Come CleverControl ha contribuito ad aumentare la produttività di un'azienda tecnologica

Come CleverControl ha contribuito ad aumentare la produttività di un'azienda tecnologica

Furto di tempo, mancanza di responsabilità, modelli di lavoro inefficaci e compensazione per i colleghi più pigri sono solo alcuni dei problemi di produttività che affliggono gli spazi di lavoro moderni. Ma cosa succederebbe se fosse possibile ottenere informazioni in tempo reale sull'attività dei dipendenti, identificare o addirittura prevenire questi problemi in tempo e aumentare la produttività del team? In questo caso di studio di CleverControl, analizzeremo come un'azienda tecnologica ha combattuto queste sfide e incrementato la produttività grazie al software di monitoraggio dei dipendenti.

La sfida

Il nostro cliente è una società di sviluppo software di medie dimensioni in rapida crescita con 47 dipendenti. L'azienda è specializzata nella creazione di soluzioni software personalizzate, tra cui applicazioni mobili, piattaforme aziendali interne e sistemi CRM per piccole e medie imprese. L'azienda è nata come una piccola startup e all'inizio si è affidata alla visibilità diretta come metodo principale per la gestione delle presenze e delle prestazioni. Con l'aumento del personale, il responsabile dell'organizzazione non poteva controllare direttamente tutti i dipendenti e i processi.

L'azienda ha dovuto affrontare problemi di tracciamento dei tempi di lavoro, di misurazione della produttività e di visibilità dei progetti. I metodi tradizionali di rilevazione del tempo erano inaffidabili. I dipendenti spesso dimenticavano di compilare i fogli di presenza in tempo e, di conseguenza, fornivano dati imprecisi e approssimativi. Inoltre, il responsabile ha persino scoperto diversi casi di furto di tempo.

L'osservazione dei processi di lavoro attraverso la supervisione e le regolari riunioni di squadra e individuali richiedeva molto tempo, era soggettiva e imprecisa. La mancanza di dati affidabili ha ostacolato l'accuratezza delle stime del progetto e ha reso difficile l'identificazione delle attività che richiedono tempo.

Il team non rispettava le scadenze: circa il 15% dei progetti superava le scadenze originarie, con conseguente insoddisfazione dei clienti e danni alla reputazione dell'azienda. Era difficile individuare le vere ragioni degli insuccessi: cattiva gestione, processi inefficienti o improduttività personale. Ogni dipendente forniva una prospettiva diversa sul problema.

Inoltre, il responsabile non aveva modo di monitorare direttamente i 12 membri remoti del team e non poteva fare affidamento solo sui loro rapporti. Voleva una maggiore visibilità in tempo reale per identificare i problemi sul posto e fornire un feedback tempestivo.

Infine, il responsabile ha cercato un modo per dedicare meno tempo al monitoraggio della produttività e ottenere risultati più oggettivi.

La soluzione

Per risolvere questi problemi, l'azienda ha deciso di provare un software di monitoraggio dei dipendenti e ha scelto CleverControl. CleverControl tracciava automaticamente l'inizio e la fine della giornata lavorativa, consentendo all'azienda di eliminare completamente i fogli di presenza. I rapporti di monitoraggio includevano anche i periodi attivi e inattivi durante la giornata, che potevano rivelare i fannulloni abituali.

La funzione Live Viewing di CleverControl ha fornito al responsabile dell'azienda la visibilità desiderata in tempo reale. Il responsabile poteva visualizzare lo schermo di qualsiasi dipendente e vedere in quale fase si trovava il lavoro durante la giornata lavorativa.

I rapporti dettagliati sulle attività e le statistiche sulle app e sui siti più utilizzati hanno permesso di analizzare il tempo effettivamente dedicato dai dipendenti alle attività lavorative e gli aspetti che potevano essere migliorati.

Il risultato

I primi risultati del monitoraggio non sono stati sorprendenti: la maggior parte dei membri del team ha mostrato alti livelli di produttività e impegno. L'aumento della produttività è stato causato dal monitoraggio stesso. Sapendo che tutte le loro azioni sono tracciate, i dipendenti erano meno propensi a dedicare tempo ad attività improduttive o non legate al lavoro.

Man mano che i dipendenti si abituavano al monitoraggio, tornavano gradualmente ai loro schemi di lavoro abituali. Il monitoraggio di questi schemi ha portato a risultati molto più interessanti. Con CleverControl, il responsabile ha rivelato diverse inefficienze, ad esempio:

  • Uno degli sviluppatori di software passava ore a documentare meticolosamente ogni piccola attività e a creare rapporti eccessivi. Sebbene la documentazione sia fondamentale nello sviluppo del software, il dipendente si stava controllando a tal punto da ostacolare i progressi effettivi.

  • Uno dei manager programmava numerose riunioni per ogni problema minore. Sebbene il suo scopo fosse quello di tenere aggiornato il team, la maggior parte di queste frequenti riunioni era improduttiva, richiedeva tempo e rovinava il flusso di lavoro della giornata per gli altri membri del team. I rapporti mostravano un aumento del 15% del tempo di inattività, della navigazione personale e delle attività meno produttive nei giorni in cui i membri del team dovevano partecipare a diverse riunioni di questo tipo.

Il monitoraggio ha anche aiutato l'azienda a scoprire le cause dell'abituale improduttività di alcuni dipendenti:

  • Uno degli specialisti IT era considerato un fannullone abituale, finché il manager non ha analizzato il suo rapporto di attività. È emerso che la dipendente trascorreva gran parte della sua giornata lavorativa aiutando i colleghi o completando i compiti che questi le delegavano. Naturalmente, non rispettava le scadenze e non riusciva a concentrarsi sulle sue responsabilità dirette.

  • L'AI Scoring di CleverControl ha individuato alcuni dipendenti remoti che svolgevano attività lavorative minime e dedicavano molto tempo alla navigazione personale.

  • Il responsabile delle pubbliche relazioni si è rivelato un vero e proprio "social butterfly". Il suo utilizzo dei messenger raggiungeva quasi il 40% della giornata lavorativa. Interrompeva spesso il lavoro dei colleghi con conversazioni o messaggi lunghi e irrilevanti, rendendo difficile la concentrazione e il completamento dei compiti.

L'identificazione di queste e altre inefficienze ha permesso all'azienda di lavorare per eliminarle e aumentare la produttività. Grazie a un'accurata tracciabilità dei tempi e a un monitoraggio in tempo reale, i manager hanno potuto valutare con maggiore precisione le scadenze dei progetti, ottenendo un maggior numero di progetti e attività consegnate in tempo. Inoltre, hanno potuto riallocare alcune risorse e dipendenti, assicurando che le persone giuste lavorassero ai compiti giusti al momento giusto.

L'azienda ha deciso di sfruttare la funzione di automonitoraggio. I dipendenti hanno potuto accedere ai rapporti sulle loro attività e analizzarli, il che ha aumentato la loro responsabilità e il loro impegno del 7%.

Come risultato del monitoraggio, la consegna puntuale del progetto ha raggiunto il 96% nei primi sei mesi di implementazione. La direzione ha tagliato le riunioni non necessarie, lasciando solo i check-in settimanali e mensili.

In generale, l'azienda ha registrato un aumento della produttività dell'11% nei sei mesi successivi all'implementazione.

Conclusione

Il monitoraggio dei dipendenti ha aiutato l'azienda a trasformare il suo approccio alla gestione del lavoro. "Prima di CleverControl, volavamo alla cieca", dice il responsabile dell'azienda, "ci affidavamo molto alle sensazioni e alle valutazioni soggettive. Grazie ai rapporti di monitoraggio e alle statistiche sulle attività, ora vediamo un quadro più chiaro e possiamo prendere decisioni informate".

Questo caso di studio di CleverControl dimostra che il software ha aiutato l'azienda a migliorare i processi di lavoro e a promuovere una cultura di trasparenza e responsabilità.

Volete saperne di più su CleverControl? Visitate il sito pagina del prodotto o contattateci.

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