Hogyan alakítsunk ki fegyelmezett távmunkát anélkül, hogy túl nagy nyomást helyeznénk a csapatra?

A távmunka elterjedtsége nőtt a következő területeken az elmúlt években. A legtöbb munkatárs már majdnem két éve dolgozik távolról, és mostanra már hozzászoktak ehhez. A távmunka bizonyos fokú lehetővé tétele előnyös. Az, hogy bárhonnan dolgozhatnak, hatalmas termelékenységnövelő.

De a fejlesztők képessége, hogy távolról dolgozva is meg tudják tartani ideális időbeosztásukat és önfegyelmüket, egyre csökken. Vállalkozása termelékenysége jelentősen szenvedni fog, hacsak nem fegyelmezi távmunkásait. Ezért ebben a cikkben elmagyarázom, hogyan segíthet a távmunkásoknak önfegyelmet kialakítani, hogy produktívak legyenek.

Ugorjunk rögtön bele.

Sok munkavállaló számára előnyös a távmunkával járó nagyobb önállóság, biztonság és termelékenység, de a hagyományos munkamorálból is veszítettek valamennyit. A munkavállalók már nem kelnek fel rendszeres időközönként, nem tartják meg az ebédszünetet, és egyébként sem tartják be a vezetőség által meghatározott normákat és eljárásokat. A mai munkavállalók délben kelnek, a munkanap folyamán lazán öltöznek, és akkor mennek be és ki, amikor nekik megfelel.

Ne feledje, hogy a fegyelmezés hagyományos formái nem működnek a mai távoli munkahelyeken. Ez azért van így, mert egy mesterséges korlát választja el a vezetést a munkatársaktól. A távolról dolgozó csapat státuszát nem mindig könnyű megállapítani.

Ennek eredményeképpen elengedhetetlen a távmenedzsment-csapat önfegyelemre való képzése, hogy otthonról dolgozva is sikeresek lehessenek, és olyan környezetet teremtsenek, amely lehetővé teszi a munkájukat. Nem kell aggódnia a távoli csapat képzése miatt, ha már megmutatta nekik, hogyan dolgozzanak önállóan, hogyan gazdálkodjanak jól az idejükkel, és hogyan maradjanak produktívak.

Ezeken a stratégiákon kívül olyan dolgokkal is segíthetsz a csapatodnak nagyobb önkontrollt gyakorolni, mint például:

El kell kerülnie, hogy diktátorként tűnjön fel a virtuális munkahelyén, de a rendre mégis szükség van. Szabályzatokkal és eljárásokkal kell rendelkeznie a munkatársai irányítására, mint minden más vállalatnak. Ossza meg munkatársaival a vállalatára vonatkozó szabályokat és előírásokat, és gondoskodjon arról, hogy ezek fegyelemre neveljenek.

Mondjon konkrét példákat arra, hogy a szabályok megszegése milyen hátrányos következményekkel járhat. A pontatlanság, a tervezett megbeszélésekről való távolmaradás és a közös munka makacs megtagadása mind fegyelmi intézkedést kell, hogy vonjon maga után. Bizonyos helyzetekben dönthet úgy, hogy szigorúan alkalmazza a szabályokat.

Tekintettel arra, hogy otthonról dolgoznak, valószínűleg tudni szeretné, miért nem engedelmeskedtek. Kerülje el a durvaságot és a meggondolatlanságot, ha szakértővel nézeti át ezeket a magatartási szabályokat.

Ha tudod, hogy az utolsó pillanatra szoktad halogatni a dolgokat, adj magadnak egy olyan határidőt, amely a projekt nagy részét lefedi, de nem az egészet. A lépések kihagyása soha nem ajánlott szoftverek készítésekor. Általában ez nehézségek és kihívások forrása.

Próbálja ki inkább az agilis sprintet, egy rövid időszakot, amelyben egy adott feladatra, célra vagy modulra koncentrál. Az emberek számára előnyös, ha a munkát kezelhető részekre bontják, de a sprint kezdetén elengedhetetlen a gondos tervezés.

Előfordulhat, hogy a célt nem sikerül elérni a sprinten belül, de ez nem baj, és mérőszámként is használható. Egyértelmű, hogy ki tudja pontosan megjósolni, hogy egy feladat mennyi ideig fog tartani, és ki nem.

Ha a távmunkások nem teljesítenek megfelelően, vagy nem tartanak lépést a feladataikkal, egy gyors frissítés vagy emlékeztető üzenet lehet minden, amire szükség van ahhoz, hogy visszatereljék őket a helyes útra.

Ezt naponta, hetente vagy akár havonta is meg kell tenni, hogy lépést tartson az adott helyzetekkel. A távmunkásokkal folytatott egyéni megbeszélésen derítse ki, hogy tapasztalnak-e nehézségeket, és mit lehet tenni ezek enyhítésére.

Egy esettanulmány a Walden Egyetem szerint a munkavállalók és a fejlesztők elkötelezettsége akkor nő, ha személyes kapcsolatot éreznek a vállalathoz. Menedzserként vagy csoportvezetőként biztosítania kell a távoli munkatársakkal való egyértelmű és folyamatos kommunikációt. A dolgozók bizalma nőni fog, és az együttműködés gyümölcsöző lesz. Ha egy munkavállaló stresszesnek vagy elégedetlennek tűnik, azt úgy is észreveheti, ha rendszeresen felhívja egy beszélgetésre.

Ne hagyatkozzon kizárólag a munkával kapcsolatos kommunikációra. Beszélgessen a távoli munkatársakkal, hogy jobban megismerje őket. Érdeklődjön a neveltetésükről, zenei és filmes ízlésükről. Ez azt mutatja, hogy az alkalmazottak mellett emberként is értékeli őket.

A videohívások messze a leghatékonyabb módszer a távoli alkalmazottakkal való közvetlen, személyes kommunikációra. Ez lehetővé teszi, hogy leolvassa az alkalmazottja testbeszédét és felmérje az általános hangulatát.

Tervezze meg, hogy a távmunkásoknak mindig megmutassa, hogy értékelik és szívesen látják őket. Azok az alkalmazottak, akiket arra ösztönöznek, hogy többet érjenek el, jobb eredményeket produkálnak.

A csapatot és a személyzetet motiválni lehet erőfeszítéseik rendszeres nyilvános elismerésével. Ezáltal úgy érzik, hogy helyük van a csapatban, és hozzájárulnak a munkához. Bizonyosodjon meg róla, hogy tudja, mennyire értékeli az általuk kifejtett többlet erőfeszítést azzal, hogy kimutatja elismerését. Nem szükséges, hogy csak szavakat használjon, amikor dicséretet ad. Már szerény bónuszok kiosztása is jelentős hatással lehet a morálra.

A távmunka minden egyes formája teljes mértékben a technológiai fejlődésre támaszkodik. Bármi, ami ennek útjába áll, demoralizáló lehet. Képzeljünk el egy olyan alkalmazottat, aki instabil szoftverekre és nem megfelelő kommunikációs eszközökre támaszkodik. A moráljuk megtört, és ennek következtében a munkateljesítményük is csökkent.

Támogassa a kiváló minőségű számítógépek és gyors internetkapcsolatok használatát a munkatársai körében. Tegye egyszerűvé számukra a kommunikációt szöveges és videoüzeneteken, valamint fájlmegosztáson és -feltöltésen keresztül. Így a videokonferencia és a projekt zökkenőmentesen fog zajlani.

Használhatja a munkavállalói felügyeleti szoftver mint a CleverControl, hogy hatékonyan és kényelmesen felügyelhesse alkalmazottait. Tudjon meg mindent, amit tudnia kell a csapata mindennapi tevékenységéről, az általuk használt alkalmazásoktól kezdve az általuk írt és másolt szövegeken át a tartózkodási helyükig. Készítsen egyedi képernyőképeket, hogy bemutassa a munkatársak részvételét a munkafolyamatban.

Csábító, hogy naponta többször is felhívjuk és információt kérünk. Ne feledje, hogy egy láthatatlan csapattal dolgozik, közvetlen orvosi felügyelet nélkül. De ez a stratégia gyakran látványosan visszafelé sül el.

Kezdve a nyilvánvalóval, az újonc vezetők gyakran követik el azt a hibát, hogy mikromenedzselik és üldözik alkalmazottaikat ahelyett, hogy hagynák őket dolgozni. Másodszor, ez azt mutatja, hogy nem bízik abban, hogy képesek önállóan kezelni a helyzetet. Annak érdekében, hogy ne zavarja a termelékenységüket, tervezzen megfelelő időpontokra ellenőrző megbeszéléseket és projektismertetéseket, amelyeken tájékoztatást kaphatnak.

Lezárás esetén az alkalmazottak motiválatlannak érezhetik magukat, ha otthon kell maradniuk, és el vannak zárva a külvilágtól. A menedzsernek vagy csoportvezetőnek bátorítania kell a távmunkában dolgozó csapatát, ösztönözve őket a szakmai és személyes fejlődési lehetőségek követésére.

A növekedési gondolkodásmód egyik definíciója az, hogy hiszünk abban, hogy a fejlődés bármely szakaszban vagy szakmában lehetséges. A vezetők és menedzserek olyan kultúrát teremthetnek, amelyben az emberek a növekedést az azonnali eredményekkel szemben értékelik. Olyan környezetet teremthetnek, ahol az alkalmazottakat arra ösztönzik, hogy tanuljanak és vállaljanak kockázatot a karrierjük előrehaladása érdekében.

Az Ön vállalata erős belső kommunikációval és jól meghatározott, elérhető célokkal rendelkezik. Mégis, ha megmutatja a munkatársaknak, hogyan teljesítenek, az segít nekik abban, hogy jobban teljesítsenek. Készítsen vizuális eredménytáblát a csapat és az egyén teljesítményének nyomon követésére és a kemény munka ösztönzésére.

A legfontosabb teljesítménymutatók (KPI-k) és a legfontosabb prioritások minden csapat számára jól láthatóan megjeleníthetők a vizuális eredménytáblán. A vezetők és csapataik olyan élvonalbeli eszközöket használhatnak, mint a Trello a feladatkiosztáshoz és az együttműködéshez, illetve statisztikákat és vizuális ábrákat a heti vagy havi előrehaladás közvetítéséhez.

Az eredménytábla és a fő célok áttekintésére szolgáló rendszeres megbeszélésekkel a munkatársak folyamatosan tájékoztathatók, bevonhatók és lelkesek lehetnek a célok elérése érdekében.

Az otthoni munkavégzés lehetősége a távmunka egyik fő előnye, és a legtöbb munkavállaló számára ez az elsődleges motiváló tényező. Adja meg a csapatnak a szükséges erőforrásokat és segítséget, majd lépjen hátrébb. Ki kell alakítania egy olyan szabályzatot, amely a csapat minden tagját tudatosítja szerepéről és feladatairól.

A távolról dolgozókat tájékoztatni kell a vállalat céljairól, hogy olyan kultúrát alakíthassanak ki, amely elősegíti e célok elérését. A távmunkások nagyobb valószínűséggel maradnak motiváltak, ha hisznek a nagyobb jóban.

Manapság sok munkavállaló hozzászokott a távmunkához, és elégedetlenségét fejezte ki a korábbiaknál hosszabb munkaórák miatt. Ha egy munkavállaló úgy érzi, hogy kiégett, az károsíthatja a munkateljesítményét, és a felmondás gondolatát is felvetheti.

Nem kell aggódnia! A munkavállalók szüneteinek ésszerű ütemezésének felállítása egyszerű. Másfél óránként 15 vagy 5 perces szünetet kell biztosítani számukra a szokásos ebédszünet mellett. Végül is a hosszan tartó számítógép-használat összefüggésbe hozható a fáradtsággal és a kognitív funkciók csökkenésével.

Ha a munkavállalóknak meg akarják őrizni józan eszüket otthoni munkavégzés közben, a felettesüknek engedélyeznie kell, hogy gyakori, de rövid szüneteket tartsanak.

Teljesen mindegy, hogy a csoport távolról vagy fizikailag működik-e együtt. Az állandó hatékonyság és teljesítmény fenntartása érdekében szigorú szabályokat és előírásokat kell érvényesíteni az egész munkahelyen. Nincs szükség granuláris vagy abszolút hatalomra a dolgozók felett. Segítene, ha hivatalos kitüntetéseket hozna létre, amelyeket a munkatársaira kényszerít.