Ma a munka nagy része számítógépen zajlik, ezért a vezetők is itt keresik a választ, ha meg akarják érteni, mire megy el a munkaidő, biztonságban vannak-e az adatok, vagy miért csúszik folyton egy projekt. A megfigyelő szoftver megadhatja ezeket a válaszokat – de új problémákat is okozhat, ha világos cél, szabályzat és a csapattal folytatott őszinte beszélgetés nélkül vezetik be.
Ez az útmutató bemutatja, mit lehet nyomon követni a céges számítógépeken, mit vár el a jog Magyarországon és az EU-ban, valamint egy hatlépéses folyamatot, amellyel úgy vezetheti be a megfigyelést, hogy a munkavállalók megértsék és elfogadják.
Mit lehet megfigyelni egy munkahelyi számítógépen?
A megfigyelő eszközök nagyon eltérő típusú adatokat gyűjtenek. Minél részletesebb az adat, annál erősebb indok kell a gyűjtéséhez.
| Mit figyel | Mit mutat | Jellemző felhasználás | Hatás a magánszférára |
|---|---|---|---|
| Munkaidő, aktív és inaktív idő | Mikor kezdenek, fejeznek be és tartanak szünetet a munkatársak | Jelenlét, munkaidő-nyilvántartás, munkaterhelés | Alacsony |
| Alkalmazások és weboldalak | Mely programokat és oldalakat használják, és mennyi ideig | Termelékenységi trendek, szoftverlicencek | Közepes |
| Képernyőképek | Pillanatfelvételek a képernyőről meghatározott időközönként | A folyamatban lévő munka ellenőrzése, viták rendezése | Magas |
| Élő képernyőnézet és képernyőrögzítés | A képernyő valós időben vagy videón | Betanítás, támogatás, vizsgálatok | Magas |
| Billentyűleütések | Minden begépelt szöveg, a magánüzeneteket is beleértve | Biztonsági vizsgálatokon kívül ritkán indokolt | Nagyon magas |
| Fájlok, USB és e-mail (DLP) | A cégből kikerülő adatok | A bizalmas információk védelme | Közepestől magasig |
Jogszerű-e a munkavállalók számítógépeinek megfigyelése?
A legtöbb országban igen – céges eszközökön, jogos üzleti célból és a csapat tájékoztatása mellett. A részletek országonként eltérnek.
- A munkavállalók saját eszközeinek vagy személyes fiókjainak megfigyelését egyértelmű megállapodás nélkül
- A „biztos, ami biztos” alapon végzett titkos megfigyelést
- A kitűzött célhoz szükségesnél több adat gyűjtését, például billentyűleütések rögzítését munkaidő-nyilvántartási célra
- A felvételek korlátlan ideig tartó megőrzését, vagy azt, hogy bárki hozzáférhessen
Ez a szakasz általános áttekintést nyújt, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A szabályok változhatnak, ezért az Önre vonatkozó aktuális követelményeket egyeztesse szakértő ügyvéddel.
A munkavállalók számítógépes megfigyelése 6 lépésben
1. Döntse el, milyen problémát akar megoldani
A „lássuk, mit csinálnak egész nap” nem cél. Az viszont már az, hogy „értsük meg, miért tart tovább délután az ügyfélbejelentések megoldása”, vagy hogy „ne kerülhessenek ki ügyféladatok USB-meghajtón”. A világos cél megmutatja, mit kell nyomon követni – és mit nem.
2. Ellenőrizze a munkavégzés helyén irányadó szabályokat
Kiindulópontnak használja a fenti áttekintést: Magyarországon az Mt., a GDPR és a NAIH tájékoztatója adja a keretet. A külföldről távmunkában dolgozó munkatársakra a munkavégzés helyének szabályai is vonatkozhatnak, amelyek eltérhetnek a székhely szerinti szabályoktól.
3. Készítsen megfigyelési szabályzatot
Legyen rövid és konkrét:
4. Tájékoztassa a csapatot, mielőtt elkezdi
Az Mt. előzetes írásbeli tájékoztatást ír elő, ezért a szabályzatot írásban ossza meg, dokumentálja, hogy a munkavállalók megkapták, az indokokat pedig személyesen is magyarázza el. A munkatársak sokkal könnyebben elfogadják a megfigyelést, ha ismerik a határait. Gyakorlati tippek: hogyan tájékoztassa a munkavállalókat a megfigyelésről.
5. Kezdje a legkevésbé beavatkozó beállítással
Induljon a munkaidővel, az aktív idővel, valamint az alkalmazás- és weboldalkategóriákkal – a NAIH is a magánszférát legkevésbé korlátozó módszert várja el. Képernyőképeket vagy képernyőrögzítést csak olyan munkakörökben vagy helyzetekben kapcsoljon be, ahol meg tudja indokolni a szükségességét. Egy csapattal futtasson rövid próbaidőszakot, és a tapasztalatok alapján finomítson, mielőtt az egész cégre kiterjeszti.
6. Az adatokkal a folyamatokat javítsa, ne az embereket ellenőrizze
Először a csapatszintű trendeket nézze: túlterhelt munkakörök, a munkát lassító eszközök, a délutánt felemésztő értekezletek. Az egyéni adatokat négyszemközt beszélje meg, és adjon hozzáférést a munkavállalóknak a saját jelentéseikhez. A jobb munkaterheléshez vezető megfigyelés bizalmat épít; a csak lebuktatásra használt megfigyelés lerombolja azt.
Hogyan válasszon számítógép-megfigyelő szoftvert?
Olyan eszközt keressen, amely a céljához illik, ne azt, amelyiknek a leghosszabb a funkciólistája. A legtöbb kis- és középvállalkozás számára ezek az alapok:
CleverControl
Saját eszközünk a munkaidő- és jelenlétkövetést ötvözi a céges számítógépek használatára való világos rálátással – alkalmazások, weboldalak, aktív és inaktív idő, képernyőképek és élő képernyőnézet –, egyetlen webes irányítópulton, irodai, távoli és hibrid csapatok számára.
- Termelékenységkövetés és számítógépes aktivitás egy eszközben
- Weboldalak blokkolása és központi jelentések
- Eszközalapú árazás – praktikus közösen használt számítógépeknél
- Nincs beépített bérszámfejtés, számlázás vagy projektalapú elszámolás
- Az élő megfigyeléshez és a képernyőrögzítéshez Pro csomag kell
Árazás: a Standard csomag számítógépenként havi 5,30 USD-tól érhető el 12 hónapos előfizetéssel, öt számítógépre; 30 számítógéptől 20%, 100 számítógéptől 30% a kedvezmény. Tekintse meg az aktuális árakat.
További lehetőségek, amelyeket érdemes ismerni
Részletes, egymás melletti összehasonlításért olvassa el útmutatónkat a legjobb munkavállaló-megfigyelő szoftverekről, valamint kisvállalkozásoknak szóló ajánlásainkat.
Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni
A lényeg
Tájékoztassa írásban a munkavállalókat arról, mit és miért figyel, és ki látja az adatokat.
Gyűjtse a kérdés megválaszolásához szükséges legkevesebb adatot.
Használja az eredményeket a munkaterhelés és a folyamatok javítására, ne mikromenedzsmentre.
Ha többet szeretne tudni arról, hol húzódnak a határok, olvassa el cikkünket a munkavállalók megfigyelésének etikai határairól.
Kipróbálná? Töltse le a CleverControlt, és futtasson próbaidőszakot egy csapattal.
