従業員の監視。法的な落とし穴を回避する方法

近年、技術は飛躍的に向上しています。より多くの人がソーシャル・メディア・プラットフォーム上で活動するようになりました。その一方で、法的な枠組みは同じペースで動いていないため、大きなギャップが生まれ、日々拡大し続けています。携帯電話、タブレット端末、ノートパソコン、そしてインターネットといった電子機器に簡単にアクセスできるようになったことで、公式文書とソーシャルメディアの間のスペースが狭くなっています。これは当然ながら、雇用主にとっては、公式データのセキュリティが損なわれるのではないかという不安の種になります。

これは、雇用主が対処すべきリスクです。この問題に対処する一つの方法は、境界線を設定し、従業員が従わなければならない規則を策定することである。また、雇用主は従業員によるITシステムの利用を監視することも可能である。しかし、従業員には雇用主が知っておくべき一定の権利があります。これらの権利を侵害した場合、雇用主は法的な影響を受ける可能性があります。

何が適切で何が適切でないかを明確に区別する必要があります。雇用主は、この要素について明確な考えを持つべきです。また、この問題における従業員の行動を監視すべきかどうか、自分の心を決めておく必要があります。また、このプロセスにおいてどのように行動すべきかを明確にする必要があります。これらのチェックを行うには、多くの方法があります。

また、雇用主は従業員のIT利用全体を監視することが必要かどうかも検討する必要がある。また、その監視が従業員にどのような影響を与えるかも考慮しなければならない。雇用主は、この問題に関してガイドラインを作成する前に、より侵入性の低い方法も検討すべきである。これらの点は、話し合いの中で文書化する必要がある。

ルールが決まったら、それを従業員に伝えるのは雇用主の義務です。従業員が何をすべきか、何ができないかを知っていることは、常に良いことです。これは、従業員が後で規則を知らなかったという弁明をすることができないので、雇用主にとっても有利になる。このポリシー文書は、従業員と詳細に共有する必要があります。

これを怠ると、雇用主は法的に複雑な事態に陥る可能性があります。従業員が監視される可能性があるという事実は、従業員に知らされている必要があります。実際、従業員にはポリシー文書のコピーが提供され、トレーニングも提供されるべきです。

方針が定まった以上、雇用主はその仕事に必要な特別な人材を特定する責任がある。こうして従業員から収集した情報は、法律の規定に従って保管されなければなりません。雇用主は、そのような特別なスタッフの人数を最低限に抑えるのが筋です。そのような従業員の監視権限も、違法な詮索を避けるために制限されるべきです。

雇用主が常に念頭に置くべきことの1つは、すべての従業員が自分のプライバシーに対する権利を持っているということです。今日、従業員が自分のデバイスを職場に持ち込むことが許可されていることが確認されている。雇用主は、従業員のプライバシー権を構成し、何がそうでないかのような明確なアイデアを持っている必要があります。そして、どのような状況であっても、この権利が侵害されないようにしなければなりません。裁判所は、このような侵害に対して深刻な見方をすることが確認されています。何がプライベートなものとして扱われ，何がそうでないかを分ける線は非常に細いのです。

雇用主はこれらの点をうまく調整し、厳しくも効果的で完全に法的に認められた監視方針を打ち出す必要がある。雇用主は従業員のプライバシーが侵害されないことを確認すると同時に、公式データのセキュリティが損なわれないことを保証しなければなりません。これは、バランスを取るのが難しい仕事です。

電子メールは、機密情報が流出する可能性のある主な通信手段です。しかし、雇用主が電子メールを制限することは現実的ではありません。また、一つ一つの電子メール通信を監視することにも問題があるかもしれない。法律の規定に従って情報を求める権利を持っている監督機関もある。そのような場合、雇用主は必要な情報を提供する義務があります。

雇用主は、保険証券を作成する際に、これらの条項に注意する必要があります。雇用主は、この特定の開示条項が保険契約文書に含まれていることに注意を払う必要があり、これを怠ると、侵害と解釈される可能性がある。

従業員への教育が最重要

モニタリング・ポリシーを策定し、それを遵守すべきことは言うまでもありません。しかし、その方針の意味について従業員を教育することは、最も重要なことである。モニタリングポリシーは、間違いなく有効であるべきだが、それは最後の切り札として使われるべきものである。この方針と組織の他の方針との間には、完璧な連携が必要です。実際、モニタリング・ポリシーの条項が雇用契約書の一部を構成していれば、なおよい。

ポリシーは、組織がうまく機能するために策定され、遵守されるものです。これらの方針が厳密に遵守されていることを確認するのは、従業員の義務です。同時に、それは従業員の権利が時間の任意の時点で侵害されていないことを確認するために雇用者の義務である。従業員も、ある種の礼儀正しさが維持されなければならないことを理解し、いかなる状況でも公式データのセキュリティを危険にさらすようなことはしないようにしなければなりません。組織全体が効果的に機能するためには、完璧なバランスを維持することが必要です。