従業員管理に不可欠なソフトウェアガイド
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従業員の管理は複雑で時間がかかる。最適な候補者の採用と入社、生産性の追跡、すべての締め切りの遵守、従業員育成とモチベーション向上のための戦略立案などは、マネージャーや人事部門が乗り越えなければならない課題だ。幸いなことに、私たちは日々の苦労を大幅に軽減できる活況を呈するテクノロジーの時代に生きている。あらゆることに対応できるデジタル・ソリューションがあるのだ。この記事では、従業員管理ソフトウェアの種類とその利点を探り、各カテゴリーの信頼できるソリューションについて説明します。
従業員監視ソフトウェア
トラッキング・プログラムは、おそらく従業員管理のための最もよく知られたタイプのソフトウェアである。その機能には通常以下のようなものがある:
- スクリーンショット
- キー入力を記録
- 訪問したウェブサイトのトラッキング
- 検索クエリの記録
- ファイル操作の監視
- プリンタの動作をキャプチャする
- タイムトラッキングなど。
このデータは生産性スコアと統計にまとめられ、パフォーマンス評価を簡素化する。
プライバシーの問題は、コインの反対側にある。従業員監視ソフトウェアは、その仕様上、機密情報を含む膨大な量のデータを収集することができる。そのため、このようなソリューションを導入する前に、現地のプライバシー規制を熟知しておく必要があります。モニタリングの必要性と従業員のプライバシーの尊重のバランスが取れていれば、従業員追跡ソフトウェアはチームの生産性を高めるための頼もしいアシスタントになるでしょう。
CleverControl は、従業員管理のための強力なソフトウェアです。スクリーンショット、クリップボードの監視、検索クエリやウェブサイト訪問の記録、ソーシャルメディアやメッセンジャーでのアクティビティの追跡など、スムーズな生産性監視に必要なすべての機能を提供します。このプラットフォームは、従業員のアプリ、チャット、ウェブの使用状況を分析し、従業員が毎日どのくらいの時間を費やしているのか、また選択した期間中にこれらの傾向がどのように変化しているのかを分析します。CleverControlはまた、最も使用されているアプリやウェブサイトをハイライトします。これらの統計により、各従業員の1日の概要を素早く確認し、注意散漫を即座に発見することができます。
CleverControlは、遡及的な監視だけでなく、リアルタイムでの監視も可能にします。ライブビューイング機能により、どの従業員の画面で何が起こっているかを即座に確認することができます。
CleverControlには、勤怠管理を自動化するためのタイムトラッキング機能があります。このソフトウェアは、各従業員の職場への出勤、始業と終業、活動/非活動時間を記録します。時間ごとの詳細なアクティビティログや、最もアクティブな時間をハイライトした時間ごとのアクティビティ統計を見ることができます。この機能により、個々の勤務パターンを理解し、より良いタスクや会議の計画を立てることができます。
CleverControlの高度な機能には、画面録画、ウェブカメラ録画、通話録画が含まれます。画面録画を使用すると、選択した従業員の画面を1日中録画することができます。ウェブカメラ録画は、コンピュータのウェブカメラを簡単な監視システムに変えたり、クライアントと従業員のやり取りを監視するのに役立ちます。通話録音では、Zoom、WhatsApp、Discordなどの人気メッセンジャーの通話を録音できます。この機能は、カスタマーサポートエージェントの仕事を評価したり、重要な会議の情報をまとめたりするのに非常に便利です。
クレバーコントロールは最新の技術的進歩に対応しています。このプラットフォームは最近、AI機能を組み込んだ。AIは、アプリ、チャット、オンラインにおける従業員の活動を調査し、業界のベンチマークと比較し、個々の生産性スコアを計算し、発見された非効率性について簡単にコメントします。
CleverControlには柔軟な設定があります。ほとんどの機能を有効/無効にすることができるため、適用される個人情報保護法や規制に合わせて監視方法を調整することができます。また、このソフトウェアは可視モードでインストールすることができ、従業員が監視を開始・停止したり、個人のアクティビティダッシュボードにアクセスしたりすることができます。
プロジェクト管理ソフトウェア
マネージャーは、プロジェクトの期限、割り当て、経費などをすべて記憶し、管理したいと思うだろうが、スーパーコンピューターのような頭脳を自慢できる人はほとんどいない。プロジェクト管理は、このようなマネージャーの負担を軽減するために設計された従業員管理のためのソフトウェアの一種です。プロジェクトを計画し、組織化し、効果的に管理するための一元化されたプラットフォームである。通常の機能は以下の通り:
- タスクの作成、割り当て、優先順位付け
- 締め切りの設定
- タスクの進捗管理
- プラットフォーム内でのコメント、メッセージング、チャット
- ファイル共有
- ロードマッピングとマイルストーン追跡
- タイムトラッキング
- 予算管理、経費管理など。
このような従業員管理用ソフトウェアにより、管理者はプロジェクト全体を把握し、タスクやサブタスクに簡単に分解して従業員に割り当てることができる。進捗状況をリアルタイムで把握し、潜在的な問題を発見し、必要なリソースを再配分することができる。このようなタスクの可視性の向上は、チームの効率を高め、意思決定と予算管理を改善します。明確なタスク割り当てと進捗管理は、チームメンバーの仕事に対する責任感を高めます。
Asanaは、最も人気のあるクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアの1つです。そのフレンドリーなインターフェースと幅広い機能は、世界中の何千もの企業に支持されている。大きなプロジェクトを管理しやすい小さなタスクやサブタスクに分割し、依存関係を定義し、優先順位や期限を設定することができます。プロジェクトのビューは、あなたの好みに応じてカスタマイズすることができます。リスト、カレンダー、タイムライン、ガントチャート、カンバンボードとして課題を整理できます。カスタムフィールドをタスクに追加することで、並べ替え、フィルタリング、レポート作成が簡単になります。
Asanaは各タスクに費やした時間を追跡できるので、経費や必要な時間をより正確に評価できる。
このプラットフォームには、チームメッセージ、メンション、ファイル共有などの優れたコミュニケーション機能がある。スマート受信トレイでは、通知をカスタマイズして最も重要なアップデートをフィルタリングしたり、通知を一時停止して集中力を高めたり、受信トレイからの通知をフォロースルーしたりできる。
強力な自動化機能により、繰り返しのタスクを自動化できます。例えば、ルールやトリガー通知に基づいてタスクを割り当てることができます。
Asanaは、Google Drive、Slack、Microsoft Teamsなど、他の多くのツールと統合されている。
このプラットフォームは、その使いやすさ、強力な機能セット、拡張性により、あらゆる規模、さまざまな業種のビジネスに適している。
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人事管理システム
人事管理ソフトウェア(HRMS)は、従業員のライフサイクルを通じて人事業務を合理化・自動化するために設計された包括的なプラットフォームです。主な機能は以下の通りです:
- 従業員情報の保管(連絡先、職歴、業績記録など)
- 応募者追跡システム(ATS)(求人広告と候補者の応募管理)
- オンボーディング・ワークフローとチェックリスト
- 身元調査と薬物検査
- 給与処理と税金計算
- 福利厚生管理(健康保険、退職金制度など)
- 勤怠管理
- パフォーマンス管理
- 従業員開発の取り組みなど。
このような従業員管理用ソフトウェアは、反復作業を自動化し、人事スペシャリストの管理負担を軽減し、データ入力や給与計算処理のミスを最小限に抑えます。そのおかげで、人事チームは従業員エンゲージメントを高める戦略的イニシアティブに集中できる。
HRMSを使用することで、組織は正確な記録を維持し、労働法の遵守を保証することができます。また、HRMSは、情報に基づいた人事の意思決定を可能にする貴重なデータと洞察を提供します。
HRMSは従業員向けにも機能を提供している。セルフサービス機能により、従業員は自分の情報を管理し、人事サービスに簡単にアクセスすることができます。
Workday は、従業員管理のための先進的なクラウドベースのソフトウェアです。給与計算、福利厚生、人材管理、従業員データ管理など、すべての人事機能を単一のシステムに統合している。
このプラットフォームは、カスタマイズ可能なダッシュボードとレポートを提供します。そこでは、離職率、業績傾向、労働人口統計に関する洞察を得ることができます。すべての変更は即座に反映されるため、常に最新の情報にアクセスし、戦略的な意思決定を行うことができます。
Workday は、求人情報の掲載から候補者の追跡、オンボーディング、パフォーマンス管理、福利厚生に至るまで、従業員のライフサイクル全体をサポートします。また、高いポテンシャルを持つ従業員を特定できるため、後継者育成計画も容易になります。また、将来的にリーダーシップを発揮できるような人材を育成することもできます。
給与、税金、福利厚生、控除などの給与計算プロセスを自動化する実用的な機能もあります。自動化により、エラーや管理負荷が軽減され、タイムリーで正確な支払いが保証されます。
Workday は従業員にもメリットをもたらします。その堅牢なセルフサービス機能により、従業員は個人情報の管理、給与明細へのアクセス、休暇の申請、福利厚生の加入などを行うことができます。
全体として、Workday は人事管理を大幅に改善する効果的なソリューションである。多様な業種の組織特有のニーズに適応し、中小企業から大企業までサポートすることができる。
従業員体験プラットフォーム
その名が示すように、従業員体験プラットフォーム(EX)は、入社から退社までの従業員体験全体を向上させる役割を果たす。この種のソフトウェアは、従来の人事機能に追加される。その主な目的は、従業員の福利厚生とモチベーションを向上させ、生産性を高め、フレンドリーで魅力的な職場環境を作ることである。
EXは通常、以下の機能を提供する:
- employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
- 表彰ツール(ポイント制、ピアツーピア表彰など)
- 社内ソーシャルネットワークまたはフォーラム
- チャットとファイル共有
- 会社のニュースと発表の中心的なハブ
- 従業員のエンゲージメント、感情、業績動向に関するデータと分析
- トレーニング教材やコースへのアクセス
- ウェルビーイング・プログラムなど。
従業員体験プラットフォームのおかげで、従業員はつながりを深め、評価されていると感じる。調査によると、定期的な表彰を受けた従業員は、組織への忠誠度が3倍、エンゲージメントが43%高くなるという。したがって、EXへの投資は、離職率の低下と生産性の向上への投資を意味する。
EXは、全社的なアナウンスメントから福利厚生プログラムまで、必要なすべてのリソースに一箇所でアクセスできます。これにより、従業員は情報を探す時間を減らし、利用可能な機会について常に情報を得ることができます。
最後に、従業員体験プログラムは職場における燃え尽き症候群やストレスの軽減に役立ち、やはり生産性とエンゲージメントを向上させる。
Culture Ampは、従業員体験に関する主要なプラットフォームの1つです。従業員の経験の様々な側面に関するフィードバックを収集するための複数の調査テンプレートやツールを提供している。例えば、エンゲージメント調査、ダイバーシティ&インクルージョン評価、360度フィードバックなどを実施できる。フィードバック結果は、年間を通じて一元化されたハブに収集・整理することができます。このデータハブにより、パフォーマンスレビューの準備がより簡単になります。
カルチャーアンプは心理学とデータサイエンスの最新の知見に基づいています。フィードバックを収集するだけでなく、それを実行可能な改善プランに変換するのに役立ちます。
Culture Ampでは、役割の説明や各役割に必要なコンピテンシーを作成し、共有することができます。この情報は個人の責任を明確にするだけでなく、従業員が現在のスキルを評価し、ギャップの可能性を特定することもできます。また、このプラットフォームは、パフォーマンスとエンゲージメントを向上させるための個人別育成プランの作成にも利用できます。
カルチャーアンプは、バーチャルイベントやSlackグループによるサポートコミュニティを提供しています。HRプロフェッショナルのための継続的な教育とネットワーキングの機会を提供しています。
まとめると、カルチャーアンプは従業員の経験を科学的な洞察と組み合わせて効果的に評価するため、魅力的で魅力的なワークスペースを作りたいあらゆる組織にとって価値あるツールとなる。
まとめ
テクノロジーの発達した現代では、あらゆるルーティン・タスクに対応するアプリがあるのは幸運なことだ。従業員管理のためのこれら4種類のソフトウェアは、管理負担を軽減し、業績評価や従業員エンゲージメント調査のような複雑で時間のかかるタスクを最適化し、効果的なプロジェクト管理を可能にする。