Migliori pratiche per il tracciamento delle attività di navigazione senza compromettere la fiducia

Il tracciamento delle attività di navigazione sul posto di lavoro comprende solitamente la registrazione dei siti web visitati, delle query di ricerca, dell'attività sui social media e delle chat (a volte anche dei log di messaggistica). A volte, il datore di lavoro può anche tracciare i trasferimenti di file e le sequenze di tasti (ad esempio, messaggi o query di ricerca).

Le organizzazioni possono utilizzare uno dei diversi metodi di monitoraggio delle attività su Internet:

1. Monitoraggio della rete attraverso la configurazione del router: impostazione del router per registrare il traffico Internet;
2. I server proxy e i firewall possono registrare il traffico Internet per l'analisi amministrativa. Possono anche bloccare l'accesso a siti web inappropriati;
3. Il software di monitoraggio dei dipendenti registra tutte le attività del computer dei dipendenti, compresa la cronologia di navigazione e l'attività sui social media, e dispone di funzionalità di blocco dei siti.

La legalità del monitoraggio delle attività su Internet dipende dalle leggi statali e locali in vigore nella vostra zona. Ad esempio, secondo la legge statunitense, il monitoraggio dei dipendenti è generalmente legale. L'Electronic Communication Privacy Act (ECPA) consente generalmente ai datori di lavoro di monitorare i dispositivi e le reti di proprietà dell'azienda se perseguono scopi commerciali legittimi. Alcuni Stati invitano le organizzazioni a notificare ai dipendenti le attività di monitoraggio; altri Stati lasciano la notifica a discrezione del datore di lavoro. Si consiglia inoltre ai datori di lavoro di adottare una politica chiara che delinei l'ambito e le pratiche di monitoraggio.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) disciplina il monitoraggio delle attività informatiche dei dipendenti nell'UE. In base ad esso, le organizzazioni devono limitare la raccolta dei dati allo stretto necessario per scopi aziendali legittimi, informare il personale sul monitoraggio e spesso acquisire il loro consenso.

Norme simili sulla protezione dei dati si applicano in Australia, India, Canada, Danimarca e altri Paesi.

In altre giurisdizioni le tutele della privacy sono più rigide. In Grecia, ad esempio, la sorveglianza elettronica è vietata a meno che il datore di lavoro non abbia un'autorizzazione legale o scopi commerciali legittimi. I Paesi Bassi richiedono che le organizzazioni abbiano interessi commerciali legittimi che superino i diritti alla privacy dei dipendenti per attuare il monitoraggio dei dipendenti. La Finlandia limita il monitoraggio di e-mail, chiamate e utilizzo del computer.

In questa sezione abbiamo fatto solo una breve panoramica sulla legalità del monitoraggio dei dipendenti nelle varie giurisdizioni. In generale, anche se il monitoraggio dei dipendenti è generalmente legale nella maggior parte dei Paesi, è sempre più importante bilanciare gli interessi del datore di lavoro con i diritti alla privacy dei dipendenti. Si consiglia di consultare il proprio consulente legale prima di implementare le pratiche di monitoraggio nella propria organizzazione.

Il monitoraggio delle attività di navigazione può essere vantaggioso sia per le organizzazioni che per i dipendenti: ecco come:

1. Il monitoraggio migliora la produttività. Combattere la tentazione di controllare i messaggi di chat in arrivo o un sito web di shopping può essere impegnativo, e non tutti riescono a resistere. Il monitoraggio delle attività di navigazione rivela i dipendenti che trascorrono un tempo eccessivo in attività non legate al lavoro, come la navigazione personale, i social media, le piattaforme video e altro. Grazie a queste informazioni, i manager possono adottare misure per migliorare la concentrazione e la produttività, ad esempio bloccando le distrazioni.
2. I dati raccolti rivelano le carenze di competenze. Se un dipendente cerca spesso su Google come utilizzare una determinata applicazione necessaria per il lavoro, potrebbe aver bisogno di una formazione aggiuntiva. L'analisi della cronologia di navigazione di un dipendente può darvi un indizio sulle competenze e le conoscenze che gli mancano. In seguito, potrete pianificare i programmi di formazione e sviluppo di conseguenza.
3. Il tracciamento aumenta la sicurezza dei dati. Una soluzione DLP efficace è in grado di rilevare e prevenire l'accesso, la condivisione o il download non autorizzato di dati aziendali sensibili da parte dei dipendenti.
4. Il monitoraggio contribuisce ad aumentare la sicurezza della rete aziendale. Un software specializzato può identificare i tentativi di accesso a siti web dannosi o di download di file infetti.

Nonostante tutti i vantaggi, il monitoraggio delle attività di navigazione dei dipendenti può ritorcersi contro se attuato in modo non etico. La preoccupazione principale è la privacy dei lavoratori. I dipendenti hanno diritto alla privacy e l'uso di metodi di monitoraggio troppo invasivi può portare a sfiducia, a un ambiente di lavoro ostile e persino a ripercussioni legali. I dipendenti possono sentirsi microgestiti e non fidati, il che può diminuire la loro soddisfazione lavorativa e spingerli a cercare condizioni migliori in altre aziende.

Il monitoraggio dell'attività su Internet è associato anche a sfide tecniche. L'implementazione e la manutenzione dei sistemi di monitoraggio possono essere complesse e costose. Inoltre, anche le soluzioni più affidabili sono soggette a errori. Possono segnalare attività legittime come sospette, portando a controlli non necessari sui dipendenti.

L'implementazione del monitoraggio dei dipendenti richiede un approccio attento per mitigare queste difficoltà e cogliere tutti i vantaggi.

Abbiamo raccolto le migliori pratiche per l'implementazione di un software di tracciamento.

Il mercato odierno offre numerosi strumenti di monitoraggio dei dipendenti per tracciare le attività di navigazione. CleverControl è una delle soluzioni più avanzate e affidabili del settore. Tiene traccia della cronologia di navigazione di ciascun dipendente, delle query di ricerca, del tempo trascorso su ciascun sito web e dell'attività sui social media. I dati raccolti vengono aggregati in chiare tabelle e grafici statistici, consentendo una rapida analisi della produttività individuale e delle tendenze dell'intero team. La piattaforma offre anche impostazioni flessibili di blocco dei siti, per limitare le distrazioni e aiutare i dipendenti a concentrarsi sul lavoro.

Difficilmente un manager si guadagnerà la fiducia del suo team monitorando segretamente la sua attività. L'onestà è sempre la politica migliore. Raccomandiamo di comunicare apertamente ai dipendenti le ragioni dell'implementazione delle misure di tracciamento, anche se la vostra giurisdizione non lo richiede. Siate trasparenti riguardo ai dati raccolti: siti web visitati, tempo trascorso su tali siti, screenshot, registri dei social media, ecc. Quando possibile, chiedete il consenso dei dipendenti per il monitoraggio, soprattutto per i metodi più intrusivi.

Se è accettabile per i vostri scopi di monitoraggio, eliminate le informazioni di identificazione personale dall'analisi delle attività per proteggere la privacy dei dipendenti. Cercate di concentrarvi sull'analisi delle tendenze piuttosto che sulle singole attività. Non tracciate la cronologia di navigazione di un dipendente specifico, ma cercate invece modelli come il tempo eccessivo trascorso sui social media o le visite a siti web rischiosi.

Definite obiettivi di monitoraggio chiari e la portata dei dati da raccogliere per raggiungerli. Ad esempio, se l'obiettivo è rivelare le distrazioni, sarà sufficiente catturare i siti web visitati e il tempo trascorso su di essi. In questo caso, la registrazione dei messaggi in entrata e in uscita sui social media è eccessiva.

Le attività di navigazione devono essere monitorate solo sui dispositivi di proprietà dell'azienda e durante l'orario di lavoro. Evitate di monitorare le attività dei dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro o sui dispositivi personali. L'unica eccezione può essere rappresentata dal caso in cui un dipendente utilizzi un dispositivo personale per lavoro. In questo caso, la soluzione di monitoraggio scelta deve essere dotata di funzionalità di clock-in e clock-out, in modo che il dipendente possa interrompere il monitoraggio al termine della giornata lavorativa.

L'organizzazione deve disporre di una politica completa sull'uso di Internet che definisca i comportamenti online accettabili e non accettabili. Inoltre, dovrebbe esistere una politica separata che delinei l'ambito del monitoraggio, le modalità di utilizzo dei dati raccolti, la durata della loro conservazione e i soggetti che possono accedervi. Entrambe le politiche devono essere facilmente accessibili ai dipendenti. Il team deve comprendere le politiche e le loro implicazioni e avere un canale per esprimere le proprie preoccupazioni.

Le pratiche di monitoraggio non devono essere fissate nella pietra. Esse devono essere riviste periodicamente per garantire che siano ancora necessarie ed efficaci.

Ascoltate attivamente i feedback dei dipendenti e modificate il tracciamento in base alle preoccupazioni sulla privacy. Inoltre, è necessario rimanere aggiornati sulle leggi in materia di privacy e lavoro e garantire la conformità alle modifiche.

Il monitoraggio delle attività di navigazione dei dipendenti può migliorare significativamente la produttività e l'attenzione degli stessi e rafforzare la sicurezza dell'azienda. Tuttavia, le pratiche di monitoraggio richiedono un approccio attento che consenta di evitarne i lati negativi. Dando priorità alla trasparenza, concentrandosi sui dati aggregati e rispettando la privacy dei dipendenti, è possibile implementare il monitoraggio delle attività di navigazione in modo da mantenere la fiducia e promuovere un ambiente di lavoro positivo.