制は、個人のプライバシーに関して厳しい。従業員監視ソリューションの利用を検討している企業経営者または管理者として、組織の正当な利益と適用される法律の遵守のバランスを模索する必要があります。このバランスは、プライバシー規制に関する確かな知識、透明性、正当性、比率の高い実践、監視ソフトウェアの慎重な選択にあります。