ビジネス文書の5つの間違い

メールでのコミュニケーションは、私たちの仕事に欠かせないものとなっています。だからこそ、メールは正しく書くべきなのです。Business Insiderは、ビジネス文書における従業員のミスについて伝えています。

これほど明白なことはない。それでも、人々はこのような間違いを犯すのです。間違ったメールを送った相手に謝ることはいつでも可能ですが、相手はどうせ嫌な思いをすることになります。

ですから、メールを送る前に、宛先と受信者の名前を確認してください。「親愛なるデブラ・ケリー、...」という具合に。名前を声に出して読むと、集中力が高まり、間違えなくなります。

ジャーナリストの間でよく知られている「to bury the lead」という言葉は、手紙の奥深くに本題を隠すという意味です。見つけるのが難しいほど奥深くに。ビジネス文書でよく見られる間違いです。これを避けるには、自分に問いかけてみてください。「何を言いたいのか？そして、それにとても素早く答えてください。このような手紙、つまり明確で短く、要点を押さえた手紙は、同僚から期待されているのです。

"第4四半期が始まる前に、両社の協力関係について話し合いたいと思い、書きました。"

手紙の冒頭で要点を述べず、長々と華々しく核心に迫ってしまうと、相手は何のために手紙を書いたのかわからなくなります。文章はシンプルに書き、余計なわだかまりを残さないようにしましょう。

これは、ビジネス文書における典型的な失敗例です。ビジネススラングは、あなたやあなたの同僚には明確でも、パートナーや他部署の同僚を困惑させることがあります。

"18:30に200号室のCOに集合しましょう。そうだ、タスクも忘れずに！17時以降は "グリーンコード "がありますよ。"

その手紙は何について書かれたものですか？手紙の受取人のリストを見て、自分に問いかけてみてください：彼らは皆、COが何であるかを知っていますか？彼らは皆、「グリーンコード」を知っているか？そうでない場合、これらの用語を明確にする。

"中央オフィス "の200号室に18:30に集合しよう。そうだ、タスクを忘れるな！午後5時以降は "グリーンコード "があるんだ。知らない人もいるかもしれないが、「グリーンコード」とは、「会議では十分な準備をしなければならない」という意味である。

ほらね。文字がだいぶ良くなったでしょ。

日々の慌ただしさの中で、誰かの手紙をさっと読み、頭の中で返信し、実際に返信を投稿するのを忘れてしまうことが非常に多い。これは許されないことです。同僚からの手紙には必ず返信しなければなりません。あなたの返事は、ワークフロー全体に影響を与える可能性があります。

TwitterやFacebookの時代には、誰も2文以上のメッセージを読むことを好まないことを思い出してください。そのため、ビジネス文書の長い段落は目を通されるだけでじっくり読まれることはないのです。長い段落は改行し、読みやすいようにしましょう。