Come informare i dipendenti sul monitoraggio: buone pratiche

La tua azienda ha investito in un software di monitoraggio dei dipendenti. Tiene traccia delle presenze e della produttività dei dipendenti, segnala i problemi di sicurezza e registra attentamente ogni sito web visitato da ciascun dipendente. Utilizzare il monitoraggio è una scelta intelligente e legittima: le metriche di produttività aiutano tutti a rimanere concentrati e responsabili. Inoltre, le informazioni sono oggi una delle risorse più preziose e i rischi di fughe di dati e minacce alla sicurezza sono più alti che mai. Ma i tuoi dipendenti sanno di essere sotto sorveglianza?

A prima vista, il monitoraggio segreto sembra dare risultati più onesti. Quando i dipendenti non sono a conoscenza del monitoraggio, si comportano come al solito. Potrebbero arrivare in ritardo, trascorrere metà della giornata lavorativa sui siti di shopping o prendersi due ore di pausa pranzo. In realtà, però, il monitoraggio segreto è un campo minato. Potrebbe causare problemi legali, rovinare la fiducia e trasformare il luogo di lavoro in una pentola a pressione di sospetti.

La verità è che il modo in cui si informano i dipendenti sul monitoraggio è tanto importante quanto il monitoraggio stesso.

La maggior parte dei dipendenti presume che i propri dispositivi di lavoro non siano del tutto privati. Ma supporre non equivale a dare il proprio consenso. E quando il monitoraggio emerge inaspettatamente, ad esempio durante una valutazione delle prestazioni o una riunione disciplinare, i dipendenti si sentono colti di sorpresa. Ne consegue sfiducia. Il risentimento cresce.

Oltre a ciò, il monitoraggio segreto è illegale in molte giurisdizioni. Il GDPR in Europa, le leggi di diversi stati degli Stati Uniti, come Connecticut, New York e California, il PIPEDA in Canada, il Workplace Surveillance Act 2005 in Australia, la LGPD in Brasile e altre normative in tutto il mondo impongono ai datori di lavoro di informare i dipendenti in merito alla sorveglianza. Il mancato rispetto di tali normative può comportare multe, azioni legali e un danno all'immagine pubblica dell'azienda.

L'ultimo, ma non meno importante, è la cultura aziendale. Una forza lavoro che si sente osservata senza spiegazioni si disimpegna e potrebbe persino cercare silenziosamente un'uscita. I sondaggi lo dimostrano: un software di monitoraggio invasivo dei dipendenti sarebbe un motivo per lasciare il lavoro per il 63% dei dipendenti. La trasparenza, d'altra parte, promuove la responsabilità. Quando le persone sanno perché esiste il monitoraggio, sono più propense a rispettarne i limiti e lo scopo.

Quando si considera il monitoraggio dei dipendenti, la migliore prassi da seguire è comprendere il contesto legale. Non esiste una ricetta universale; le normative variano notevolmente a seconda del Paese o persino dell'area geografica. Alcuni metodi di monitoraggio, come la registrazione delle chiamate o la videosorveglianza tramite webcam, potrebbero essere vietati nella vostra zona, mentre altri, come il monitoraggio delle e-mail, potrebbero richiedere il consenso esplicito dei dipendenti in forma scritta.

Anche il settore può influenzare le pratiche di monitoraggio. Alcuni settori, ad esempio la finanza e la sanità, richiedono misure di controllo più rigorose rispetto ad altri.

In conclusione? Ti consigliamo di studiare i requisiti del tuo settore, di consultare un esperto legale nella tua zona e di adattare le tue pratiche di monitoraggio alle raccomandazioni. Un modello standardizzato potrebbe sembrare comodo, ma non ti proteggerà da potenziali cause legali.

Evita frasi vaghe come "l'attività del sistema potrebbe essere esaminata". Piuttosto, spiega direttamente cosa stai facendo:

"Monitoriamo l'utilizzo di Internet sui dispositivi aziendali per prevenire malware e garantire la sicurezza della rete."

"Le e-mail inviate tramite account aziendali sono soggette a verifica per verificarne la conformità alle normative del settore."

La chiarezza riduce l'ansia e lo stress solitamente associati al monitoraggio.

Le persone accettano le regole che capiscono. Quindi, la pratica migliore in questo caso non è solo annunciare il monitoraggio, ma contestualizzarlo.

Potresti dire:

"Monitoriamo le postazioni di lavoro remote per rilevare accessi non autorizzati, perché l'anno scorso un attacco di phishing ha quasi compromesso i dati dei clienti."

O: "Monitoriamo i tempi di attività del sistema per identificare i colli di bottiglia che rallentano il tuo lavoro."

Quando il monitoraggio viene concepito come protezione o miglioramento, e non come sospetto, l'effetto è diverso.

La tua politica di monitoraggio dovrebbe essere inserita nel manuale del dipendente. Oppure, se è dettagliata, come documento autonomo. In entrambi i casi, dovrebbe includere:

1. Cosa viene monitorato (ad esempio, orari di accesso, accesso ai file, utilizzo della webcam)
2. Perché viene monitorato (sicurezza, conformità, produttività)
3. Per quanto tempo vengono archiviati i dati
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Diritti dei dipendenti (ad esempio, richiedere i propri dati)

Mantieni un tono professionale ma accessibile.

Annuncia la policy di persona. Organizza una breve riunione di gruppo. Invia un'e-mail di follow-up con il documento allegato. Rendilo facilmente reperibile sulla tua intranet.

Le preoccupazioni sono normali e prevedibili. Alcuni dipendenti potrebbero temere la microgestione. Altri potrebbero temere di essere giudicati per aver passato cinque minuti sui social media. Affrontate queste situazioni di petto.

Potresti anche creare una FAQ con le domande più frequenti dei dipendenti, ad esempio:

1. "Puoi leggere i miei messaggi privati?" Solo se si trovano sui sistemi aziendali e solo se le policy lo consentono.
2. "I miei file personali vengono monitorati?" No, a meno che non siano archiviati su dispositivi aziendali.
3. "Per quanto tempo vengono conservati i dati?" In genere 90-180 giorni, a meno che non siano necessari per indagini.

Chiedi feedback. I sondaggi anonimi funzionano bene. Potresti scoprire che i dipendenti apprezzano sapere che i sistemi sono sicuri, anche se vengono osservati.

Una firma non è solo un documento cartaceo. È la prova che i dipendenti hanno compreso ciò che accettano.

È possibile utilizzare un semplice modulo di consenso, come quello riportato di seguito. I dipendenti devono firmarlo durante l'inserimento o quando viene presentata la policy. Se qualcuno si sente sotto pressione, questo è un segnale d'allarme, non solo eticamente, ma anche legalmente.

Esempio di documento di consenso al monitoraggio

Ecco un modello che puoi adattare (ti consigliamo di consultare il tuo esperto legale):

Accordo di consenso per il monitoraggio dei dipendenti

Io, [Nome del dipendente], riconosco che [Nome dell'azienda] può monitorare, registrare e analizzare il mio utilizzo di dispositivi, reti, e-mail, accesso a Internet e applicazioni software forniti dall'azienda. Ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i siti web visitati, i file a cui si accede e l'utilizzo delle applicazioni.

Questo monitoraggio viene effettuato per garantire la sicurezza dei dati, prevenire l'uso improprio delle risorse, rispettare i requisiti legali e mantenere un ambiente di lavoro produttivo.

Sono consapevole che la mia attività sui sistemi aziendali può essere soggetta a verifica in qualsiasi momento. L'uso personale di questi sistemi deve essere ridotto al minimo e in linea con le politiche aziendali.

Ho letto la Politica di Monitoraggio dei Dipendenti e ho avuto l'opportunità di porre domande. Acconsento a tale monitoraggio come parte del mio rapporto di lavoro.

Firma: _________________________

Nome stampato: ______________________

Data: ___________

I manager sono in prima linea. Se non riescono a informare i dipendenti e a spiegare la politica con calma, o peggio, a usare in modo improprio i dati, potrebbe esserci un problema.

Formare i supervisori su:

1. Come rispondere alle domande dei dipendenti senza mettersi sulla difensiva
2. Cosa possono e non possono fare con i dati di monitoraggio
3. Come evitare di creare una cultura della sorveglianza

Un manager che dice: "Ho visto che sei stato su YouTube per 20 minuti", senza contesto, danneggia il morale. Chi dice: "Ho notato che qualcuno ha navigato fuori tema: tutto bene?" apre un dialogo.

Anche sui dispositivi aziendali, i dipendenti hanno diritto a un certo livello di privacy. La prassi migliore è evitare di monitorare email personali, chat private o app non aziendali, a meno che non vi siano una politica e un consenso chiari.

E non registrare mai audio o video in aree private. Le telecamere nelle sale relax o nei bagni non sono solo immorali: sono illegali.

Informare i dipendenti sul monitoraggio non è solo un obbligo di legge: è una necessità per mantenere la fiducia. Se fatto correttamente, trasforma un argomento delicato in un momento di chiarezza e rispetto reciproco.

I rischi per la sicurezza sono reali. La produttività ha bisogno di essere misurata. E una qualche forma di monitoraggio dei dipendenti è necessaria. Ma la necessità non sostituisce l'esigenza di trasparenza. Le migliori pratiche per il monitoraggio dei dipendenti possono essere riassunte in una frase: trattare le persone in modo equo.

Siate chiari. Siate onesti. Siate coerenti. Spiega il perché, ottenete un consenso autentico e rispettate i confini personali. Addestrate i vostri manager a non fare la polizia, ma a supportare. Il vostro team non è sospettato; è parte della soluzione.

Se svolto con integrità, il monitoraggio non erode la fiducia, ma la rafforza.