Come un'azienda può risparmiare 1.5 milioni di dollari utilizzando CleverControl: Un caso di studio

Verso la fine del 2021, dopo la pandemia mondiale e un difficile periodo di lavoro in remoto, un grande fornitore di soluzioni aziendali ha notato un diffuso calo di produttività tra i suoi 800 dipendenti. Ma valutarne l'esatta portata ed elaborare strategie per contrastarlo era complicato senza una soluzione di monitoraggio oggettiva e onnicomprensiva. Con il graduale rientro dei dipendenti in ufficio, la direzione si è resa conto dell'urgente necessità di un solido sistema di monitoraggio. Hanno scelto CleverControl, un software completo per il monitoraggio dei dipendenti. L'implementazione di CleverControl si è rivelata la svolta decisiva per l'azienda. La soluzione non solo ha incrementato la produttività dei dipendenti, ma ha anche consentito un risparmio significativo di circa 1,5 milioni di dollari per l'anno in corso. Ecco un resoconto dettagliato del loro percorso.

Al centro della ricerca di una maggiore efficienza dell'azienda c'era la volontà di monitorare la produttività dei dipendenti, identificare modelli o distrazioni inefficienti e implementare misure correttive efficaci. Dopo poche settimane di implementazione di CleverControl, è emerso che i dipendenti sprecavano ben il 35% del loro tempo di lavoro in attività improduttive, come la navigazione sui social media e sui siti web di shopping o le pause prolungate.

I dipendenti hanno ammesso di aver mancato di disciplina dopo aver lavorato da casa, dove potevano fare pause per rilassarsi o intrattenersi in qualsiasi momento. La direzione ha lanciato avvertimenti tramite i capi reparto, esortando i dipendenti a lavorare sulla disciplina e sulla produttività. Di conseguenza, il tempo improduttivo è stato ridotto a un più salutare 13%. Questa drastica riduzione del tempo sprecato si è tradotta in un risparmio di circa 1.411.000 dollari in costi di produttività.

La funzionalità di CleverControl si estende alla registrazione di tutti i programmi installati sui computer monitorati. È in grado di monitorare quando ogni programma viene avviato e chiuso, di analizzare l'attività dei programmi e di evidenziare le applicazioni più utilizzate. Il monitoraggio ha rivelato che i dipendenti non hanno utilizzato appieno le licenze e gli abbonamenti ai software professionali forniti dall'azienda. In altri casi, i dipendenti hanno richiesto software specifici o abbonamenti a pagamento, per poi lasciarli inutilizzati dopo l'acquisto.

L'azienda non aveva controllato con sufficiente attenzione l'utilizzo effettivo del software o le fatturazioni automatiche; di conseguenza, la direzione non era consapevole degli sprechi. Grazie alle informazioni rivelate da CleverControl, l'azienda ha preso le misure necessarie per cancellare gli abbonamenti inutilizzati e ridurre le licenze sottoutilizzate, con un risparmio di circa 20.000 dollari.

In un'epoca in cui l'eliminazione della carta è una scelta sostenibile, l'azienda, come un incredibile 90% delle imprese, non teneva traccia dei costi di stampa. In genere, queste aziende sottostimano le spese reali di una media del 40%. CleverControl, con la sua funzionalità di monitoraggio delle stampanti, tiene traccia delle attività della stampante, con tanto di data e ora, e dell'utente che ha avviato la stampa. Insieme agli screenshot e ai registri di registrazione dello schermo, questi dati forniscono preziose informazioni sulle abitudini di stampa dei dipendenti.

Durante il processo di monitoraggio, i responsabili dei dipartimenti hanno notato che i dipendenti spesso stampavano file personali non correlati al lavoro utilizzando le apparecchiature dell'ufficio. Altri sceglievano di stampare documenti per la tradizionale revisione e annotazione su carta, anche quando erano disponibili alternative digitali. Inoltre, i dipendenti erano inclini a stampare copie extra "per ogni evenienza", che inevitabilmente rimanevano inutilizzate.

La direzione ha iniziato vietando qualsiasi uso improprio delle stampanti dell'ufficio per scopi personali. I dati di CleverControl hanno ispirato l'azienda ad avviare iniziative di sensibilizzazione per l'eliminazione della carta e ad incoraggiare i dipendenti ad adottare un approccio più digitale. Queste iniziative hanno ridotto i costi di stampa del 20%, facendo risparmiare all'azienda ben 117.000 dollari.

L'impegno dell'azienda per migliorare la produttività e ridurre i costi superflui grazie al sistema di monitoraggio completo di CleverControl offre un quadro convincente del potere della gestione proattiva dei dipendenti. Affrontando la sfida della diminuzione della produttività dopo la fase di lavoro a distanza, l'azienda si è rivolta alla tecnologia per trovare una soluzione. E CleverControl non ha deluso le aspettative.

Rivelando l'entità dei comportamenti improduttivi, il software ha permesso all'azienda di prendere decisioni basate sui dati, spronando i dipendenti a migliorare le proprie abitudini di lavoro e la propria disciplina. In termini quantificabili, la riduzione del tempo sprecato ha portato a un notevole risparmio di circa 1,41 milioni di dollari, una spinta significativa per i profitti dell'azienda.

Ma i vantaggi non si sono fermati al miglioramento della produttività. Sfruttando la funzionalità di CleverControl per tracciare l'utilizzo del software, l'azienda ha individuato altri sprechi: licenze e abbonamenti a software professionali sottoutilizzati. Questa spesa latente, una volta affrontata, ha portato a un risparmio di 20.000 dollari.

La capacità del software di monitorare l'uso delle stampanti ha portato alla luce un'altra area di risparmio sostanziale: la riduzione dei costi di stampa. Applicando una rigorosa politica di utilizzo delle stampanti e incoraggiando il passaggio a soluzioni digitali, l'azienda ha compiuto notevoli passi avanti verso la sostenibilità ed è riuscita a risparmiare altri 117.000 dollari.

In conclusione, le azioni proattive dell'azienda per identificare le inefficienze, unite all'implementazione della soluzione di monitoraggio CleverControl, hanno permesso di risparmiare 1,5 milioni di dollari in un solo anno. Questo caso di studio è una dimostrazione illuminante di come le aziende possano sfruttare la tecnologia moderna per snellire le operazioni, aumentare la produttività e risparmiare sui costi. E mostra il potenziale di altre aziende per fare lo stesso, trasformando le sfide in opportunità di miglioramento e crescita.