Come monitorare l'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti?

Il mondo digitale contribuisce a molti sviluppi nella nostra vita. È inutile negare che l'avanzamento delle tecnologie informatiche all'avanguardia incoraggia le persone a corrispondere. Tutti si sforzano di creare, sviluppare, progettare qualcosa di nuovo. Anche il monitoraggio online è in continua evoluzione. Gli uomini d'affari si interrogano su come migliorare la produttività di ogni membro del personale. Di conseguenza, sono state prodotte tecnologie innovative come il software di monitoraggio dei dipendenti. L'articolo di oggi tratterà tutte le basi di una delle funzioni di monitoraggio dei dipendenti: l'utilizzo di Internet.

Il monitoraggio online dell'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti è uno strumento utilizzato per monitorare e registrare le attività dei dipendenti durante l'orario di lavoro. I suoi obiettivi principali sono:

1. garantire la conformità alle politiche aziendali
2. aumentare la produttività
3. proteggere dai rischi per la sicurezza

La protezione dai rischi per la sicurezza implica il monitoraggio dei siti web visitati, del tempo trascorso online e dell'utilizzo della larghezza di banda.

ScienceDirect , una delle principali piattaforme di letteratura scientifica peer-reviewed, ha intrapreso una ricerca e ha tratto le seguenti conclusioni:

"I dipendenti trascorrono circa 2 ore al giorno impegnandosi in comportamenti di cyberloafing (cioè l'utilizzo di Internet al lavoro per scopi non lavorativi), che costano alle organizzazioni quasi 85 miliardi di dollari all'anno".

Di conseguenza, già nel 2001, l'80% delle aziende di tutto il mondo ha utilizzato il monitoraggio dell'uso di Internet da parte dei dipendenti, come confermato dall'indagine "The World of the World". American Management Association . Da quel momento, la situazione non è cambiata in modo sostanziale: una percentuale leggermente superiore di aziende utilizza questo o quel software per il monitoraggio dei dipendenti al fine di migliorare la loro produttività. Secondo la ricerca di Spiceworks , L'80% delle aziende, inoltre, mantiene una politica sulla privacy che informa gli utenti che potrebbero essere monitorati durante l'utilizzo di reti, dispositivi e servizi aziendali.

Il monitoraggio dell'uso di Internet da parte dei dipendenti è giustificato solo nell'ambito dell'orario di lavoro. Finché le aziende e il loro personale amministrativo non violano i diritti legali dei dipendenti, perché non utilizzare questi prodotti innovativi?

Le ragioni per cui le aziende utilizzano questa funzione sono ovviamente molteplici. Ma abbiamo individuato i più significativi:

• Produttività: Questa funzione del software consente di escludere quasi del tutto le attività non legate al lavoro in ufficio. Come abbiamo già detto, quasi tutti i dipendenti passano 2 ore al giorno a bighellonare. Questo software di monitoraggio dell'uso di Internet consente di controllare i processi lavorativi e di migliorare la produttività complessiva.
• Sicurezza: Il controllo sull'utilizzo di Internet aiuta a proteggere i dati sensibili dell'azienda dai furti informatici. Inoltre, è vietato l'accesso a malware e siti web dannosi.
• Ottimizzazione delle risorse: Tracciando l'utilizzo della larghezza di banda, le aziende possono gestire meglio le risorse di rete. A sua volta, garantisce che le operazioni aziendali critiche ricevano la larghezza di banda necessaria e non siano rallentate da un utilizzo non essenziale.
• Gestione del rischio: Questa opzione aiuta a ridurre i rischi attraverso l'identificazione e la risoluzione di comportamenti inappropriati o non sicuri, come l'accesso a contenuti vietati. La mancata prevenzione di tali comportamenti potrebbe portare a problemi legali o danneggiare la reputazione dell'azienda.

Il primo - installazione dell'agente: Prima di tutto, installate l'agente sui dispositivi di destinazione: PC, laptop, tablet. Questi programmi software funzionano senza sovraccarichi. Invece, cattura l'attività Internet senza interferire con il normale utilizzo del PC. L'agente installato raccoglierà quanto segue:

• Siti web visitati
• Applicazioni in esecuzione e durata di utilizzo
• File caricati o scaricati
• Battitura dei tasti e testo su schermo
• Screenshot

Secondo passo - raccolta e conservazione dei dati: Entro i tempi stabiliti, il software invia i dati ricevuti all'archivio on-cloud scelto. Le informazioni trasferite dal monitor della navigazione web dei dipendenti possono essere di due tipi: anonimizzate e associate. Questi dati sono adeguatamente crittografati e archiviati in modo sicuro. Sono accessibili solo ai responsabili autorizzati.

Il terzo passo - rapporti e analisi: Molti software di monitoraggio dei dipendenti forniscono dashboard in tempo reale. Questi pannelli visualizzano le attività in corso dei dipendenti. Questi cruscotti possono rappresentare gli utenti attivi attuali: quali applicazioni o siti web vengono utilizzati. Forniscono anche i livelli di produttività. Tali dashboard non sono l'unico modo per analizzare i dati ricevuti. I dati riportati comprendono:

• Registri di attività
• Utilizzo dell'applicazione
• Categorizzazione del sito web
• Software di tracciamento del tempo

Esistono anche funzioni aggiuntive come il monitoraggio in tempo reale, le notifiche e gli avvisi, il blocco degli utenti e l'ottimizzazione della produttività. In poche parole, il software fornisce l'accesso ai dati necessari per contribuire alla produttività dei dipendenti.

Ci sono molte opzioni disponibili per tenere sotto controllo l'uso di Internet. Il software di monitoraggio dei dipendenti offre questa opportunità. Prendiamo ad esempio CleverControl con i suoi principali prodotti software. Diamo uno sguardo approfondito a ciò che ci offre il settore.

Il software di monitoraggio remoto si suddivide in due diverse funzioni. Si tratta del monitoraggio remoto tramite account web sicuri e del monitoraggio in tempo reale. Consideriamo le caratteristiche principali.

Il monitoraggio remoto tramite account web sicuri offre quindi le seguenti opzioni:

• Come cambia il vostro spazio di lavoro minuto per minuto
• Quali sono i compiti che stanno emergendo e che stanno assumendo importanza primaria?
• Quali idee uniche vengono espresse e discusse?

Se si parla di monitoraggio in tempo reale, si intende che il personale amministrativo può accedere a quanto installato sul PC di un dipendente:

• applicazioni
• siti web
• file
• messaggi
• e-mail.

Ma ricordate che ogni dipendente ha il diritto legale di sapere se è monitorato. Le leggi e i regolamenti relativi a questo utilizzo sono in continua evoluzione. Per saperne di più ed essere consapevoli. Ma, in generale, come detto da HR DIVE , Il 68% dei manager è convinto che il monitoraggio migliori le prestazioni, ma altri non sono d'accordo.

Cosa c'è di più disponibile su CleverControl e altre piattaforme:

• Keylogger
• Screenshot
• Monitoraggio dei dispositivi di archiviazione rimovibili (USB, HDD, SD)
• Controllo della stampa

Keylogger, ad esempio, consente di vedere istantaneamente il testo scritto da un dipendente, registrando i tasti premuti in qualsiasi applicazione. Inoltre, consente di verificare la presenza di parole d'allarme indesiderate nelle sequenze di tasti dei dipendenti.

Ciascuna delle caratteristiche elencate è orientata a limitare l'uso di Internet in attività non correlate al lavoro.

Cos'altro usano le aziende per monitorare l'attività e l'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti? Il controllo di video e audio include il riconoscimento dei volti, le istantanee, le registrazioni audio con il microfono e i video della webcam. Il vostro capo può monitorare i social media se utilizzati per scopi lavorativi.

Tutte le funzionalità software elencate dimostrano che gli uomini d'affari cercano di aumentare la produttività il più possibile a causa dell'aumento del cyberloafing.

Certamente! Le leggi e i regolamenti dipendono dal Paese o dallo Stato americano in cui si vive. Vediamo in quali Paesi è assolutamente legale monitorare l'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti.

Gli Stati Uniti, confermati dalla Legge sulla privacy delle comunicazioni elettroniche del 1986, sono autorizzati a utilizzare il software di monitoraggio dei dipendenti. Ma c'è una nota importante: le leggi possono variare a seconda dello Stato. Alcune normative degli Stati Uniti richiedono alle aziende di informare ogni membro del personale che viene monitorato.

L'Unione Europea, con paesi come la Spagna, la Francia e la Germania, non ha alcuna regolamentazione rigorosa in relazione alla materia dell'articolo. L'UE prende come base la Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). In base a questa normativa, il noleggiatore deve informare il dipendente prima dell'installazione di qualsiasi software.

Se le informazioni vengono ricevute entro i termini di legge, possono essere monitorate, registrate e analizzate.

La Cina, ad esempio, controlla l'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti. Il monitoraggio è protetto e regolato dai Regolamenti del 1994 sulla sicurezza e la protezione dei sistemi informatici e dalle Regole di amministrazione del 1997 sulla sicurezza e la protezione della connessione internazionale tramite reti informatiche. Ogni datore di lavoro deve comunicare al personale quale software viene utilizzato per raccogliere tali dati.

Le sfide più comuni sono:

• Problemi di privacy
• Conformità legale
• Morale dei dipendenti
• Implementazione tecnica
• Sovraccarico di dati
• Costo

In caso di modalità di lavoro ibrida o remota, è possibile utilizzare gli stessi strumenti software di cui abbiamo parlato sopra. Rimuovere l'accesso ai computer dal software di monitoraggio dei dipendenti.

Sì, molte aziende monitorano e registrano il traffico che passa attraverso la loro rete per scopi legali e di sicurezza. Se si utilizza il WiFi per scopi personali, è probabile che questi dati vengano registrati. Poiché vengono memorizzati per un certo periodo di tempo, possono anche essere analizzati.

È possibile monitorare la larghezza di banda della rete dei dipendenti utilizzando strumenti di monitoraggio della rete. Questi strumenti tengono traccia dell'utilizzo della larghezza di banda, identificano le fonti di traffico elevato e analizzano il flusso di dati attraverso la rete.

Riassumendo il testo di cui sopra, ne trarremo delle conclusioni chiave:

1. Nei casi più importanti, è legale monitorare l'uso di Internet. Naturalmente, dipende dalle normative del paese, ma è comunque possibile utilizzare questo software.
2. In molti Paesi, il datore di lavoro deve informare i dipendenti dell'installazione di questo software.
3. Esistono molti strumenti, funzioni e sottofunzioni che aiutano i datori di lavoro a controllare le attività del personale.
4. Ci vuole poco tempo per installare un agente sul PC o altro dispositivo di destinazione e ottenere i primi record.
5. L'obiettivo principale di tale monitoraggio è quello di ridurre il tasso di attività non legate al lavoro. In altre parole, la produttività dei dipendenti sarà notevolmente migliorata.