従業員の監視。気づかれずに怠け者を見分ける方法

多くの経営者は、遅かれ早かれ、会社に従業員監視システムを導入することを決めます。しかし、オフィスに監視システムが設置されているという事実は、対立を避けるために、従業員に隠されてはならない。

この記事では、従業員監視を整理する方法、労働時間監視のどのシステムがより効果的であるかについて見ています。従業員監視は、すべてを管理下に置きたいと考える管理者に広く利用されています。現代の技術設備は、あらゆる会話の盗聴、構内の監視、あらゆるチャンネルでのネットワークトラフィックのキャプチャを可能にします。

問題はコストの妥当性だけです。従業員監視システムは、そのタスクに適したものでなければなりません。では、最小限の予算で導入するにはどうすればいいのか。従業員監視システムの導入を決定する場合、まず、その存在を従業員に隠さないことが必要です。すべての従業員がそれを知っているようにします。

これは、第一に、この種の監視の法的根拠を提供し、ほとんどの場合、結果を合法的なものにします。(多くの国では、私立探偵でさえもこのようなことはできません。法執行機関だけが秘密裏に監視を行う権利を持っており、そのためには許可が必要です）第二に、この方法によってセキュリティコストを大幅に削減することができます。つまり、ビデオやオーディオの監視装置を設置したことを隠すことは、不要であるだけでなく、逆効果になるということです。

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

理論的には、この場合、カメラにかかる費用を節約して、偽物をぶら下げるだけでいいのです。ただし、スーパーマーケットなど公共の場では、安価な模造品がお客さんには効果的です。多少なりとも知識のある人なら、このカメラが本物でないことはすぐにわかるでしょう。レンズがないのだから、レンズがまぶしくないのだ。また、従業員は通常、警備員も含めて互いにコミュニケーションをとっており、監視がないことについては通常、承知している。

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

同時に、特定の監視システム（例えば、ビデオ監視、インターネットトラフィック監視、電子メール監視）の存在を社内規定に反映させ、その導入の必要性を正当化する必要があります。同時に、オフィスでの通話録音やビデオ監視に関する警告によって、これらの種類の監視がほとんどの場合正当化されるとすれば、電子メールや通信の監視は別であることを考慮する必要があります。

一方では、会社のメールによる通信は、理論的には、プライベートなものであるはずがありません。一方、通信には二人の人間が関わっており、そのうちの一人は、第一に、監視について警告されていないかもしれないし、第二に、あなたの社員ではないかもしれないので、あなたはその人のメールを見る権利がありません。法的には、このような監視は違法となります。また、従業員の個人アカウント（Skype、ICQなど）を経由する通信を確認することも不適切です。したがって、個人情報を扱うチャンネルを減らすことは、時には意味がある。例えば、勤務時間中のSkypeやICQの使用を禁止する。一方、社員が3G回線に接続したタブレット端末を使用する場合、社内ネットワークの外でも通信が可能です。携帯電話の会話も含め、オフィス内のすべての電子機器からのトラフィックを傍受することは理論的には可能だが、実際には非常に高価である。多くの企業にとって、そのようなシステムの導入は現実的ではない（言うまでもなく、違法である）。

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

録画されたビデオやオーディオのデータをすべて見るのは、たとえ選択的であっても非常に時間がかかる。それよりも、疑いのある人、あるいは情報提供者から情報を得た人を対象にした監視の方が、はるかに効果的です。例えば、ある企業で営業部長がこの方法で摘発された。毎日オフィスにいるのに、何をやっているのかわからないようなひどい仕事をしている。

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

このため、二人を監視していたのだが、後に二人で副業を組織し、利益を折半していることが判明した。

VisConsulting Ltd.CEOのHelen Richards氏。管理職は部下を信頼できないので、従業員の監視に頼ることがよくあります。しかし、過度のスタッフ管理は、時に反動を引き起こします。不法行為を行おうとして、しかし非常にこっそりと、追跡システムで発見できないようにするのです。これが第一のリスクです。第二のリスクは、労働市場がそれほど大きくないため、どの企業でもこの種の監視に関する情報が（ブラックリストを作成したり噂を流したりして）非常に早く広まるという事実に関連するものである。最も興味深い候補者は、通常、そのような企業のオファーを拒否するか、非常に高い給与のためにのみそのポジションを受け入れる。

その結果、離職率が上がり、仕事の質にも影響する可能性があります。ですから、私はこのような社員監視には反対です。監視を必要としないためには、上司と部下が信頼関係を築き、お互いを尊重し合うことが必要です。そのためには、まず、ある種の個性と、会社の価値観に合ったモチベーションを持った社員を選ぶこと。そして、幹部は社員と頻繁にコミュニケーションを取り、チームの雰囲気を把握し、仕事上の問題を解決する手助けをしなければなりません。そうして初めて、社員は隠れて何かをする必要がなくなるのです。

監視ツールの選択は、主に監視したい対象によって異なります。例えば、販売員、倉庫員、ウェイターなどを監視するのであれば、ビデオ監視システムの導入が最も適切な選択肢でしょう。しかし、事務職の管理には、ビデオ監視は有効ではありません。それなら、コンピュータのプログラムを使って、従業員のコンピュータの使用状況を収集したり、電話の会話を録音したりする方が効率的だ。では、どのような方法があるのか、詳しく見ていきましょう。CCTVまず、店舗にビデオ監視装置を適切に設置するためには、どれだけのカメラが必要かを理解する必要がある。

一般的に、カメラは盗難の多い商品の近くや、レジの近くに設置されます。次に、カメラの種類を決める必要があります。色付きの方が情報量が多いので、色付きの方が良いでしょう。商品通路には、ドームカメラが最適でしょう。小型ですっきりした外観と、小さなレンズが特徴です。このカメラには、固定レンズカメラ（視野角90～100°）とバリフォーカルカメラの2種類があります。通路には、数台の固定式カメラが設置されることが多い。しかし、倉庫にはバリフォーカルカメラがより適しています。レジの上には、紙幣やレジのディスプレイを見ることができる、鮮明な固定角度と高い解像度を持つカメラを設置するのがよいでしょう。電話の会話の監視

固定電話の会話を録音する機器は、複数の電話回線をカバーできるものから、固定電話1台ずつに対応するものまで、選択肢が非常に広い。商業部門では、携帯電話も監視している場合があります。これは主に、営業部長や販売員など、遠隔地や出張先で働く従業員に適用されます。この場合、従業員に無料の携帯電話接続を提供するのが適切でしょう。このようにすれば、企業はロイヤリティの向上とモニタリングの提供という一石二鳥を得ることができる。インターネット活動の監視。リアルタイムで実施することができる。いわゆるモニタリング・エージェントは、従業員のモニターに今現在表示されているものだけでなく、どのサイトを訪れたか、どのプログラムを使ったか、どの情報を外部ドライブにダウンロードしたか、さらにはオンラインでの通信を読んだり保存したりすることも可能です。このようなプログラムは複数のコンピュータにインストールされ、取得した情報はすべてサーバーに保存されます。

非稼働エリアの管理。ここでは原則として、喫煙室やキッチンなどを対象としています。このような場所では、カメラを設置するのは必ずしも好都合ではありません。隠しマイクやミニテープレコーダーを設置する方が安上がりでしょう。後者は特別な工事を必要とせず、スイッチを入れて隠れるだけで十分です。情報提供者を使ったデータ収集情報提供者から入ってくる情報の8割は、純粋なゴシップであることを率直に書いておくが、それでも、すべてはチェックされるべきものである。内部告発者は通常、ボランティアとリクルートの2種類に分けられる。前者は、ただ単にそのためだけに保安庁に情報を伝えているのかもしれない。

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

PVTechnologies Inc.の共同設立者であるブライアン・ライリー氏は、次のように述べています。多くのお客様から、オフィスに隠し撮りした監視カメラを設置したいという要望があります。例えば、天井にカメラを取り付ける、家電製品や警報装置に隠すなどです。しかし、従業員の監視を隠蔽することは現実的ではありません。それよりも、透明性のある監視を確立する方がはるかに効果的です。ここで一例をご紹介しましょう。

食品スーパーにビデオ監視装置を設置し、盗難防止とシステム的な不備を解消したいとのご要望をいただきました。お客様のご要望により、設置は日中、従業員の目の前で行われました。設置場所は、路上に2台（店舗の入り口を撮影）、入り口に1台（入退室を記録）、各レジ付近に1台（レジと両替を管理）、レジエリアとそこに近づくお客様を撮影するカメラ2台、商品通路を撮影するカメラ4台、倉庫に2台でした。

また、遠隔で録画を確認したいというお客様の要望も取り入れました（このような対象には、通常8～16台のカメラが設置されます）。このような慎重かつ思慮深いカメラの配置が功を奏し、店内の盗難や赤字は1週間で解消されました。店員は身バレを恐れて不正なことはできない。