Quali sono i limiti etici della sorveglianza dei dipendenti?

Il monitoraggio dei dipendenti è diventato una pratica comune oggi. Quando le aziende prendono in considerazione il monitoraggio dei dipendenti, ne valutano i benefici, selezionano le attività da monitorare, gli strumenti da implementare e studiano le leggi statali e locali che regolano il monitoraggio dei dipendenti nella zona. Ciò che i manager spesso ignorano è l'aspetto etico del monitoraggio. Tuttavia, questo rifiuto può essere devastante per il clima psicologico del team e per la cultura aziendale.

In questo articolo esploreremo i limiti etici della sorveglianza dei dipendenti: gli effetti negativi di un monitoraggio eccessivo e i principi etici del monitoraggio.

La sorveglianza dei dipendenti è spesso una necessità in settori regolamentati, come la finanza o la sanità, e molto utile in altri settori. Le aziende che la utilizzano solitamente perseguono i seguenti obiettivi:

• Valutazione delle prestazioni;

• Individuare le inefficienze e migliorare i processi di lavoro

• Prevenire le perdite di dati e aumentare la sicurezza;

• Conformità alle normative specifiche del settore;

• Gestione di team a distanza.

Questi obiettivi sono legittimi, ma non negano la necessità di un utilizzo etico del monitoraggio.

Al centro dei dibattiti etici sulla sorveglianza dei dipendenti c'è la domanda fondamentale: quanta supervisione è appropriata senza compromettere la fiducia e la dignità?

I dipendenti si comportano professionalmente sul lavoro, ma si aspettano comunque un ragionevole livello di privacy. Un monitoraggio costante, soprattutto quando invisibile o eccessivamente invadente, può far sentire le persone diffidenti, osservate o persino disumanizzate. Di conseguenza:

• I dipendenti si sentono più stressati e ansiosi. Un sondaggio condotto da ExpressVPN ha mostrato che il 56% dei dipendenti monitorati prova stress e ansia a causa della sorveglianza.

  Il sondaggio del 2023 dell'American Psychological Association conferma l'impatto negativo del monitoraggio dei dipendenti: il 45% degli intervistati monitorati afferma che il proprio posto di lavoro ha un impatto negativo sulla loro salute mentale, rispetto al 29% dei dipendenti non monitorati.

• I dipendenti ritengono che la loro privacy venga violata. Secondo un sondaggio di ExpressVPN, il 48% dei dipendenti sarebbe addirittura disposto a ridurre il proprio stipendio se ciò significasse non essere sorvegliati.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• I dipendenti diventano meno creativi e innovativi. Una cultura di costante controllo può scoraggiare l'assunzione di rischi e il pensiero creativo, qualità essenziali per la crescita a lungo termine.

• I dipendenti sono più propensi ad adottare comportamenti indesiderati. Fare pause indesiderate, rubare attrezzature d'ufficio e lavorare lentamente di proposito diventano la norma quando i dipendenti perdono autonomia.

Inoltre, esiste il rischio di distorsioni nell'interpretazione dei dati di monitoraggio. Senza regole e politiche adeguate, giudizi soggettivi o dati incompleti potrebbero portare a valutazioni ingiuste o pratiche discriminatorie. Ecco perché è fondamentale stabilire limiti etici alle pratiche di sorveglianza.

Per evitare gli effetti negativi del monitoraggio sui dipendenti, le aziende dovrebbero considerare i seguenti principi:

Anche se le normative vigenti non richiedono espressamente di informare i dipendenti in merito al monitoraggio, è sempre consigliabile farlo. Ciò favorisce il rispetto reciproco e migliora la percezione della sorveglianza. I dipendenti devono sapere:

• Quali dati vengono raccolti (ad esempio, orari di accesso, utilizzo delle applicazioni, metadati delle e-mail).

• Perché vengono raccolti (ad esempio, sicurezza, conformità, prestazioni).

• Per quanto tempo verranno conservati e chi potrà accedervi.

È possibile includere questi dettagli nei contratti dei dipendenti, nei manuali, nelle politiche interne e nei materiali di onboarding.

Ogni pratica di monitoraggio dovrebbe perseguire un obiettivo definito e legittimo. Evitare il "monitoraggio fine a se stesso". Ad esempio:

• Utilizzare la registrazione dei tasti premuti solo se esiste un rischio documentato per la sicurezza.

• Monitora l'utilizzo del sito web per gestire la produttività, non per controllare le pause personali.

La registrazione di comunicazioni o attività personali al di fuori del lavoro viola i limiti etici della sorveglianza dei dipendenti.

Scegli il metodo meno invasivo che ti consenta di raggiungere il tuo obiettivo. Ad esempio:

• Invece di registrare le schermate 24 ore su 24, 7 giorni su 7, prendi in considerazione riepiloghi periodici delle attività.

• Ove possibile, sostituire il monitoraggio invasivo con parametri di prestazione basati sui risultati.

Quanto più lo strumento è invasivo, tanto più forte deve essere la giustificazione.

Un buon modo per definire i confini etici è coinvolgere i dipendenti nella progettazione delle politiche e dell'ambito di monitoraggio. Tara Behrend afferma: "Chiedere ai lavoratori quale ritengono sia un modo significativo ed equo per misurare le proprie prestazioni aumenta la probabilità che le metriche siano utili e che vengano accettate dai lavoratori al momento dell'impiego".

Trattate i dati raccolti come se fossero informazioni sensibili dell'azienda. Devono essere protetti con solide misure di sicurezza. Solo il personale autorizzato, come il personale delle risorse umane, della sicurezza IT o i manager, dovrebbe avere accesso ai dati di monitoraggio. Questi dipendenti devono conoscere i principi di gestione etica dei dati e di sicurezza.

I dati raccolti dovrebbero avere un periodo di conservazione definito. Più a lungo si conservano i dati, maggiori saranno i rischi etici e legali. Eliminare in modo sicuro le informazioni che non servono più al loro scopo.

Il monitoraggio dovrebbe essere utilizzato per supportare lo sviluppo, non per punire. Utilizzare le informazioni per:

• Identificare le esigenze formative.

• Riconoscere i migliori performer.

• Formare i dipendenti che affrontano delle sfide.

Non prendere mai decisioni basandosi esclusivamente sui dati di monitoraggio. Valuta sempre le prestazioni dei dipendenti combinando i registri di monitoraggio, il loro contributo al progetto e il valore che generano per l'azienda. I manager che interpretano i dati di monitoraggio dovrebbero essere formati per farlo in modo obiettivo, evitando supposizioni o pregiudizi.

La decisione di implementare la sorveglianza dei dipendenti non è solo una questione tecnologica: è una scelta culturale ed etica. Se gestita in modo inadeguato, può danneggiare il morale, aumentare il turnover e danneggiare l'immagine aziendale. Se affrontata con attenzione, trasparenza e rispetto, può migliorare la sicurezza, migliorare le prestazioni e rafforzare una cultura di responsabilità.

La chiave sta nel riconoscere e rispettare i confini etici che tutelano la dignità dei dipendenti, supportando al contempo gli obiettivi aziendali. Essendo trasparenti, mirati e proporzionati, manager e imprenditori possono utilizzare gli strumenti di monitoraggio non come strumenti di controllo, ma come promotori di fiducia, equità e successo sostenibile.