As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
目標の設定
人事部長である私にとっては、自分でアセスメントシステムを開発するのが一番簡単だったでしょう。しかし、それでは、第一に、各部門の業務プロセスに関する重要な詳細を見逃す可能性があり、第二に、開発プロセスに同僚を含めなかった場合、新しい評価ツールに対する同僚の抵抗に直面する可能性がありました。そこでまず、他部署の同僚に集まってもらい、新しい業績評価システムを開発するためのワーキンググループを作ることを提案しました。
市場のどの位置にいたいか、どの程度の品質や顧客サービスを提供したいか、社内でどのような人間関係を築きたいかなど、全員で達成したい目標を話し合いました。この全体目標を、マネージャーや社員一人ひとりの小さな目標に分解していきました。ここでは、生産率、コスト、売上高、顧客満足度などの指標を使うことができます。例えば、当社の場合、営業部長の評価基準は、営業計画の実施状況、部内の回転率、チーム育成、顧客満足度でした。
評価尺度
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
真実の瞬間
社員の効果測定は、年に1回実施することにしました。初回はテストモードで行い、否定的な判断はしないことを警告しました。こうすることで、新しい出来事に対する不安を軽減し、また、選んだ基準が正しいかどうかを検証することができました。社員と仕事の成果を話し合う面談は、イベント全体の集大成です。今後数カ月の仕事のムードに影響するので、ポジティブであり続けることが大切です。
最初の評価テストの後、私たちの経営陣は、チーム全体にとって非常に有益な訓練であったということに同意しました。もちろん、変更しなければならない点もありましたが、基本原則を守ることを選択しました。そこで、評価によって双方の利益をさらに高めるために、いくつかの提言を行いました。
前向きな雰囲気前向きな姿勢は、よりオープンなコミュニケーションを可能にします。オープンなコミュニケーションは、ひいては社員と同じ目線に立つことを可能にし、社員の新たな成果への意欲をかきたてるのです。
聞いてくださいまず、従業員に自分の仕事をどのように評価しているかを聞いてみましょう。それを聞いて、自分の意見を述べる。
ほめる従業員がよく働いているときには、それに気づくことです。一部のマネージャーはこれを忘れ、良い仕事をするのが当然と思っています。同時に、従業員の成功に気づくことで、心理的に彼らの良い行動を強化することができます。従業員の努力が、マネージャーとして部門の目標達成、そして会社全体の目標達成にいかに役立っているかを伝えましょう。
すばらしい未来。今はまだ未熟な能力を身につければ、その先に何が待っているのか、社員の将来性を伝えましょう。未来に思いを馳せて、熱意を燃やしてください。
もし、すべての目標を達成できなかったらどうするか？
ムチではなく、開発。従業員の失敗について話し合うときは、その人の能力の開発について十分な時間をかけて話し合うこと。その社員がなぜ目標を達成できなかったのか、その原因を探ってください。それが、次回の達成につながる。必要な能力を開発するための具体的なステップを一緒に話し合う。
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
