5 segni che la vostra azienda ha bisogno di un software di monitoraggio dei dipendenti

Gli indicatori di performance in calo sono la prima e più naturale causa di preoccupazione quando non si tratta di un calo occasionale o stagionale. Se notate un calo costante delle prestazioni e della produttività complessiva della vostra azienda, è il momento di approfondire i seguenti fattori.

Guardate le cifre esatte. I vostri parametri abituali sono improvvisamente più difficili da raggiungere? Le vendite sono costantemente inferiori alle previsioni? Il numero di unità prodotte al giorno è in calo? Quando i principali indicatori di produttività sono in costante calo e le forze di mercato esterne non riescono a spiegarlo, è un segnale allarmante che qualcosa non va.

Il mancato rispetto delle scadenze è diventato una norma anziché un'eccezione? I progetti in costante ritardo rispetto alla tabella di marcia sono un problema serio. Le scadenze non rispettate incasinano i processi di lavoro quotidiani, causano sforamenti di budget, frustrano i clienti, riducono i ricavi e rovinano la vostra reputazione. Ritardi frequenti significano che ci sono inefficienze nei processi, una potenziale mancanza di responsabilità o problemi di gestione del tempo da parte dei dipendenti. Capire perché accade è il primo passo verso il miglioramento.

I dipendenti possono consegnare il lavoro in tempo, ma è solo metà dell'opera. Non si tratta solo di quanto viene fatto, ma anche di quanto viene fatto bene. Avete notato un picco di reclami da parte dei clienti? Il vostro team passa più tempo a rielaborare e a correggere errori? I controlli di qualità falliscono più spesso? Ciò potrebbe significare che il team perde la concentrazione o manca delle competenze essenziali per ottenere risultati migliori. Il software di monitoraggio dei dipendenti può aiutarvi a individuare il problema alla base della diminuzione della qualità del lavoro.

Avete difficoltà a determinare chi è responsabile di un compito mancato, di un errore o di un ritardo nel progetto? Le difficoltà nell'individuare le responsabilità possono derivare da flussi di lavoro poco chiari, ruoli poco definiti o mancanza di responsabilità per i contributi individuali.

Il monitoraggio dei dipendenti raccoglie dati approfonditi sull'attività lavorativa dei dipendenti: tempo attivo e inattivo, app e siti web più utilizzati, modelli di attività e potenziali distrazioni, come i social media. Analizzando questi dati, è possibile scoprire perché le prestazioni dei dipendenti sono in calo e come migliorarle.

L'aumento degli incidenti di sicurezza, come le frequenti infezioni da malware, gli attacchi di phishing andati a buon fine, le violazioni dei dati o l'accesso non autorizzato a informazioni aziendali sensibili, sono motivi per iniziare ad agire. Significano un punto debole nelle difese di sicurezza e spesso la vulnerabilità risiede nelle azioni non intenzionali o addirittura intenzionali dei dipendenti. Secondo recenti rapporti, ben 82% delle violazioni della sicurezza sono causati da errori umani. Il monitoraggio dei dipendenti può aiutare a ridurre questi rischi e a rilevare tempestivamente gli incidenti.

Il prossimo motivo per prendere in considerazione il monitoraggio dei dipendenti sono le normative come GDPR, HIPAA, PCI DSS o gli standard di conformità specifici del settore. Il mancato rispetto di questi standard può comportare multe salate e danni alla reputazione. La conformità spesso dipende dall'adesione dei dipendenti a procedure e protocolli specifici, soprattutto per quanto riguarda la gestione e la sicurezza dei dati. La mancanza di visibilità sulle operazioni quotidiane dei dipendenti aumenta notevolmente il rischio di incidenti dovuti a negligenza e cattiva condotta.

Infine, se il vantaggio competitivo della vostra azienda risiede in informazioni proprietarie, proprietà intellettuale o segreti commerciali, la protezione di questi beni è fondamentale. I dipendenti che hanno un accesso privilegiato a dati sensibili possono farli trapelare sia involontariamente che intenzionalmente.

Il software di monitoraggio dei dipendenti vi permette di vedere le attività dei dipendenti, grazie alle quali potete garantire la loro conformità alle politiche di sicurezza e alle normative vigenti.

I software con funzionalità di Data Loss Prevention (DLP) possono rilevare comportamenti non sicuri o inappropriati dei dipendenti e avvisare il manager o uno specialista della sicurezza. Inoltre, i dati raccolti dai programmi di monitoraggio possono costituire una prova nelle indagini interne in caso di incidente.

Un ambiente di lavoro sicuro, confortevole, amichevole e rispettoso è fondamentale per la produttività dei dipendenti. Le violazioni della condotta in ufficio creano un'atmosfera ostile, riducono il morale e l'impegno dei dipendenti e contribuiscono ad aumentare il turnover. Nel peggiore dei casi, questi comportamenti possono addirittura esporre l'azienda a notevoli responsabilità legali e danni alla reputazione. Notate i seguenti segnali preoccupanti? Un'indagine responsabile che preveda il monitoraggio dei dipendenti può essere la soluzione.

Il primo campanello d'allarme è rappresentato dalle segnalazioni di molestie e discriminazioni, formali o informali. Ignorare tali denunce non solo sarà dannoso per la vittima di tali comportamenti, ma porterà anche a un'atmosfera tossica in ufficio.

Un altro segnale preoccupante da tenere d'occhio è la violazione del codice di condotta o etico dell'azienda. Queste possono includere l'uso eccessivo del tempo a disposizione dell'azienda per attività non lavorative, l'uso improprio delle risorse aziendali per guadagni personali, il comportamento inappropriato online utilizzando reti o dispositivi aziendali o la violazione di accordi di riservatezza.

Infine, i dipendenti possono utilizzare le risorse aziendali per diffamare o calunniare qualcuno o qualcosa online, accedere a risorse piratate violando così il copyright o compiere altre azioni che possono portare a perdite finanziarie e conseguenze legali. Se queste azioni non vengono controllate, possono portare a costose cause legali, sanzioni normative e danni significativi alla reputazione.

Nei casi di molestie, discriminazione o bullismo, il monitoraggio delle comunicazioni dei dipendenti - con un'adeguata consulenza legale e la notifica ai dipendenti - può fornire le prove necessarie per le indagini interne.

Il software di monitoraggio può creare registri dettagliati delle attività dei dipendenti, compreso l'utilizzo delle applicazioni e l'accesso ai file. Questi registri possono fornire una traccia verificabile per comprendere le azioni dei dipendenti e determinare se sono state violate le politiche aziendali.

Se vi capita spesso di chiedervi come scorre effettivamente il lavoro e perché si verificano colli di bottiglia all'improvviso, potreste aver bisogno di un software di monitoraggio. Chiedetevi:

1. Mi sto affidando a congetture invece che a dati concreti per capire il nostro flusso operativo?
2. Alcuni processi specifici sono costantemente lenti, inefficienti e afflitti da ritardi?
3. Alcune attività diventano ripetutamente dei punti morti nei nostri flussi di lavoro, rallentando interi progetti o la produzione del reparto?
4. Ho bisogno di dati oggettivi per comprendere i nostri flussi di lavoro attuali prima di implementare le modifiche ai processi? Come posso misurare l'impatto di tali modifiche?

Quando i manager non hanno una chiara visibilità dei processi di lavoro, non possono pianificare in modo efficiente il calendario e il budget del progetto, ottimizzare i flussi di lavoro e prevedere i potenziali intoppi.

Il software di monitoraggio dei dipendenti produce rapporti dettagliati sull'utilizzo delle app da parte dei dipendenti, sull'avanzamento dei compiti e sul tempo dedicato a ciascun incarico. Questi rapporti sono dati oggettivi e quantificabili sui flussi di lavoro attuali. Analizzandoli, i manager possono vedere come viene svolto il lavoro nella pratica e valutare la produttività individuale e del team. Possono rivelare aree di miglioramento e automazione, eliminare passaggi ridondanti e riorganizzare i flussi di lavoro per renderli più efficienti e veloci.

Una volta implementati i miglioramenti, i dati di monitoraggio possono essere utilizzati per misurare l'impatto effettivo di queste modifiche sull'efficienza del flusso di lavoro. Questo ciclo guidato dai dati può diventare la base per un miglioramento e un perfezionamento continui.

Il successo dell'azienda è alimentato da dipendenti impegnati e motivati. Ma cosa succede se la scintilla si spegne? Potreste osservare tendenze preoccupanti come la diminuzione dell'impegno, l'assenteismo e l'aumento del tasso di turnover. Ecco altri sintomi allarmanti:

1. un notevole calo di entusiasmo
2. diminuzione della proattività
3. i dipendenti sembrano meno investiti nel loro lavoro e nel successo dell'azienda
4. minore partecipazione alle attività e alle riunioni del team
5. sensazione generale di apatia o negatività.

Questi segnali possono segnalare problemi più profondi e sottostanti all'interno dell'organizzazione. È necessario indagare sullo stato di salute della cultura del luogo di lavoro e sul benessere dei dipendenti, e un attento monitoraggio dei dipendenti può essere uno strumento utile per la ricerca.

Un software di monitoraggio con tracciamento automatico delle presenze può rivelare i suddetti segnali di preoccupazione, spesso prima di quanto possa fare un manager, e invitare a scavare più a fondo. Inoltre, può aiutare a misurare l'efficacia degli sforzi compiuti per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Tuttavia, per coinvolgere e motivare i dipendenti sono necessari altri metodi, come premi e bonus, opportunità di sviluppo e crescita e altro.

Il riconoscimento tempestivo dei cinque segnali di allarme - crollo della produttività, sicurezza, comportamenti non etici, punti ciechi operativi e diminuzione del coinvolgimento - è fondamentale e il monitoraggio dei dipendenti può aiutare a rilevarli e a scoprire le ragioni di questi problemi. Se state sperimentando questi segnali, scoprite come Il software di monitoraggio CleverControl può aiutarvi. Ma ricordate di dare priorità a un'implementazione etica e trasparente.