Software di monitoraggio dei dipendenti della Carolina del Nord: approfondimenti per le piccole e medie imprese

Le piccole e medie imprese della Carolina del Nord devono affrontare la pressione della sicurezza digitale e del mantenimento della produttività, ora più che mai, dato che l'economia dello Stato si basa sempre più sulla tecnologia e sul lavoro a distanza. Come possono le aziende garantire che i loro dati riservati siano al sicuro e che i dipendenti facciano del loro meglio?

Questo articolo esamina le sfide specifiche incontrate dalle piccole e medie imprese (PMI) della Carolina del Nord, dalle peculiarità del mercato locale alle vulnerabilità di sicurezza interne fin troppo comuni. Verrà quindi illustrato come un software all'avanguardia per il monitoraggio dei dipendenti offra soluzioni pratiche, aiutandovi a prevenire le fughe di dati, a tracciare con precisione i tempi di lavoro e a costruire un futuro più sicuro e produttivo per la vostra azienda.

Il fondamento dell'economia della Carolina del Nord è costituito dalle piccole e medie imprese: il 99,6% di tutte le imprese dello Stato sono PMI che impiegano il 45,3% di tutti i dipendenti dello Stato, ovvero 1,7 milioni di persone. Tra i principali settori economici della Carolina del Nord vi sono:

1. Assistenza sanitaria: I grandi ospedali e le cliniche specializzate gestiscono molti dati sensibili dei pazienti, il che li rende un bersaglio costante per le fughe di dati.

2. Servizi professionali, scientifici e tecnici, tra cui studi legali, agenzie di consulenza e startup tecnologiche, gestiscono grandi quantità di informazioni riservate sui clienti e di proprietà intellettuale.

3. Produzione: Le aziende manifatturiere sono particolarmente vulnerabili allo spionaggio industriale e al furto di progetti o di proprietà intellettuale.

4. Servizi finanziari, tra cui bancari, di investimento e assicurativi, sono obiettivi primari per le frodi finanziarie e le violazioni dei dati.

Il continuo spostamento verso modelli di lavoro remoti e ibridi rende ancora più complessa la protezione dei dati riservati e il mantenimento della produttività. La Carolina del Nord si è classificata all'11° posto tra gli Stati e il Distretto di Columbia per quanto riguarda il lavoro da remoto nel 2023, con il 16,1% della forza lavoro che lavora principalmente da casa. Le grandi aree metropolitane come Raleigh-Cary (24,5% di lavoratori a distanza) e Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% di lavoratori a distanza) sono i fulcri di questa tendenza. Il lavoro a distanza offre indubbiamente flessibilità e risparmi sui costi, ma espande anche il perimetro digitale dell'azienda e la rende più vulnerabile alle violazioni della sicurezza.

I pericoli per la sicurezza possono assumere varie forme, ma si possono suddividere grossomodo in due categorie principali: quelli causati dai dipendenti e quelli esterni.

Le fughe di dati causate dai dipendenti possono essere intenzionali o accidentali e sono all'origine di ben l'88% di tutte le violazioni di dati. Le fughe di dati accidentali si verificano a causa della negligenza umana o della mancata osservanza dei protocolli di sicurezza. Ad esempio, i dipendenti possono inviare per errore dati importanti al destinatario sbagliato, lasciare i propri dispositivi di lavoro non protetti o cadere vittima di truffe di social engineering.

Il furto intenzionale di dati è un evento più raro, ma dalle conseguenze disastrose. Dipendenti scontenti, persone in cerca di guadagno personale o reclutati dalla concorrenza possono deliberatamente esfiltrare elenchi di clienti, segreti commerciali, dati finanziari o altri dati proprietari.

Infine, i dipendenti possono ottenere un accesso non autorizzato a dati o sistemi a cui non dovrebbero accedere. Questo può portare a un uso improprio dei dati o creare opportunità per ulteriori violazioni.

Oltre alle fughe di dati causate dai dipendenti, esistono anche minacce esterne. Ad esempio, gli attacchi di phishing rimangono il crimine più segnalato in North Carolina, e spesso prendono di mira i dipendenti per ottenere l'accesso alle credenziali o ai sistemi. Anche il ransomware è una minaccia significativa. Basta un clic sul link sbagliato o l'apertura di un allegato infetto e l'organizzazione si trova bloccata dai sistemi critici e paralizzata. Infine, ci sono le truffe per la compromissione delle e-mail aziendali. Si tratta di sofisticati schemi di social engineering in cui il truffatore spesso si spaccia per un dirigente, un partner aziendale o un fornitore di fiducia e induce un dipendente a effettuare pagamenti fraudolenti o a condividere informazioni sensibili.

Le minacce alla sicurezza sono solo una parte del problema per le PMI del North Carolina. Le aziende devono affrontare problemi di produttività che possono aumentare nell'ambiente di lavoro remoto. Si verificano registrazioni imprecise o addirittura furti di tempo quando i dipendenti esagerano le ore di lavoro o fanno cose personali durante il loro orario di lavoro retribuito. L'eccesso di attività non correlate al lavoro e l'installazione di software non autorizzato non solo compromettono la produttività, ma possono anche causare una violazione della sicurezza. Il dipendente potrebbe accidentalmente esporre l'azienda a siti web dannosi, infettare il dispositivo con malware o violare gli accordi di licenza.

Nel 2023, le aziende e i privati della Carolina del Nord hanno dichiarato di aver subito perdite finanziarie per 234 milioni di dollari a causa della criminalità informatica, collocando lo Stato al 13° posto nella classifica nazionale per perdite totali, con 12.282 denunce presentate. Questi numeri dimostrano che le aziende devono adottare misure proattive per proteggere i dati sensibili dalle minacce interne ed esterne.

La sicurezza informatica e la produttività sono problemi complessi che richiedono un approccio ponderato alla loro soluzione. Uno strumento che sicuramente aiuterà entrambi i problemi è il software di monitoraggio dei dipendenti, in particolare i suoi due tipi: Data Loss Prevention (DLP) e monitoraggio delle attività.

Software di prevenzione della perdita di dati (DLP)

Il software DLP è progettato per impedire che i dati sensibili escano dal controllo dell'organizzazione, sia accidentalmente che intenzionalmente. Per le PMI del North Carolina che gestiscono informazioni sui clienti, proprietà intellettuale o dati finanziari, il DLP è un livello di difesa essenziale.

Il software DLP può:

1. Tracciate le modalità di trasferimento dei file e bloccate le copie non autorizzate su unità USB, cloud storage, app di messaggistica o dischi rigidi esterni.
2. Esegue la scansione di e-mail in uscita, upload sul Web, documenti e altro alla ricerca di informazioni sensibili, come PII (Personally Identifiable Information), PHI (Protected Health Information) o dati PCI (Payment Card Industry). Se vengono rilevate queste informazioni, il software può inviare un avviso o bloccare il processo.
3. Impedire ai dipendenti di fare screenshot o registrare le schermate.
4. Stabilire una linea di base del normale comportamento dei dipendenti e identificare le deviazioni che potrebbero indicare un tentativo di furto di dati o una violazione delle politiche.
5. Estraete e analizzate il testo da immagini e screenshot, assicurando che i dati sensibili non vengano divulgati attraverso mezzi non testuali.

Uno dei principali vantaggi del DLP è l'opportunità di prevenire le fughe di dati prima che si verifichino e, quindi, di ridurre al minimo i danni finanziari e di reputazione. Inoltre, il DLP aiuta a soddisfare i requisiti normativi relativi alla protezione dei dati (ad esempio, HIPAA per il settore sanitario, Gramm-Leach-Bliley Act per i servizi finanziari).

Software di monitoraggio delle attività

Mentre il software DLP si concentra principalmente sul monitoraggio delle informazioni sensibili e dei dipendenti che vi accedono, il software di monitoraggio delle attività copre un ambito più ampio del comportamento dei dipendenti. Pertanto, può essere utilizzato non solo per la sicurezza, ma anche per monitorare la produttività e il tempo di lavoro.

Caratteristiche chiave per la sicurezza e la produttività:

1. Tracciamento dei siti web visitati e delle applicazioni utilizzate durante la giornata lavorativa.
2. Acquisizione dell'inizio e della fine della giornata lavorativa, identificazione dei tempi di inattività e di attività e delle ore di lavoro effettive.
3. Monitoraggio delle e-mail e delle comunicazioni sui dispositivi di proprietà dell'azienda.
4. Generare rapporti dettagliati sull'attività dei dipendenti, identificando le tendenze, i picchi di produttività e le aree di miglioramento.
5. Effettuare screenshot periodici o registrare lo schermo.
6. Riconoscimento del volto per controllare chi accede al dispositivo.
7. Le soluzioni avanzate per il monitoraggio dei dipendenti possono anche registrare video e suoni dalla webcam, catturare le chiamate, gestire le attività, vedere quanto tempo viene dedicato ad esse e molto altro ancora.

Il software di monitoraggio dei dipendenti è perfetto per migliorare la produttività. Aiuta a identificare le attività che fanno perdere tempo e a concentrarsi sui compiti da svolgere. Inoltre, garantisce una fatturazione e una busta paga accurate, basate sulle ore di lavoro effettive.

Il software di monitoraggio delle attività può integrare alcune funzionalità DLP. Anche se di solito non tiene traccia delle operazioni sui file, i suoi ampi registri delle attività dei dipendenti possono fornire le prove necessarie in caso di indagini interne.

Infine, il monitoraggio delle attività favorisce una cultura in cui i dipendenti sono consapevoli dei loro risultati lavorativi e responsabili del loro tempo.

Il feedback costruttivo è una strada a doppio senso. Dopo aver dato la vostra valutazione, date al dipendente la possibilità di spiegare la sua visione della situazione. Potete sollecitarlo ponendogli domande aperte, come "Cosa pensa dei suoi risultati?" o "Cosa pensa possa aver contribuito a questo calo di rendimento?". Queste domande incoraggiano il dipendente a riflettere sul proprio lavoro e a condividere i problemi che potrebbe incontrare. Spesso, i dipendenti avranno un contesto prezioso di cui potreste non essere a conoscenza, o addirittura suggeriranno loro stessi delle soluzioni. Ascoltate attivamente e prendete nota delle loro intuizioni.

Indipendentemente dal tipo di software di monitoraggio scelto da un'azienda, la sua implementazione richiede qualcosa di più della semplice installazione sui computer dell'ufficio. La comprensione del panorama legale, delle normative federali e statali sulla privacy e sul lavoro, è fondamentale prima di poter utilizzare qualsiasi tipo di monitoraggio.

La legge federale Electronic Communications Privacy Act (ECPA) consente generalmente ai datori di lavoro di monitorare le comunicazioni sui sistemi di proprietà dell'azienda per motivi aziendali legittimi. I singoli Stati possono aggiungere ulteriori requisiti, ma la Carolina del Nord non impone mandati unici eccessivamente severi. Tuttavia, ciò non significa che un'azienda non debba considerarli attentamente per garantire la conformità.

In primo luogo, il consenso esplicito dei dipendenti per il monitoraggio, sebbene non sia sempre esplicitamente richiesto, è comunque altamente consigliabile, soprattutto quando si tratta di monitorare le comunicazioni. In genere, ciò avviene attraverso una politica di monitoraggio dei dipendenti chiara e completa, firmata al momento dell'assunzione o quando vengono introdotte nuove misure di monitoraggio.

Il monitoraggio segreto può essere illegale per alcuni tipi di monitoraggio. La legge sul cyberstalking della Carolina del Nord, ad esempio, vieta il monitoraggio GPS senza consenso, anche se esistono eccezioni per i veicoli della flotta. Anche se un certo tipo di monitoraggio non è esplicitamente illegale da usare in segreto, la mancanza di trasparenza può danneggiare gravemente il morale dei dipendenti e portare a sfiducia o a controversie legali basate sulla "ragionevole aspettativa di privacy".

I datori di lavoro della Carolina del Nord non devono mai monitorare i dipendenti in aree private come bagni, spogliatoi o sale per la pausa, in quanto ciò è quasi universalmente vietato e considerato una grave violazione della privacy. Allo stesso modo, monitorare i dispositivi personali di un dipendente (ad esempio, il telefono privato o il computer portatile utilizzato per compiti occasionali di lavoro) o tracciare la sua posizione al di fuori dell'orario di lavoro senza un consenso esplicito e specifico è probabile che violi le aspettative di privacy e possa portare a ripercussioni legali. Tuttavia, il dipendente non ha alcuna ragionevole aspettativa di privacy quando utilizza dispositivi, reti o account di posta elettronica di proprietà dell'azienda per scopi legati al lavoro.

Oltre ai requisiti legali, le aziende dovrebbero considerare l'aspetto etico dell'implementazione del monitoraggio dei dipendenti. Si tratta di un argomento molto vasto, che abbiamo approfondito in questo articolo.

La natura unica dell'economia della Carolina del Nord, la crescente tendenza al lavoro remoto e ibrido e, di conseguenza, l'aumento dei rischi per la sicurezza e la richiesta di produttività richiedono un approccio proattivo. Questo approccio è il software di monitoraggio dei dipendenti.

Se implementato in modo ponderato, il monitoraggio dei dipendenti diventa più di un semplice strumento di sorveglianza. Si trasforma in una risorsa strategica, che consente alle aziende del North Carolina di costruire un futuro più sicuro, produttivo e, in definitiva, di successo.