従業員監視に関する法律に抵触しないようにするための従業員監視ポリシー

組織を効果的に機能させるために、雇用主は従業員情報を収集し、利用することが許されています。しかし、ハラスメントや怨嗟の声が上がってはいけないと、法律で明確に定められています。雇用主は、その場に関連するデータのみを収集することが許されています。それは適切な利用によって正当化されるべきです。第三者から収集した情報も含め、データの収集と使用に関する限り、雇用主は法律により一定の責任を負わされています。

従業員の行動を監視する方法はいくつもあります。通常、どの組織でも犯罪を検知するためにCCTVを設置し、使用しています。これは、従業員による犯罪を検出するためにも使用することができます。組織におけるセキュリティ侵害の最も一般的な形態は、電子メールによるデータ漏洩によって起こる。雇用主は、この漏洩を防ぐために電子メールスキャンを導入する権利がある。組織が自らの資産を保護するためにとる措置は、法律上、常に許容されるものである。

監視と侵入は通常、両立するものです。雇用主は、そのバランスが保たれ、プライバシー権の侵害が行われないように注意する必要があります。すべての従業員にはプライバシーの権利があり、それは法律で認められています。雇用主が法律の上に立つことはあり得ません。従業員のプライバシーに対する法的権利は、誰からも侵害されることはありません。そのような個人情報を求める権利を持っているのは法律家だけであり、その指示の下でのみ、雇用主は同じ情報を収集し、開示することができるのです。

従業員には、自分が雇用主に監視されていることを知る権利があるとする法的規定がある。雇用主は、（例外的な状況を除き）従業員に十分な通知を行い、その情報を常に把握する義務があります。また、CCTVカメラが設置されている場所には、CCTV監視が行われていることを示す板を設置することが常に求められています。雇用主は、コンピュータの使用状況について従業員に電子メールを送ることもできる。これにより、従業員は、これらの活動が監視されており、それ故に注意しなければならないことを知ることができる。

モニタリング・ポリシーの策定に関しては、適切な文書を作成することが雇用者の義務です。文書には、従業員に何ができて何ができないかを明確に記載する必要があります。雇用主も、従業員が契約を維持することを期待する前に、自分側の契約を維持することを確認する必要があります。また、雇用主は、自分の側から過剰な行為が行われないように注意する必要があります。このようなことを文書化することは、両者にとって有益なことです。

ランダムサンプリングは法律で認められています。ランダムサンプリングとは、電子メールやCCTVの記録などのデータからランダムにサンプルを収集し、盗用があった場合にそれを確認する権利を雇用主が有することを意味する。また、雇用主は、疑わしいと思われる従業員のデータを確認する権利も有しています。

特定のケースに必要な適切な情報のみを収集することは、雇用者の義務である。しかし、さらに調査を進めて、新たな事実が判明した場合、雇用主はさらに情報を収集する権利を有します。また、収集した情報は安全な場所に保管することが法律で義務付けられている。また、収集した情報は安全な場所に保管することが法律で義務付けられており、保管期限も決められています。これらの点は、雇用主が詳細に守らなければならない。

雇用主が従業員の健康状態について個人情報を収集しなければならない場面は、しばしば発生する可能性があります。これは、特に危険な環境で仕事をするような場所では、安全基準に従わなければならないためかもしれない。しかし、従業員には、そのような情報が収集されていることを知らせる必要があります。また、雇用主は、そのような情報を求めることを正当化できるようにしなければならない。規則や規制は、従業員に明確に説明されるべきです。もちろん、そのような情報は安全な場所に保管されるべきであることは言うまでもありません。

時には、従業員の誠実さが疑われることがあります。このような状況下では、雇用主は当該従業員に知られることなく秘密裏に調査を行う権利を与えられています。このような状況下で従業員に知らせることは、調査が実施される目的そのものを失わせることになります。しかし、法律では、このような秘密監視の許可は上級管理職から得るべきであり、調査業務を行う人数に制限を設けるべきであると規定しています。

モニタリングが完了するまでの期間も決められています。また、警察の捜査が必要な場合を除き、トイレなどの絶対的な私的空間は監視の対象にしてはならないことが明確に記されています。従業員の犯罪意図について雇用主が確信した場合、警察当局にも報告する必要があります。

雇用主は、組織の規則に従って従業員に対して手続きを行う権利を有します。しかし、従業員には問題のあるケースを弁護する機会が十分に与えられるべきである。従業員には、調査結果についてコメントし、それが誤りであると判断した場合には異議を申し立てる権利が与えられるべきである。従業員は法律によってこれらの権利を与えられているため、雇用主は従業員からいかなる情報も差し控えることはできません。

従業員の監視は必要ですが、法律の規定の範囲内で行う必要があります。