Guida per i datori di lavoro di New York all'implementazione del software di monitoraggio dei dipendenti

Studiare i requisiti legali dovrebbe essere il primo passo per ogni datore di lavoro di New York che voglia implementare o stia attualmente utilizzando software di monitoraggio dei dipendenti Le leggi federali e statali mirano a proteggere i diritti dei dipendenti (compreso il diritto alla privacy). Esse possono imporre limitazioni significative alle pratiche di monitoraggio che le aziende possono utilizzare.

Leggi federali

A livello federale, l'atto legislativo più importante è l'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) del 1986. In base a tale legge, è vietata l'intercettazione intenzionale di comunicazioni telefoniche, orali ed elettroniche. Tuttavia, esistono due eccezioni per i datori di lavoro:

• Possono monitorare le comunicazioni se hanno un interesse commerciale legittimo (l'eccezione dello scopo commerciale).

• I datori di lavoro sono autorizzati a tracciare i dati se almeno una parte della comunicazione ha dato il proprio consenso (eccezione del consenso). Idealmente, questo consenso dovrebbe essere esplicito. Sebbene i tribunali spesso interpretino l'uso da parte di un dipendente dei dispositivi forniti dall'azienda dopo l'avviso di monitoraggio come un consenso implicito, l'autorizzazione esplicita è sempre un approccio più sicuro.

I datori di lavoro possono tracciare solo i dispositivi e i sistemi di proprietà dell'azienda. Se vogliono tracciare comunicazioni o dispositivi personali, possono farlo solo con un consenso esplicito o in caso di rare eccezioni.

Lo Stored Communications Act (SCA) è una parte dell'ECPA che regola l'accesso del datore di lavoro alle comunicazioni elettroniche memorizzate. Esempi di tali comunicazioni sono le e-mail o le registrazioni delle chiamate di lavoro salvate sui server aziendali. In generale, i datori di lavoro possono accedere alle comunicazioni memorizzate sui loro sistemi. Tuttavia, l'accesso agli account personali di un dipendente (come la posta elettronica privata di Gmail) richiede il consenso del dipendente o una base legale come un mandato.

Leggi dello Stato di New York

New York ha diversi regolamenti degni di nota che integrano la legge federale. La prima è la legge sul monitoraggio elettronico (sezione 52-c della legge sui diritti civili), entrata in vigore il 7 maggio 2022. Si applica a tutti i datori di lavoro privati della zona, indipendentemente dalle loro dimensioni, che monitorano le comunicazioni elettroniche dei dipendenti.

Secondo la legge sul monitoraggio elettronico, le organizzazioni devono fornire una comunicazione scritta ai dipendenti al momento dell'assunzione e successivamente ogni anno, informandoli che le loro comunicazioni possono essere monitorate. I dipendenti devono dichiarare di aver ricevuto l'avviso per iscritto o per via elettronica. Inoltre, i datori di lavoro devono affiggere questi avvisi in luoghi ben visibili a tutti i dipendenti (manifesti fisici o avvisi elettronici sulle schermate di accesso o sulle reti interne).

Il prossimo regolamento cruciale è la legge sulla privacy dei dipendenti di New York, in vigore dal 12 marzo 2024. In base a tale legge, i datori di lavoro non devono richiedere o imporre ai dipendenti o ai candidati all'assunzione di rivelare nomi utente, password o altre informazioni di autenticazione per gli account personali (come quelli dei social media). Inoltre, i datori di lavoro non devono chiedere ai dipendenti di accedere ai loro account in presenza del datore di lavoro.

Oltre a queste normative già esistenti, le proposte di legge possono modificare ulteriormente le pratiche di monitoraggio. Nel 2023, il Senato dello Stato di New York ha proposto il disegno di legge 7623 che limiterebbe i datori di lavoro nell'utilizzo di strumenti decisionali completamente automatizzati. I datori di lavoro non potrebbero utilizzare questi strumenti per selezionare i candidati o prendere altre decisioni che influiscono su orari di lavoro, compensi, azioni disciplinari, valutazioni delle prestazioni e altre condizioni di impiego. Alla luce del rapido sviluppo dell'IA e dei suoi risultati potenzialmente distorti, tali norme sono ragionevoli. Inoltre, il disegno di legge 7623 del Senato propone ulteriori restrizioni sul monitoraggio del posto di lavoro, come l'utilizzo di metodi meno intrusivi, la riduzione al minimo della raccolta dei dati, la proporzionalità e la comunicazione dettagliata di quali dati vengono raccolti, come, quando e per quale scopo.

L'implementazione efficace di un software di monitoraggio dei dipendenti va oltre la semplice conformità alle normative sulla privacy. I datori di lavoro devono pensare anche all'aspetto etico della questione e ai potenziali effetti del monitoraggio sul morale e sulla motivazione dei dipendenti. Se combiniamo i requisiti legali e le considerazioni etiche, possiamo elencare le seguenti best practice per l'implementazione del software di monitoraggio:

• Siate trasparenti: siate sinceri con i vostri dipendenti sull'esistenza, la natura e lo scopo del monitoraggio. Acquisite il consenso dei dipendenti per il monitoraggio, soprattutto se tracciate le loro comunicazioni.
• Limitare il monitoraggio a scopi aziendali legittimi: monitorare solo le attività direttamente connesse agli obiettivi aziendali dichiarati, come la valutazione delle prestazioni o la protezione dei segreti commerciali. Evitate di monitorare le comunicazioni personali dei dipendenti o le aree in cui i dipendenti hanno una ragionevole aspettativa di privacy.
• Ridurre al minimo la raccolta dei dati: raccogliere solo i dati necessari per raggiungere l'obiettivo del monitoraggio. Meno dati sensibili si raccolgono, minore è il rischio di un uso improprio o di una violazione dei dati. Eliminate i dati che non servono più allo scopo.
• Non monitorate mai gli account privati dei dipendenti sui social media né chiedete loro di fornire i nomi utente o le password dei loro account privati.
• Rivolgetevi a un consulente legale esperto: il settore legale può essere complicato e mutevole. Questo articolo è una panoramica generale e potrebbe non rivelare tutte le complessità delle normative di New York e le circostanze uniche della vostra azienda. In caso di dubbio, consultate un avvocato specializzato in diritto del lavoro di New York per assicurarvi che i vostri piani di monitoraggio, le politiche e i metodi di attuazione siano pienamente conformi.
• Sviluppare una politica completa di monitoraggio dei dipendenti: questa politica deve riguardare l'ambito dei dati raccolti, i termini di conservazione e utilizzo e le pratiche di monitoraggio. La politica deve essere prontamente disponibile a tutti i dipendenti.
• Rivedere e aggiornare regolarmente la politica: La tecnologia cambia rapidamente, così come le leggi e le best practice. Rivedete periodicamente la vostra politica e le vostre pratiche di monitoraggio per assicurarvi che rimangano conformi alle leggi federali e dello Stato di New York in vigore e che continuino a servire allo scopo prefissato in modo efficace ed etico.
• Garantire coerenza e non discriminazione.

Una politica di monitoraggio dei dipendenti chiara, completa e ben formulata è una parte necessaria del monitoraggio dei dipendenti. Essa rende chiare le pratiche di monitoraggio per il personale e il datore di lavoro e riduce al minimo le potenziali insidie legali ed etiche. Dovrebbe includere i seguenti componenti chiave:

• Una chiara dichiarazione dello scopo del monitoraggio
• Ambito di monitoraggio: quali attività e comunicazioni vengono monitorate
• Metodi utilizzati per il monitoraggio (videosorveglianza, registri di rete, software di monitoraggio, ecc.)
• Descrizione di come vengono utilizzati i dati raccolti, di quanto tempo vengono conservati e di chi vi ha accesso
• Una chiara dichiarazione che i dipendenti non devono aspettarsi la privacy quando utilizzano dispositivi, reti e sistemi di proprietà dell'azienda, indipendentemente dal fatto che l'uso sia legato al lavoro o personale.
• Conformità alla legge
• Conseguenze della violazione della politica
• Una sezione in cui i dipendenti firmano o confermano elettronicamente di aver ricevuto, letto e compreso la politica.

Una volta completata la prima bozza del regolamento, chiedete a un consulente legale esperto di diritto del lavoro di New York di esaminarlo. In questo modo sarete sicuri che sia conforme alle normative statali e federali vigenti.

Una volta completata la politica, distribuirla ai dipendenti. Raccogliere le dichiarazioni di accettazione scritte o elettroniche di tutti i dipendenti, in particolare dei nuovi assunti, durante la fase di inserimento. Conservate le registrazioni di tali riconoscimenti.

La politica deve essere sempre disponibile a tutti i dipendenti. Ad esempio, può essere inserita nel manuale del dipendente, nell'intranet aziendale o nell'area comune.

Non dimenticate di rivedere e aggiornare regolarmente la politica in base all'evoluzione della tecnologia e del panorama legale.

L'implementazione del monitoraggio dei dipendenti a New York richiede un'attenta considerazione delle normative federali e statali più severe e la creazione di una politica di monitoraggio completa. Dare priorità agli scopi aziendali legittimi, ridurre al minimo i dati e rivolgersi a un consulente legale sono passi essenziali per creare un programma di monitoraggio conforme ed etico, a vantaggio del datore di lavoro e dei dipendenti. Un'implementazione responsabile è la chiave per sfruttare efficacemente la tecnologia di monitoraggio, rispettando gli obblighi legali e promuovendo un ambiente di lavoro di fiducia.