Software di monitoraggio dei dipendenti in Pennsylvania: best practice per i settori regolamentati

Potresti gestire una banca a Pittsburgh o un ospedale a Harrisburg. O forse la tua compagnia assicurativa a Philadelphia gestisce ogni giorno migliaia di dati sensibili dei clienti. In tutti questi casi, i tuoi dipendenti hanno accesso a dati sensibili che, se gestiti in modo improprio, deliberatamente o accidentalmente, potrebbero avere gravi conseguenze legali, finanziarie e reputazionali.

In Pennsylvania, le organizzazioni nei settori bancario, finanziario, assicurativo e sanitario sono soggette a rigorosi requisiti di sicurezza e conformità. Il software di monitoraggio dei dipendenti è un componente fondamentale per soddisfare questi requisiti, gestire i rischi e migliorare la sicurezza.

Ma come può essere implementato correttamente in Pennsylvania? Approfondiamo questo argomento nell'articolo di oggi.

Conoscere le normative statali e locali sulla privacy è fondamentale per implementare il monitoraggio dei dipendenti in qualsiasi settore; negli ambiti regolamentati, tuttavia, è doppiamente importante. Un software di monitoraggio dei dipendenti aiuta a garantire che i dati dei clienti o dei pazienti siano protetti e gestiti correttamente. Nel processo, raccoglie grandi quantità di dati sulle attività dei dipendenti e potrebbe inavvertitamente acquisire anche dati sensibili di clienti o pazienti. Pertanto, quando si implementa un software di monitoraggio nei settori regolamentati in Pennsylvania, è necessario considerare quanto segue:

1. Quanto è efficace nel proteggere i dati sensibili dei clienti?

2. È conforme alle normative specifiche del settore?

3. Supporta i diritti dei dipendenti in merito ai dati raccolti su di loro?

Per rispondere a queste domande, è necessaria una conoscenza approfondita del panorama giuridico della Pennsylvania. Iniziamo con le normative specifiche del settore.

Nel settore sanitario, i datori di lavoro devono rispettare l'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Questa legge richiede la massima protezione delle Informazioni Sanitarie Protette (PHI), ovvero informazioni sanitarie identificabili individualmente, come anamnesi, risultati di esami, informazioni assicurative o qualsiasi dato relativo alla salute fisica o mentale di una persona, all'assistenza sanitaria fornita o al pagamento dell'assistenza sanitaria.

La legge della Pennsylvania proibisce inoltre la divulgazione di informazioni relative all'HIV e di cartelle cliniche di trattamenti per la salute mentale o per l'abuso di sostanze senza consenso scritto.

Se implementato correttamente, il software di monitoraggio dei dipendenti agisce come un guardiano vigile, aiutandoti a rilevare e prevenire potenziali violazioni di questi dati sensibili.

Le aziende che operano nel settore finanziario devono rispettare il GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Tale legge impone la tutela delle Informazioni Personali Non Pubbliche (NPI) dei consumatori. Le NPI sono tutte le informazioni che:

1. Il cliente fornisce informazioni per ottenere un prodotto o un servizio finanziario (nome, indirizzo, reddito, ecc.)

2. Risultati di qualsiasi transazione eseguita per un cliente (numeri di conto, pagamenti, cronologia, saldo, ecc.)

3. Una società finanziaria ottiene informazioni sul cliente per fornire un servizio o un prodotto (documenti giudiziari, resoconti dei consumatori, ecc.)

Il monitoraggio dei dipendenti è fondamentale per individuare tempestivamente le minacce alla sicurezza e porvi rimedio.

Nel settore assicurativo, il Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), in vigore dal dicembre 2023, richiede solide misure di salvaguardia per le informazioni non pubbliche, la risposta agli incidenti e la formazione dei dipendenti in materia di sicurezza informatica e monitoraggio.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Sebbene il Wiretap Act limiti la registrazione audio, in genere non vieta il monitoraggio video, a condizione che non venga registrato alcun audio. Il monitoraggio video è vietato nei bagni, negli spogliatoi e in altre aree in cui i dipendenti hanno una ragionevole aspettativa di privacy.

L'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) federale è simile al Wiretap Act. Vieta ai datori di lavoro di intercettare le comunicazioni elettroniche senza consenso, ma prevede eccezioni per il monitoraggio dei sistemi di proprietà del datore di lavoro, soprattutto per legittime ragioni aziendali.

Secondo la legge della Pennsylvania, i datori di lavoro non sono obbligati a informare i dipendenti in merito al monitoraggio, fatta eccezione per le comunicazioni relative al monitoraggio.

Questa è solo una breve panoramica delle normative della Pennsylvania. Consigliamo di consultare un esperto legale prima di implementare il monitoraggio dei dipendenti.

Ma perché è necessario monitorare i dipendenti di settori come la finanza, le assicurazioni e l'assistenza sanitaria?

Immaginate i dati che gestiscono quotidianamente. Numeri di previdenza sociale, saldi dei conti, anamnesi, identificativi personali e molti altri dati preziosi. Come abbiamo appreso nella sezione precedente, questi dati sono protetti dalla legge, che impone obblighi alle organizzazioni che li gestiscono. Un software di monitoraggio dei dipendenti può aiutare a:

1. Garantire la continua conformità alle normative e generare una traccia di controllo.

2. Rileva accessi non autorizzati a dati sensibili, trasferimenti di dati insoliti o altre attività sospette che potrebbero indicare una potenziale fuga di dati.

3. Affrontare le minacce interne ed esterne.

4. Garantire che i dati vengano elaborati secondo i protocolli stabiliti.

L'implementazione del monitoraggio dei dipendenti può essere un processo complesso e confuso, soprattutto nei settori regolamentati, dove gli errori possono essere costosi. Ecco sette best practice pensate per i leader aziendali della Pennsylvania.

Quali dati detiene la tua organizzazione? Chi vi ha accesso? Dove sono i punti deboli?

Prima di acquistare un software, valuta i rischi. Una banca che gestisce bonifici bancari ha esigenze diverse da una clinica che gestisce l'accettazione dei pazienti.

Non tutti i software di monitoraggio sono adatti ai settori regolamentati. Il software scelto deve dichiarare chiaramente di essere conforme all'HIPAA o ad altre normative applicabili nel tuo settore. Cerca funzionalità come:

1. Tracce di controllo crittografate (HIPAA richiede la conservazione per 6 anni)

2. Registrazione degli accessi basata sui ruoli

3. Integrazione con sistemi DLP e SIEM

4. Avvisi per comportamenti sospetti (ad esempio, accesso fuori orario, download in blocco)

Il monitoraggio a sorpresa può ritorcersi contro di voi. Siate invece trasparenti. Sviluppate una policy chiara e scritta che definisca in modo esplicito cosa verrà monitorato, perché è necessario e come i dati raccolti verranno utilizzati e protetti. Organizzate una breve riunione. Spiegate che il monitoraggio non serve a intercettare le persone, ma a proteggere i clienti e a rispettare gli obblighi di legge.

Sebbene in Pennsylvania generalmente non sia necessario il consenso per il monitoraggio visivo o informatico sul posto di lavoro, la trasparenza riduce la resistenza e favorisce la cooperazione.

Non è necessario registrare ogni battitura. Definisci obiettivi chiari per il tuo programma di monitoraggio. Prevenire l'esfiltrazione di dati? Garantire il rispetto di specifici protocolli di sicurezza? Limita le attività di monitoraggio a quanto strettamente necessario per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Concentratevi sui sistemi ad alto rischio: database dei pazienti, piattaforme finanziarie, strumenti di elaborazione dei sinistri. Applicate un monitoraggio basato sul ruolo e sulla sensibilità dei dati. Un receptionist non necessita della stessa supervisione di un perito sinistri.

I registri che raccogli sono sensibili. Potrebbero contenere informazioni personali dei tuoi dipendenti e dati dei clienti acquisiti inavvertitamente.

Tratta i dati raccolti dal tuo software di monitoraggio con lo stesso livello di sicurezza che applichi alle informazioni sensibili dei tuoi clienti. Se qualcuno hackerasse il tuo sistema di monitoraggio, potrebbe vedere tutto. Quindi proteggilo, crittografalo e limita l'accesso a un numero limitato di persone, e controlla chi visualizza i log.

I manager devono comprendere le funzioni del software, le policy di monitoraggio dell'azienda, le più ampie pratiche di sicurezza e l'importanza della conformità normativa. I dipendenti devono essere consapevoli delle proprie responsabilità. E i dirigenti devono essere un modello di comportamento etico, senza eccezioni.

Le normative cambiano. Il turnover del personale avviene. La tecnologia si evolve. Rivedi la tua politica di monitoraggio almeno una volta all'anno. Inoltre, buone pratiche consistono nell'eseguire audit simulati e testare il tuo piano di risposta agli incidenti.

In sintesi, il monitoraggio dei dipendenti in settori regolamentati è una questione di responsabilità.

Se la tua azienda opera nel settore sanitario, assicurativo o finanziario in Pennsylvania, gestisce alcune delle informazioni più sensibili in possesso delle persone. I tuoi clienti, pazienti e consumatori contano sulla tua protezione.

Se implementato con attenzione, il software di monitoraggio è uno scudo. Un modo per individuare gli errori prima che si trasformino in violazioni. Un modo per dimostrare la conformità al momento dell'audit.

L'obiettivo finale del monitoraggio non è quello di alimentare un clima di sospetto, ma piuttosto di coltivare un ambiente sicuro e conforme che protegga la tua organizzazione, i tuoi clienti e la tua reputazione.