5 errori nella corrispondenza commerciale

La comunicazione via e-mail è diventata una parte essenziale del nostro lavoro, per questo le e-mail devono essere scritte correttamente. Business Insider ha raccontato gli errori dei dipendenti nella corrispondenza aziendale.

Niente di più ovvio. Eppure le persone continuano a commettere questo errore. È sempre possibile scusarsi con la persona a cui si è inviata un'e-mail sbagliata, ma questa rimarrà comunque con una brutta sensazione.

Quindi, prima di inviare un'e-mail, controllate l'indirizzo e il nome del destinatario: "Cara Debra Kelly,...". Leggete il nome ad alta voce: vi aiuterà a concentrarvi e a non commettere errori.

L'espressione ben nota tra i giornalisti "seppellire la traccia" significa nascondere il punto principale in profondità nella lettera. Così in profondità da essere difficile da trovare. È un errore comunemente riscontrato nella corrispondenza commerciale. Per evitarlo, chiedetevi: "Che cosa voglio dire?". E rispondete molto rapidamente. Una lettera di questo tipo - chiara, breve e diretta - è attesa dai vostri colleghi.

"Vi scrivo per discutere della collaborazione tra le nostre aziende prima dell'inizio del quarto trimestre".

Se non si espone il punto principale all'inizio della lettera, ma si arriva al nocciolo della questione in modo lungo e scorrevole, il destinatario non capirà qual è lo scopo della lettera. Scrivete in modo semplice ed evitate inutili sproloqui nei testi.

Questo è un classico fallimento della corrispondenza commerciale. Il gergo aziendale, chiaro per voi e per i vostri colleghi, può lasciare perplessi i vostri partner e i colleghi di altri reparti.

"Incontriamoci al CO nell'aula 200 alle 18.30. Sì, e non dimenticate di portare il compito, abbiamo il "codice verde" dopo le 17".

Di cosa parla la lettera? Guardate l'elenco dei destinatari della vostra lettera e chiedetevi: sanno tutti cos'è il CO? Sono tutti a conoscenza del "codice verde"? Se così non fosse, chiarite questi termini.

"Incontriamoci all'ufficio centrale, nella stanza 200 alle 18.30. Sì, e non dimenticate il compito, abbiamo il "codice verde" dopo le 17.00. Per chi non lo sapesse, il "codice verde" significa che dovete essere completamente preparati alla riunione".

Vedi? Ora la lettera è molto più bella.

Molto spesso, nella fretta di tutti i giorni, leggiamo velocemente la lettera di qualcuno, rispondiamo nella nostra mente e dimentichiamo di pubblicare la risposta. Questo è inaccettabile. È necessario rispondere alle lettere dei colleghi. La vostra risposta può influenzare l'intero flusso di lavoro.

Ricordate che nell'era di Twitter e Facebook nessuno ama leggere messaggi più lunghi di due frasi. Ecco perché i paragrafi lunghi nella corrispondenza commerciale vengono solo sfogliati, ma non letti con attenzione. Spezzate i paragrafi lunghi e rendeteli comodi da leggere.