Leggi sulla privacy dell'Illinois e software di monitoraggio dei dipendenti: cosa dovrebbero sapere i datori di lavoro

La tendenza al monitoraggio dei dipendenti cresce di pari passo con quella del lavoro da remoto e ibrido. In effetti, questi strumenti sono vantaggiosi per le aziende sotto molti aspetti: aiutano a monitorare la produttività in modo oggettivo, a ridurre i rischi per la sicurezza, a monitorare il tempo di lavoro e molto altro. Tuttavia, l'implementazione di un software di monitoraggio richiede un'attenta preparazione. Uno degli aspetti chiave in questo caso è la privacy dei dipendenti e il rispetto delle normative applicabili. Queste normative non sono universali: variano non solo da paese a paese, ma anche da stato a stato all'interno di uno stesso paese. Oggi esploreremo le normative che i datori di lavoro dell'Illinois devono rispettare e come non violare i diritti dei dipendenti con il monitoraggio.

Disclaimer: Questo articolo fornisce solo informazioni generali e non può essere utilizzato come istruzione legale.

Come altri stati degli Stati Uniti, l'Illinois rispetta le leggi federali e ha le proprie normative in materia di privacy. Sebbene siano di carattere generale e non specifiche per il monitoraggio dei dipendenti, le aziende devono comunque interpretarle per le proprie pratiche di tracciamento e rispettarle.

A livello federale, esiste l'Electronic Communications Privacy Act (ECPA). Esso tutela la riservatezza delle comunicazioni via cavo, orali ed elettroniche durante la loro esecuzione, trasmissione e archiviazione. Intepretandolo come strumento di monitoraggio dei dipendenti, possiamo affermare che ai datori di lavoro è vietato intercettare o monitorare intenzionalmente le comunicazioni dei dipendenti senza autorizzazione.

Ci sono due grandi eccezioni:

1. Le aziende possono monitorare i propri dipendenti nel normale svolgimento delle attività e per legittime ragioni aziendali, come il controllo della produttività o la protezione di beni di valore.
2. I datori di lavoro possono monitorare le comunicazioni se i dipendenti danno il loro consenso. Spesso ciò avviene tramite apposite policy o manuali per i dipendenti.

Grazie all'ECPA, i datori di lavoro possono anche monitorare le comunicazioni su reti e dispositivi aziendali, dove i dipendenti hanno generalmente aspettative ridotte in termini di privacy.

Ma i dipendenti possono pretendere la privacy sul posto di lavoro? Sì. Il dipendente non perde tutti i diritti alla privacy entrando in ufficio o accedendo a una rete aziendale. Ad esempio, la privacy dei dipendenti è comunque tutelata in alcune aree, come i bagni e gli spogliatoi, perché lì i dipendenti mantengono una ragionevole aspettativa di privacy.

Oltre all'ECPA, l'Illinois ha introdotto le proprie normative sulla privacy a cui i datori di lavoro devono conformarsi: il Right to Privacy in the Workplace Act (IRPWA), l'Illinois Eavesdropping Act (Wiretap Act) e il Biometric Information Privacy Act (BIPA).

Il Right to Privacy in the Workplace Act e le sue modifiche costituiscono il principale quadro normativo che regola le modalità con cui i datori di lavoro possono monitorare i dipendenti. Ecco i punti chiave di tale regolamento:

1. I datori di lavoro sono tenuti a informare per iscritto i dipendenti di qualsiasi forma di monitoraggio elettronico. La comunicazione deve essere effettuata al momento dell'assunzione o prima dell'inizio del monitoraggio.
2. Le aziende possono monitorare i dipendenti senza preavviso solo quando ritengono che siano coinvolti in attività illegali e il monitoraggio può fornire prove di tali attività.
3. I datori di lavoro non possono richiedere ai dipendenti o ai candidati di fornire nomi utente, password o altre informazioni relative agli account personali online.
4. I datori di lavoro non possono obbligare i dipendenti ad accettare amicizie, a seguire richieste o a richiedere l'accesso a contenuti privati ​​sui social media. Tuttavia, possono visualizzare post pubblici o ottenere informazioni già disponibili pubblicamente.
5. L'IRPWA tutela i dipendenti da discriminazioni basate sullo stile di vita. Hanno il diritto di svolgere attività lecite al di fuori del lavoro, ad esempio consumare alcol o tabacco, e i dipendenti non possono rifiutarsi di assumerli, licenziarli o disciplinarli per tali attività.

Secondo l'Illinois Eavesdropping Act, è illegale registrare conversazioni private senza il consenso di tutte le parti. Registrarle segretamente sul posto di lavoro può essere un reato grave.

Il BIPA è una delle leggi sulla privacy più severe negli Stati Uniti. In base a essa, i datori di lavoro devono ottenere il consenso scritto dei dipendenti prima di raccogliere o utilizzare i loro dati biometrici, ad esempio scansioni facciali o impronte digitali. Questi dati non possono essere venduti o divulgati. I datori di lavoro devono disporre di una politica sulla conservazione e la distruzione dei dati biometrici, che deve essere resa pubblica.

Riassumendo, il tema ricorrente della legislazione dell'Illinois è il consenso esplicito e la notifica.

Trovare un equilibrio tra le esigenze aziendali e i diritti dei dipendenti può sembrare difficile, ma è assolutamente possibile se si seguono i principi dell'etica e del rispetto della legge.

Il primo passo è la creazione di una policy di monitoraggio. Questa policy dovrebbe descrivere i metodi di tracciamento utilizzati, l'ambito dei dati raccolti, il periodo di conservazione e chi vi ha accesso. Ma non è tutto. Poiché numerose normative tutelano le attività e le conversazioni private, vale la pena specificare quali attività sul posto di lavoro sono considerate private. Lo stesso vale per i social media, poiché potrebbe non essere sempre chiaro se il dipendente utilizza un account come individuo o come rappresentante aziendale.

Ogni dipendente è tenuto a leggere e accettare la presente politica al momento dell'assunzione o prima dell'inizio del monitoraggio. Inoltre, la presente politica deve essere sempre a disposizione del personale.

Prima di iniziare a monitorare qualsiasi attività, è necessario ottenere il consenso scritto dei dipendenti. È possibile farlo in forma cartacea o elettronica.

Inoltre, è possibile affiggere avvisi ben visibili sul monitoraggio in tutto l'ufficio.

Non effettuare il monitoraggio in aree in cui i dipendenti hanno una ragionevole aspettativa di privacy o in cui i loro dispositivi e account personali siano tutelati.

Tieni traccia solo delle attività direttamente correlate a scopi aziendali. Ad esempio, se stai cercando di eliminare i ritardi e monitorare le ore di lavoro in modo più accurato, monitorare ulteriormente la cronologia del browser (solo perché è possibile) potrebbe essere eccessivo.

Evitare una sorveglianza non necessaria o eccessivamente invadente e rivedere regolarmente le pratiche di monitoraggio per garantire che siano ancora necessarie e proporzionate.

Assicuratevi che i dati raccolti siano archiviati in modo sicuro e accessibili solo al personale autorizzato. Sviluppate policy chiare per la conservazione e la distruzione dei dati. Per garantire la trasparenza, è fondamentale utilizzare percorsi di controllo e documentare tutte le attività di monitoraggio.

La formazione aiuta a garantire che i dipendenti comprendano i propri diritti alla privacy, i limiti del monitoraggio legale, le politiche in vigore in azienda e la condotta accettabile sul posto di lavoro.

Implementare sistemi interni per monitorare la conformità e rispondere tempestivamente a violazioni o problematiche. Rivedere regolarmente le policy di monitoraggio ed effettuare valutazioni d'impatto sulla privacy, soprattutto in caso di modifiche alle normative sulla privacy applicabili.

Le leggi sono in continua evoluzione, quindi prendi l'abitudine di consultare regolarmente gli avvocati specializzati in diritto del lavoro per informarli sulle modifiche. In questo modo sarai sempre aggiornato e le tue pratiche di monitoraggio saranno conformi.

Trovare un equilibrio tra gli interessi aziendali e la tutela della privacy dei dipendenti può sembrare arduo, ma è assolutamente possibile. La conformità proattiva, supportata dalla trasparenza, non è semplicemente un requisito legale; è il fondamento per evitare potenziali controversie legali, promuovere una cultura di fiducia e, in definitiva, costruire un ambiente di lavoro più sicuro e produttivo.