Software di monitoraggio dei dipendenti in Texas: Conformità alle leggi statali e federali

A livello federale, la legislazione principale che regola il monitoraggio delle comunicazioni elettroniche è l'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) del 1986. In generale, vieta l'intercettazione intenzionale di comunicazioni telefoniche, orali ed elettroniche. Tuttavia, esistono delle eccezioni per i datori di lavoro. I datori di lavoro sono liberi di monitorare le comunicazioni elettroniche sui dispositivi di proprietà dell'azienda nel corso delle normali attività commerciali o con il consenso dei dipendenti. Il monitoraggio delle conversazioni private è generalmente vietato.

Per quanto riguarda le leggi statali, i datori di lavoro del Texas dovrebbero prendere in considerazione il Texas Privacy Protection Act del 2019. Secondo tale legge, i datori di lavoro devono informare i dipendenti quando e come vengono monitorate le loro attività. In altre parole, sebbene il monitoraggio sia consentito, i dipendenti devono essere informati sulla natura e sull'entità delle pratiche di monitoraggio.

Le pratiche che possono essere considerate intrusive, ovvero la sorveglianza video e audio, sono consentite ma con delle limitazioni. Mentre la legge del Texas consente in generale la videosorveglianza nelle aree pubbliche del luogo di lavoro senza il consenso dei dipendenti, la registrazione audio richiede il permesso di almeno una parte (il che significa che il registratore deve essere un partecipante alla conversazione o avere il consenso di uno dei partecipanti). Il monitoraggio di aree private o di dispositivi/account personali richiede il consenso esplicito del dipendente.

Il Texas riconosce anche il diritto di common law alla privacy e l'illecito di invasione della privacy, in particolare l'"intrusione nella sfera privata". Per rivendicare una violazione, un dipendente deve dimostrare un'intrusione intenzionale e altamente offensiva negli affari privati in cui esiste una ragionevole aspettativa di privacy. Ad esempio, aree come gli spogliatoi e i bagni rientrano nella categoria delle ragionevoli aspettative di privacy. Allo stesso tempo, le chat personali su dispositivi di proprietà dell'azienda non rientrano in questa categoria.

Le pratiche di monitoraggio specifiche possono essere riassunte nella seguente tabella:

Considerando le normative statali e federali, le migliori pratiche per le organizzazioni texane che utilizzano un software di monitoraggio dei dipendenti saranno:

• I datori di lavoro devono definire l'obiettivo del monitoraggio e l'ambito delle attività da monitorare per raggiungere tale obiettivo. Il monitoraggio deve essere limitato a queste attività specifiche.
• I datori di lavoro dovrebbero considerare attentamente il monitoraggio nei casi in cui i confini tra lavoro e vita privata sono sfumati, ad esempio negli uffici a casa o nelle politiche di "bring your own devices".
• Le organizzazioni dovrebbero utilizzare metodi di monitoraggio meno invasivi, ove possibile. Ad esempio, i manager possono impostare un software di monitoraggio per bloccare i siti web e i social media indesiderati, invece di monitorare meticolosamente la cronologia di Internet e delle chat.
• I datori di lavoro devono creare politiche di monitoraggio dettagliate e renderle disponibili a tutti i dipendenti interessati. Questi documenti devono descrivere quali dati vengono raccolti, i termini di conservazione, gli scopi del monitoraggio e le persone che possono accedere ai dati. Le organizzazioni devono rivedere regolarmente le politiche di monitoraggio, consultando i professionisti delle risorse umane e del settore legale, per assicurarsi che siano conformi alla legislazione vigente.
• I datori di lavoro del Texas devono informare i dipendenti sulle pratiche di monitoraggio e, idealmente, ottenere il loro consenso scritto. Anche se il consenso non è sempre necessario, ottenerlo aiuta a gestire le aspettative dei dipendenti e rafforza la difesa legale del datore di lavoro contro le richieste di risarcimento per violazione della privacy.
• La legge del Texas, come quella federale, riconosce che alcune aree sono intrinsecamente private. I luoghi in cui i dipendenti hanno un'alta aspettativa di privacy, come gli spogliatoi o i bagni, sono illegali da monitorare. Sebbene i datori di lavoro possano essere autorizzati a monitorare le sale pausa o le aree comuni con un preavviso, devono assicurarsi che il monitoraggio non sia eccessivamente intrusivo o molesto.
• I dipendenti del Texas non devono accedere o tracciare i dispositivi personali dei dipendenti, come laptop o telefoni, senza l'esplicito consenso del proprietario, anche se il dispositivo viene utilizzato per lavoro. Allo stesso modo, non è consentito tracciare la posta elettronica personale di un dipendente o gli account dei social media, anche se il dipendente vi accede da un computer aziendale.
• I datori di lavoro possono monitorare la posizione dei veicoli e dei dispositivi di proprietà dell'azienda se informano i dipendenti del tracciamento e acquisiscono il loro consenso.
• Prima di implementare nuove forme di monitoraggio, i datori di lavoro dovrebbero valutarne il possibile impatto e consultare le autorità di regolamentazione della privacy e i consigli di lavoro.

Se i datori di lavoro del Texas considerano attentamente le leggi federali e statali e attuano politiche di monitoraggio ben definite e trasparenti, il software di monitoraggio dei dipendenti diventerà il loro potente alleato per aumentare la produttività e la sicurezza dell'azienda.