Caso di studio: il ruolo di CleverControl nel migliorare la collaborazione tra team remoti
Le aziende moderne prosperano grazie all'agilità e, per il cliente di CleverControl, una piccola azienda di sviluppo software con sede negli Stati Uniti, ciò ha significato passare a un modello di lavoro completamente da remoto. L'azienda impiegava 32 sviluppatori, tester e project manager distribuiti su diversi fusi orari, quindi tale flessibilità si è rivelata un vantaggio. Ma nella pratica, le cose non funzionavano così bene come sembrava.
Il team aveva gli strumenti consueti: Jira per le attività, una chat interna per la messaggistica e altri ancora. Ma mancava qualcosa. I responsabili di progetto avevano solo una vaga conoscenza del processo di lavoro. Chi era bloccato su cosa? Perché alcuni sprint erano in ritardo? E perché alcuni membri del team sembravano sovraccarichi mentre altri avevano tempi morti?
Non si trattava di pigrizia, ma di invisibilità. È stato qui che CleverControl ha giocato il suo ruolo. Non era destinato a controllare il team, ma a verificare finalmente come veniva svolto il lavoro e a migliorare la collaborazione tra team remoti.
Trasparenza prima di tutto
L'implementazione di un software di monitoraggio può rivelarsi controproducente se si ha l'impressione di spiare. Quindi, invece di agire di nascosto, i dirigenti dell'azienda hanno avuto un dialogo aperto con il team.
"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."
La direzione ha specificato quali dati sarebbero stati raccolti: utilizzo delle app, tempo trascorso sugli strumenti di lavoro, screenshot periodici e periodi di attività/inattività. Ha anche chiarito: nessuna registrazione delle battute sulla tastiera e nessun tracciamento nascosto. E, soprattutto, i dipendenti potevano anche visualizzare i propri dati.
Quella trasparenza ha cambiato le carte in tavola. Invece di diffidenza, hanno ottenuto accettazione.
Cosa hanno rivelato i dati
Una volta che i dati hanno iniziato a fluire, non ci è voluto molto per individuare schemi che prima erano invisibili.
La comunicazione girava a vuoto
L'azienda dava per scontato che il messenger interno fosse il punto di riferimento per tutto ciò che riguardava i progetti, ma si è scoperto che molti aggiornamenti delle attività venivano ancora effettuati via email. Peggio ancora, i project manager passavano continuamente da Jira all'email, perdendo aggiornamenti e duplicando il lavoro. Di conseguenza, la collaborazione tra team remoti era inefficiente e rallentata.
La soluzione: il management ha stabilito una regola chiara: tutte le comunicazioni relative alle attività vengono gestite tramite Jira. Il messenger interno è dedicato a domande rapide e aggiornamenti del team. Semplice, ma ha ridotto il rumore e reso i passaggi di consegne più fluidi.
Gli strumenti venivano sprecati (e mal distribuiti)
Alcuni team avevano licenze per costosi strumenti di sviluppo che usavano pochissimo, mentre altri aspettavano settimane per accedervi. Il ruolo di CleverControl era raccogliere report sull'utilizzo di app e siti web. Non si trattava di budget, ma di visibilità.
La soluzione: con i report di utilizzo di CleverControl, l'IT poteva vedere chi aveva effettivamente bisogno di cosa. Le licenze venivano riassegnate in base all'utilizzo effettivo, non a supposizioni.
Gli sviluppatori senior stavano facendo lavori junior
I dati hanno mostrato che i migliori sviluppatori trascorrevano ore a rispondere alle domande di supporto di routine, tempo che avrebbero dovuto dedicare a complesse revisioni di architetture e codici.
La soluzione: hanno creato un ruolo di supporto a rotazione per i membri junior del team. Questo ha liberato il lavoro degli sviluppatori senior e ha permesso ai junior di acquisire esperienza pratica. Tutti sono cresciuti, la collaborazione tra team remoti è migliorata e i progetti sono stati sviluppati più velocemente.
Le migliori pratiche erano nascoste in bella vista
Un team ha sempre consegnato in anticipo rispetto ai tempi previsti. Analizzando i dati, hanno scoperto che questi team ad alte prestazioni utilizzavano una serie specifica di documenti interni e risorse di terze parti più di altri.
La soluzione: non hanno tenuto per sé quella conoscenza. Hanno aggiornato il wiki interno, hanno tenuto alcune brevi sessioni di formazione e hanno condiviso il playbook con tutta l'azienda. Improvvisamente, le best practice sono diventate prassi comune.
Il vero impatto: oltre la produttività
I progetti hanno iniziato a procedere più velocemente e la pianificazione delle risorse è diventata più efficace. Ma i vantaggi più profondi sono stati quelli culturali:
La comunicazione è diventata più chiara: meno aggiornamenti persi, meno frustrazione.
Il carico di lavoro è apparso più equo: i manager hanno potuto individuare gli squilibri prima che si verificasse il burnout.
La collaborazione tra team remoti è diventata più intenzionale: osservando il flusso del lavoro, hanno potuto plasmarlo.
Il morale del team è migliorato: i membri si sono sentiti supportati, non osservati.
Il ruolo di CleverControl è stato significativo. Pur non sostituendo gli strumenti esistenti, li ha migliorati. Ha fornito all'azienda la visione necessaria per smettere di tirare a indovinare e iniziare a ottimizzare, non controllando le persone, ma comprendendone il flusso di lavoro.
Per un software di team building da remoto per clienti in tutto il mondo, questa chiarezza non era solo un vantaggio. Faceva la differenza tra sopravvivere al lavoro da remoto e prosperare davvero.