Lavorare meno ma in modo più efficiente: è possibile?

Da tempo si parla (e qualcuno sta già attuando) di una settimana lavorativa di quattro giorni. Gli oppositori parlano di enormi perdite per le aziende e le economie in generale.

I sostenitori di questa idea affermano che i dipendenti sono disposti a lavorare più a lungo e in modo più efficiente nei restanti quattro giorni lavorativi per avere un giorno libero in più alla settimana.

In qualità di responsabile di un'azienda che sviluppa sistemi di controllo del tempo, sono certo che possa aumentare l'efficienza del lavoro. Tuttavia, non tanto da liberare un'intera giornata lavorativa.

Il luogo di lavoro è un ambiente dinamico in cui le condizioni e le sfide cambiano continuamente. La necessità per i dipendenti di essere flessibili, pieni di risorse e adattabili non è mai stata così grande.

Eppure, molte organizzazioni continuano a rafforzare un modo di lavorare che non solo è obsoleto, ma anche inutile. Lavorare di più e lavorare di più sono i punti fermi di una carriera di successo. È un aspetto che molte persone continuano a sottolineare con i loro colleghi. Siamo stati condizionati a credere che le persone più produttive che lavorano a lungo abbiano trascurato altri fattori di produttività. Lavorare sodo produce risultati, ma lavorare in modo intelligente ha un valore duraturo.

Questo è particolarmente vero nel lavoro, dove rimanere competitivi è fondamentale per il successo. Poiché nessuno può lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ecco tre semplici strategie per aumentare la produttività sul lavoro e bilanciare la propria vita al di fuori di esso.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

Chi si occupa di produttività cerca di massimizzare la produzione con le risorse a disposizione. Ad esempio, se dispongono di un budget enorme, cercheranno di creare il maggior numero di lavori possibile. Anche se dispone di un budget limitato, cercherà di portare a termine il maggior numero di lavori possibile.

Lavorare meno è diventato più critico che mai nell'economia della conoscenza di oggi. Tuttavia, un numero crescente di adulti che lavorano sente la pressione di lavorare più a lungo e più duramente che mai. In media, il lavoratore americano tipico lavora 40 ore alla settimana, ma quasi un terzo degli adulti lavora 45 ore o più alla settimana.

L'adulto medio che lavora trascorre circa 47 ore alla settimana tra lavoro e pendolarismo. Questo lascia poco tempo per il resto. Lavorare meno non significa solo avere una vita equilibrata, ma anche essere più produttivi e riuscire a fare più cose con meno tempo dedicato ad attività che non sono direttamente collegate ai nostri obiettivi professionali.

Lavorare in modo efficiente significa individuare le aree in cui si può essere più produttivi. Lavorare in modo intelligente significa ottimizzare il tempo e gli sforzi per ottenere di più nello stesso tempo. Ecco alcuni consigli su come lavorare meno ma in modo più efficiente ed efficace:

I progetti di lavoro devono essere classificati in base alla quantità di lavoro da svolgere e alle date di scadenza previste. Lasciate tempo a sufficienza per ogni progetto, ma impostate un timer per voi stessi come sfida per completare il lavoro più velocemente.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

Conoscere la propria missione sul lavoro è uno degli elementi più importanti per diventare totalmente efficaci. Dopotutto, come si possono stabilire delle priorità adeguate se non si sa qual è l'obiettivo del proprio lavoro? (Se non si stabiliscono delle priorità, si rimarrà perennemente sepolti in un mucchio di lavoro, incapaci di distinguere ciò che è importante da ciò che non lo è).

Eseguite un'analisi del lavoro per determinare il vero obiettivo del vostro impiego e gli obiettivi che dovete raggiungere per avanzare. Questo vi aiuterà a identificare gli obiettivi più critici, in modo da iniziare a stabilire in modo efficiente le priorità di lavoro.

Quando lavorate ai compiti, cercate di ridurre al minimo le distrazioni. Riducete il volume del telefono e tenetelo lontano dagli occhi. Spegnete qualsiasi altro rumore, come programmi televisivi o musica, che interferisca con la vostra capacità di concentrarvi sul lavoro. Stabilite delle aspettative con i vostri colleghi

Un grande progetto può sembrare troppo impegnativo da gestire. Anche se sapete che è fondamentale, continuate a spostarlo in fondo alla pila. Invece di evitarlo, provate a dividere il grande compito in piccole faccende. Sceglietene una manciata da portare a termine durante la settimana e programmatela. La consapevolezza di fare progressi verso un obiettivo importante vi motiverà a portare a termine gli altri compiti.

Non evitate di interagire con i vostri colleghi, ma limitatevi ai periodi di pausa per evitare di rimbalzare da un lavoro all'altro.

Quando si tratta di lavorare con successo, la quantità di impegno che si mette in un progetto non implica automaticamente un risultato di alta qualità. Se si impiega troppo tempo a completare le faccende perché si è stanchi, distratti o non organizzati, è un chiaro segno che si sta lavorando troppo.

Per essere un lavoratore efficace e produttivo è necessario dare priorità ai propri compiti e dedicare il tempo necessario per portarli a termine in modo adeguato. Le buone abitudini di lavoro porteranno a risultati positivi e costanti. Il passo più importante per lavorare in modo più efficiente è creare una strategia quotidiana.

Lavorare con gli altri è uno dei modi migliori per ottenere di più in meno tempo. Gli studi dimostrano che le persone lavorano in modo più efficiente quando lavorano in gruppo. Quando si lavora in gruppo, si possono condividere idee, pensieri e prospettive, il che è un ottimo modo per trovare nuovi modi di pensare a un problema.

Potete anche offrirvi di aiutare i vostri colleghi a svolgere i loro compiti quando siete in anticipo sui tempi. Quando aiutate i vostri colleghi, non solo contribuite a creare un ambiente di lavoro più sano, ma lavorate anche meno. Infatti, aiutando gli altri, libererete il vostro tempo e potrete concentrarvi sul vostro lavoro.

Lavorare per lunghi periodi senza fare pause vi renderà meno produttivi, meno concentrati e più inclini a commettere errori. Sarebbe utile fare una pausa dal lavoro ogni poche ore.

Tuttavia, non basta una pausa qualsiasi. Sarebbe utile trovare un modo per riposare e rilassarsi pur rimanendo concentrati sul lavoro. Un modo per farlo è impostare un timer per 20 minuti e fare qualcosa di completamente estraneo al lavoro.

Ad esempio, si può ascoltare musica, fare una passeggiata all'aperto o sedersi e respirare. Questo vi aiuterà a rilassarvi e a dare al vostro cervello il tempo di elaborare le informazioni e sviluppare nuove idee e strategie che vi aiuteranno a lavorare in modo più efficiente.

La cosa più importante che potete fare per aumentare la vostra produttività sul lavoro è sviluppare le capacità di gestione del tempo. Senza di essa, le vostre giornate sembrerebbero uno sprint frenetico, con ogni progetto, e-mail e telefonata che si contendono la vostra attenzione.

Iniziate a dare un'occhiata al vostro programma giornaliero. Sapete come impiegate il vostro tempo quotidianamente? Se non lo sapete, la risposta potrebbe sorprendervi.

Una volta che si sa quanto tempo si dedica a ciascun compito, si deve imparare a stabilire le priorità. Potrete concentrarvi sul lavoro che aggiunge più valore se sapete quali sono i lavori critici e quali possono essere riprogrammati o delegati.

La definizione degli obiettivi è un altro aspetto fondamentale per lavorare in modo produttivo. Dopo aver condotto un'analisi del lavoro, dovreste avere una buona idea di cosa comporta il vostro ruolo. Sulla base di queste conoscenze, fissate degli obiettivi a breve e a lungo termine. Il vantaggio di questa operazione è che gli obiettivi servono come una mappa stradale: dopo tutto, non si arriva da nessuna parte se non si sa dove si sta andando!

Lavorare in modo efficace e produttivo richiede anche una buona organizzazione. Se non si è organizzati, si può perdere molto tempo a cercare cose fuori posto. Imparate quindi ad archiviare correttamente e a creare un'agenda efficace.

Considerate la frequenza con cui conversiamo ogni giorno. Telefoniamo, partecipiamo a riunioni, componiamo e-mail, facciamo presentazioni e interagiamo con i clienti, tra le altre cose. Sembra che passiamo l'intera giornata a conversare con le persone che ci circondano. Ecco perché una grande capacità di comunicazione è fondamentale, soprattutto se si vuole operare in modo più efficiente.

Cominciate ad affinare le vostre capacità di ascolto attivo. Ciò indica che state facendo uno sforzo concertato per ascoltare e comprendere ciò che gli altri vi stanno dicendo.

Lavorare meno e in modo più efficiente può essere impegnativo, ma è possibile se si rimane concentrati e si seguono questi consigli. Lavorare meno non significa solo lavorare meno ore, ma anche lavorare in modo più efficiente per ottenere di più in meno tempo.

Essere più efficienti significa individuare le aree in cui si può essere più produttivi. Lavorare in modo intelligente significa ottimizzare il tempo e gli sforzi per ottenere di più nello stesso tempo.