Software di monitoraggio dei dipendenti del New Jersey: sicurezza dei dati e conformità

Negli Stati Uniti, il numero di aziende che monitorano i propri dipendenti è aumentato significativamente a causa dell'aumento del lavoro da remoto e ibrido. Le aziende del New Jersey seguono la tendenza nazionale: utilizzano strumenti di monitoraggio per migliorare l'efficienza lavorativa e proteggersi da fughe di dati e attacchi informatici. Ma come possono le aziende del New Jersey conciliare l'esigenza di monitoraggio con le esigenze di sicurezza dei dati e privacy dei dipendenti?

Questo articolo esamina questi due aspetti cruciali, offrendo spunti di riflessione per le aziende del New Jersey che desiderano implementare o perfezionare le proprie strategie di monitoraggio dei dipendenti. Esploreremo come una solida sicurezza informatica e la protezione dei dati personali debbano costituire il fondamento di qualsiasi programma di monitoraggio e perché un approccio olistico, che integri il monitoraggio con il controllo degli accessi, non sia solo una buona idea, ma una necessità per una sicurezza e una conformità complete.

In sostanza, il monitoraggio è molto più che un semplice monitoraggio della produttività. Questo termine comprende anche la protezione delle risorse aziendali e la riduzione del rischio di violazioni e perdite di dati.

Il monitoraggio dei dipendenti è una componente essenziale di qualsiasi sistema di sicurezza, a protezione dei dati riservati e della proprietà intellettuale. Ciò non sorprende, considerando che gli errori dei dipendenti causano o aggravano significativamente l'88% di tutte le violazioni dei dati. Un software specializzato per la prevenzione delle perdite di dati (DLP) è in grado di rilevare accessi non autorizzati ai file, modelli di comunicazione sospetti o comportamenti di accesso insoliti prima che si trasformino in incidenti conclamati.

Il software specializzato per la prevenzione della fuga di dati (DLP) è in grado di rilevare accessi non autorizzati ai file, modelli di comunicazione sospetti o comportamenti di accesso insoliti prima che si trasformino in incidenti gravi.

Controllare la conformità della propria organizzazione alle normative è un altro aspetto in cui il monitoraggio dei dipendenti può rivelarsi utile. Ad esempio, gli operatori sanitari devono conformarsi all'HIPAA e gli istituti finanziari al FINRA. Alcune aziende del New Jersey potrebbero persino dover considerare il GDPR se hanno dipendenti con sede in Europa. Il monitoraggio crea una traccia di controllo e garantisce la responsabilità, facilitando la dimostrazione della conformità.

I manager possono utilizzare strumenti di monitoraggio per individuare dipendenti inattivi e sovraccarichi, riassegnare i carichi di lavoro, individuare ostacoli e migliorare i processi lavorativi in generale. Non si tratta di microgestione, ma di ottenere informazioni oggettive e prendere decisioni più efficaci.

Ma questi vantaggi comportano anche delle sfide. Il New Jersey ha una solida tutela del lavoro; inoltre, i dipendenti sono sempre più consapevoli dei propri diritti alla privacy. Questi fattori spingono le aziende a procedere con maggiore cautela nel monitoraggio. Devono bilanciare la quantità di supervisione necessaria con il rispetto della privacy dei dipendenti e delle normative legali.

Monitorare i dipendenti significa raccogliere dati, spesso sensibili. Anche raccogliendo solo i dati strettamente necessari, l'impronta digitale che ne deriva può essere enorme: screenshot, registri di email e chat, cronologia di navigazione web e altro ancora. Conservare e proteggere i dati personali dei dipendenti è una responsabilità immensa.

Il primo passo per una gestione responsabile dei dati è definire quali dati la tua organizzazione deve raccogliere e perché. Questo è il principio della minimizzazione dei dati: raccogliere solo i dati assolutamente necessari per raggiungere i tuoi legittimi obiettivi aziendali. Devi registrare ogni battitura o è sufficiente un riepilogo delle app utilizzate? Dovresti registrare la cronologia web se il tuo obiettivo è monitorare le presenze? Porsi queste domande in anticipo può salvare la tua azienda da problemi futuri.

Una volta definita la portata dei dati necessari e avviato il monitoraggio, la sicurezza delle informazioni raccolte diventa fondamentale. È necessario proteggerle non solo dagli attacchi esterni, ma anche da accessi non autorizzati dall'interno dell'azienda. Gli aspetti chiave della protezione sono:

1. Crittografia: i dati di monitoraggio devono essere crittografati sia durante lo spostamento (utilizzando protocolli come TLS/SSL) sia durante l'archiviazione sui server (in genere con algoritmi come AES-256). Verifica con il fornitore del software di monitoraggio dei dipendenti se crittografa i dati a riposo e in transito.
2. Controllo degli accessi: chi può accedere ai dati raccolti è importante. Il sistema di monitoraggio dovrebbe disporre di un rigoroso controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC). In genere, questo avviene tramite la creazione di un account amministratore e diversi sottoaccount, ad esempio per consentire ai manager di visualizzare solo i dati del proprio team.
3. Storage sicuro: che tu scelga soluzioni basate su cloud o on-premise, assicurati che l'ambiente di storage sia sicuro. Questo include data center sicuri, backup regolari e un piano di disaster recovery ben definito.
4. Gestione delle vulnerabilità: nessun software è inattaccabile. Per questo motivo, è fondamentale condurre audit di sicurezza regolari, test di penetrazione e aggiornare tempestivamente lo strumento di monitoraggio. Queste misure consentono di correggere potenziali vulnerabilità prima che possano essere sfruttate.

Il New Jersey, come molti altri stati, ha un proprio panorama giuridico in materia di privacy dei dipendenti. Sebbene una consulenza legale specifica debba sempre essere fornita da un avvocato qualificato, in questo articolo esploreremo i principi generali.

Nel New Jersey, negli ultimi anni l'attenzione della regolamentazione si è concentrata principalmente sul monitoraggio dei veicoli sul posto di lavoro, sulle comunicazioni elettroniche, sulla videosorveglianza e, più in generale, sul diritto alla privacy dei dipendenti.

Avviso prima del tracciamento del veicolo (progetto di legge dell'Assemblea n. 3950)

A partire dal 18 aprile 2022, i datori di lavoro del New Jersey sono tenuti a fornire ai dipendenti una notifica scritta prima di utilizzare qualsiasi dispositivo di localizzazione elettronico o meccanico su un veicolo utilizzato dal dipendente. Questo vale indipendentemente dal fatto che il veicolo sia di proprietà dell'azienda o del dipendente.

Comunicazioni elettroniche e sorveglianza

Il New Jersey Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act vieta l'intercettazione delle comunicazioni telefoniche o elettroniche dei dipendenti senza il consenso di almeno una delle parti. In genere, i datori di lavoro ottengono tale consenso tramite policy o manuali aziendali.

Sebbene i dipendenti abbiano una certa aspettativa di privacy, il monitoraggio è spesso consentito se i dipendenti sono stati informati e il monitoraggio serve a uno scopo aziendale legittimo.

Videosorveglianza

Le organizzazioni possono monitorare i dipendenti nelle aree comuni, come gli uffici. Tuttavia, la videosorveglianza è severamente vietata nei luoghi in cui i dipendenti si aspettano privacy, come i bagni o gli spogliatoi.

La legge non sempre richiede la notifica ai dipendenti della videosorveglianza. Tuttavia, i datori di lavoro sono comunque invitati a farlo.

Monitoraggio della posta elettronica, dell'uso di Internet e dell'attività del computer

I datori di lavoro sono legalmente autorizzati a monitorare l'utilizzo del computer da parte dei dipendenti, inclusa la navigazione web e la posta elettronica, se esiste una politica chiaramente comunicata.

Account personali sui social media

Alcuni datori di lavoro ritengono di avere il diritto di monitorare il comportamento online dei propri dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro o addirittura di richiedere l'accesso ai loro account personali. Questo è severamente vietato dalla legge del New Jersey.

Come possiamo vedere, la chiave per rispettare la maggior parte dei requisiti legali è la trasparenza e una chiara politica di monitoraggio. Una politica ben scritta e ben comunicata può prevenire malintesi, gestire le aspettative e persino fornire una difesa legale in caso di dubbi.

Immaginate i vostri sistemi di sicurezza non come isole isolate, ma come una rete connessa e intelligente. Questo è il potere dell'integrazione del monitoraggio dei dipendenti con i vostri sistemi di controllo accessi. Potete collegare i report del software di monitoraggio con i dati provenienti dai sistemi di accesso fisico (come lettori di badge e scanner biometrici) e dai sistemi di accesso logico (come accessi di rete e permessi delle applicazioni). Un approccio di questo tipo crea una difesa davvero unificata.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

L'approccio unificato presenta notevoli vantaggi, tra cui:

1. Migliore rilevamento delle minacce grazie alla correlazione dei dati provenienti da diverse fonti
2. Identificazione più rapida della fonte e della portata della violazione
3. Applicazione automatizzata delle policy
4. Una visione unica e consolidata dell'attività dei dipendenti per conformità e indagini
5. La gestione di un sistema unificato anziché di più sistemi disconnessi riduce significativamente i carichi amministrativi.

Per raggiungere questa integrazione perfetta è necessaria un'attenta pianificazione:

1. API: le soluzioni di monitoraggio e controllo degli accessi scelte devono disporre di API (Application Programming Interface) aperte e rispettare gli standard di settore per consentire uno scambio di dati fluido.
2. Sincronizzazione dei dati: i dati devono fluire tra i sistemi in tempo reale o quasi reale per essere efficaci. I ritardi possono creare lacune nella sicurezza.
3. Scalabilità: man mano che la tua attività nel New Jersey cresce, la tua soluzione di sicurezza integrata deve essere in grado di adattarsi a essa, accogliendo più dipendenti, sedi e punti dati senza perdite di prestazioni.
4. Integrazioni: dare priorità alle soluzioni di fornitori che promuovono e supportano attivamente l'integrazione con altre piattaforme di sicurezza.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Siate sempre trasparenti con i vostri dipendenti in merito al monitoraggio: la trasparenza dovrebbe essere la vostra priorità. I dipendenti devono essere consapevoli del motivo per cui vengono monitorati, delle attività registrate dal software, di chi può accedere ai loro dati e dei loro diritti in merito. Le risposte a queste domande dovrebbero essere riportate in una chiara politica di monitoraggio. Questa politica deve essere facilmente accessibile in qualsiasi momento.

Le pratiche di monitoraggio possono e devono essere modificate nel tempo. Le normative e le policy della vostra organizzazione cambiano e i vecchi approcci al monitoraggio diventano meno efficaci. Ecco perché è necessario rivedere regolarmente le proprie pratiche di monitoraggio e verificarne la conformità e l'efficacia. Ricordate gli obiettivi iniziali. Il monitoraggio deve essere sempre proporzionato agli obiettivi prefissati, senza diventare troppo invasivo.

Infine, i dipendenti devono essere formati sulla sicurezza dei dati in generale. Una forza lavoro ben informata è la prima linea di difesa.

Oggi, il monitoraggio dei dipendenti è più di un semplice strumento di gestione delle prestazioni. È un elemento fondamentale del sistema di sicurezza aziendale e uno strumento di conformità.

Il monitoraggio dei dipendenti può funzionare ancora meglio se integrato con i sistemi di controllo degli accessi. Tuttavia, indipendentemente da come venga utilizzato, deve essere utilizzato in modo trasparente e i dati di monitoraggio raccolti devono essere adeguatamente protetti. Ai leader che desiderano implementare o già utilizzano il monitoraggio: consultate esperti legali e di sicurezza informatica, investite in soluzioni sicure e scalabili e comunicate sempre con chiarezza ed empatia. Se ben gestito, il monitoraggio dei dipendenti rafforza la vostra organizzazione, sia a livello operativo che culturale.

Andiamo oltre il controllo basato sulla paura e passiamo a un monitoraggio intelligente, integrato e rispettoso.