Monitoraggio dei dipendenti: Come identificare i fannulloni senza farsi notare

Molti dirigenti decidono prima o poi di introdurre un sistema di monitoraggio dei dipendenti nella loro azienda. Tuttavia, il fatto che in ufficio sia installato un sistema di monitoraggio non deve essere nascosto ai dipendenti, per evitare conflitti.

In questo articolo esaminiamo: come organizzare il monitoraggio dei dipendenti, quale sistema di monitoraggio dell'orario di lavoro è più efficace. Il monitoraggio dei dipendenti è ampiamente utilizzato dai manager che desiderano tenere tutto sotto controllo. Le moderne apparecchiature tecniche consentono di ascoltare qualsiasi conversazione, di visionare i locali e di catturare il traffico di rete su qualsiasi canale.

L'unica questione è l'adeguatezza dei costi: il sistema di monitoraggio dei dipendenti deve essere adeguato al compito. Come implementarlo con un budget minimo? Quando si decide di utilizzare un sistema di monitoraggio dei dipendenti, è necessario innanzitutto non nasconderne l'esistenza al personale. Fate in modo che ogni dipendente ne sia a conoscenza.

Questo, in primo luogo, vi fornirà la base legale per questo tipo di monitoraggio e, nella maggior parte dei casi, renderà i risultati legittimi. (In molti paesi nemmeno gli investigatori privati possono farlo. Solo le forze dell'ordine hanno il diritto di condurre una sorveglianza segreta, e anche loro hanno bisogno di un permesso per farlo). In secondo luogo, in questo modo è possibile ridurre significativamente i costi della sicurezza. Ricordiamoci che l'obiettivo di ogni sicurezza è prevenire i crimini e creare difficoltà a commetterne, il che significa che nascondere l'installazione di videosorveglianza e audio non solo è inutile, ma anche controproducente.

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

In teoria, in questo caso è possibile risparmiare sul costo delle telecamere e appendere solo quelle finte. Anche se c'è una fregatura: le imitazioni a basso costo funzionano bene per i clienti delle aree pubbliche come i supermercati. Chi è più o meno esperto in materia, capirà facilmente che le telecamere non sono vere. Non ci sono lenti, e si vede: l'obiettivo non abbaglia. Inoltre, i dipendenti di solito comunicano tra loro, comprese le guardie, che di solito sono consapevoli della mancanza di sorveglianza.

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

Allo stesso tempo, nei regolamenti interni si dovrebbe riflettere la presenza di un sistema di monitoraggio specifico (ad esempio, videosorveglianza, monitoraggio del traffico Internet, monitoraggio della posta elettronica) per giustificare la necessità della sua implementazione. Allo stesso tempo, dovete considerare che se l'avvertimento sulle registrazioni delle chiamate in ufficio o sulla videosorveglianza rende questi tipi di monitoraggio legittimi nella maggior parte dei casi, il monitoraggio della posta elettronica e della corrispondenza è diverso.

Da un lato, la comunicazione tramite posta elettronica aziendale, in teoria, non può essere privata. D'altra parte, la corrispondenza coinvolge due persone e una di esse, in primo luogo, potrebbe non essere avvertita del monitoraggio e, in secondo luogo, potrebbe non essere un vostro dipendente, per cui non avete il diritto di vedere la sua posta elettronica. Da un punto di vista legale questo tipo di monitoraggio è illegale. È inoltre inappropriato controllare la corrispondenza che passa attraverso l'account personale di un dipendente (Skype, ICQ, ecc.). Pertanto, a volte è opportuno ridurre il numero di canali con informazioni personali: ad esempio, vietando l'uso di Skype e ICQ durante l'orario di lavoro. D'altra parte, se un dipendente utilizza, ad esempio, un tablet con connessione 3G, può comunicare al di fuori della rete aziendale. Intercettare il traffico di tutti i dispositivi elettronici presenti in ufficio, comprese le conversazioni sui telefoni cellulari, è teoricamente possibile, ma in pratica è molto costoso. Per la maggior parte delle aziende, l'installazione di tali sistemi non è pratica (senza contare che è illegale).

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

La visualizzazione di tutti i dati video e audio registrati, anche in modo selettivo, richiede molto tempo. Un metodo molto più efficace è l'approccio mirato ai dati, ovvero il monitoraggio di individui sui quali si nutrono sospetti o che hanno ricevuto informazioni da informatori. Ad esempio, in un'azienda è stato smascherato il responsabile del reparto vendite. Il direttore commerciale di questa organizzazione si è rivolto al Servizio di sicurezza con la richiesta di controllare questo dipendente: ogni giorno era presente in ufficio, ma lavorava male facendo chissà cosa.

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

Questo è stato il motivo del monitoraggio di entrambi, da cui è emerso in seguito che insieme hanno organizzato un'attività commerciale a margine dividendo i profitti al 50/50.

Helen Richards, CEO di VisConsulting Ltd. Spesso i dirigenti non si fidano dei loro subordinati e ricorrono al monitoraggio dei dipendenti. Ma l'eccessivo controllo del personale può talvolta provocare un contraccolpo: il desiderio di commettere atti illeciti, ma in modo molto furtivo, in modo che il sistema di monitoraggio non sia in grado di rilevarli. Questo è il primo rischio. Il secondo rischio è legato al fatto che il mercato del lavoro non è poi così ampio e le informazioni su questo tipo di monitoraggio in qualsiasi azienda si diffondono molto rapidamente (attraverso la creazione di liste nere e la diffusione di voci). I candidati più interessanti di solito rifiutano le offerte di tali aziende o accettano posizioni solo per uno stipendio molto alto.

Questo potrebbe far aumentare il turnover, che sicuramente influisce sulla qualità del lavoro. Pertanto, sono contrario a questo tipo di monitoraggio dei dipendenti. Per non dover ricorrere alla sorveglianza del personale, manager e subordinati devono costruire relazioni basate sulla fiducia e sul rispetto reciproco. Ciò può essere fatto selezionando inizialmente dipendenti con determinate caratteristiche personali e con una motivazione che coincida con i valori dell'azienda. I dirigenti, a loro volta, devono comunicare più spesso con i dipendenti, cogliere lo stato d'animo del team e aiutare a risolvere eventuali problemi legati al lavoro. Solo così i dipendenti non avranno più bisogno di fare nulla di nascosto.

La scelta dello strumento di monitoraggio dipende principalmente da chi si vuole monitorare. Per controllare, ad esempio, il personale di vendita, il personale di magazzino e i camerieri, l'opzione più appropriata è l'installazione della videosorveglianza. Ma è improbabile che sia efficace per il controllo del personale d'ufficio. Per loro è più efficace installare uno speciale programma informatico che raccolga informazioni sull'attività del computer del dipendente e registri le conversazioni telefoniche. Esaminiamo tutti i metodi in dettaglio. TVCC. In primo luogo, per impostare correttamente la videosorveglianza in un negozio, è necessario capire quante telecamere sono necessarie.

In genere, le telecamere vengono montate in prossimità dei prodotti che vengono rubati più di frequente e vicino alle corsie delle casse. In secondo luogo, è necessario determinare il tipo di telecamere. È meglio usare quelle colorate, perché sono più informative. Per i corridoi della merce saranno ottimali le telecamere a cupola. Hanno un aspetto estetico: piccolo e ordinato, con un obiettivo piccolo. Queste telecamere possono essere di due tipi: telecamere a lente fissa (angolo di visione di 90-100°) e telecamere varifocali. Nelle corsie vengono spesso installati set di più telecamere fisse. Per i magazzini, invece, sono più adatte le telecamere varifocali. Sopra i registratori di cassa è meglio installare telecamere con un angolo fisso chiaro e una risoluzione più elevata, che consentano di vedere le banconote e il display del cassiere. Monitoraggio delle conversazioni telefoniche.

La scelta di apparecchiature per la registrazione delle conversazioni dei telefoni fissi è piuttosto ampia: da dispositivi che possono coprire più linee telefoniche a dispositivi singoli per ogni telefono fisso. In alcuni reparti commerciali vengono monitorati anche i telefoni cellulari. Questo vale soprattutto per i dipendenti che lavorano a distanza o in viaggio d'affari: direttori commerciali, rappresentanti di vendita. In questo caso, sarebbe opportuno fornire ai dipendenti una connessione mobile gratuita. In questo modo l'azienda prenderà due piccioni con una fava: aumenterà la fidelizzazione e fornirà il monitoraggio. Monitoraggio dell'attività su Internet. Può essere effettuato in tempo reale. I cosiddetti agenti di monitoraggio consentono di sapere non solo cosa visualizzano i monitor dei dipendenti in quel momento, ma anche quali siti sono stati visitati, quali programmi sono stati utilizzati, quali informazioni sono state scaricate su unità esterne e consentono di leggere e salvare la corrispondenza online. Questi programmi vengono installati su più computer e tutte le informazioni ottenute vengono archiviate su un server.

Controllo delle aree non lavorative. Di norma, si tratta di sale fumatori, cucine e così via. In questi luoghi non è sempre conveniente installare telecamere. Sarebbe più conveniente installare microfoni nascosti o mini-registratori. Questi ultimi non richiedono un'installazione speciale, basta accenderli e nascondersi. Raccolta dati tramite informatori. Noteremo subito che l'80% delle informazioni che arrivano da loro sono puri pettegolezzi, ma, comunque, tutto dovrebbe essere controllato. Gli informatori si dividono solitamente in due categorie: i volontari e le reclute. I primi possono semplicemente fornire informazioni al Servizio di sicurezza solo per il gusto di farlo.

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

Brian Riley, cofondatore di PVTechnologies Inc. Molti dei nostri clienti ci chiedono di installare una sorveglianza nascosta nei loro uffici. Ad esempio, di montare la telecamera sul soffitto, di nasconderla negli elettrodomestici o nei sistemi di allarme. Tuttavia, un monitoraggio nascosto dei dipendenti è poco pratico. È molto più efficace stabilire un monitoraggio trasparente. Ecco un esempio.

Il cliente ci ha chiesto di installare la videosorveglianza in un negozio di alimentari, per aiutare a prevenire i furti ed eliminare le carenze sistematiche. Su richiesta del cliente, l'installazione è avvenuta di giorno, di fronte ai dipendenti. Sono state installate due telecamere in strada (per vedere gli ingressi del negozio), una all'ingresso stesso (per registrare tutti i visitatori in entrata e in uscita), una telecamera posizionata vicino a ogni corsia di cassa (per controllare il registratore di cassa e il cambio di denaro), due telecamere per visualizzare l'area generale delle casse e i clienti che vi si avvicinano, quattro telecamere per registrare le corsie della merce e altre due nel magazzino.

È stata presa in considerazione anche la richiesta del cliente di rivedere le registrazioni a distanza (in oggetti come questo viene solitamente installato un sistema di 8-16 telecamere). Una collocazione così attenta e ponderata delle telecamere ha dato i suoi risultati: in una settimana sono stati eliminati i furti e gli ammanchi nel negozio. Il personale non ha potuto fare nulla di spregiudicato, per paura di essere scoperto.