Hogyan kell a CleverControlt a GDPR-nak megfelelően bevezetni?

Felelősségi nyilatkozat

Felhívjuk figyelmét, hogy ez a cikk ajánlás, és nem helyettesíti a jogi tanácsadást. A GDPR-nak való megfelelés összetett jogterület, és az itt közölt információk csak általános útmutatásul szolgálnak. A GDPR-nak való teljes körű megfelelés biztosítása érdekében mindenképpen konzultáljon az Ön területén működő, az adatvédelemre és a magánélet védelmére vonatkozó jogszabályokra szakosodott szakképzett ügyvéddel. Ez a cikk az Ön kutatásának kiindulópontjának tekintendő, nem helyettesíti a szakmai jogi tanácsadást.

Mi a GDPR?

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) az Európai Unió (EU) által 2018-ban elfogadott átfogó adatvédelmi törvény. Elsődleges célja, hogy az egyéneknek nagyobb ellenőrzést biztosítson az "adatkezelők" által gyűjtött személyes adatok felett, és hogy az adatvédelmi szabályokat az EU tagállamaiban harmonizálja. Az "adatkezelők" olyan magánszemélyek, vállalkozások, szervezetek vagy egyéb szervek, amelyek adatokat gyűjtenek.

A GDPR több alapelvre épül:

  • célhoz kötöttségek: az adatokat csak arra a célra szabad gyűjteni és feldolgozni, amelyre azokat szánták;
  • átláthatóság és tájékoztatás az adatfeldolgozásról;
  • jogszerű és tisztességes adatfeldolgozás: az adatkezelőnek jogalapra kell támaszkodnia, és a személy érdekeit szem előtt tartva kell eljárnia;
  • az adatgyűjtés minimalizálása: csak a feltétlenül szükséges mennyiségű adatot szabad gyűjteni és feldolgozni;
  • az összegyűjtött adatok pontossága: az adatkezelőnek ésszerű intézkedéseket kell tennie annak érdekében, hogy a lehető legpontosabb adatokkal rendelkezzen;
  • korlátozott tárolási időtartam: az adatkezelőnek törölnie kell azokat a személyes adatokat, amelyekre már nincs szüksége;
  • adatbiztonsági és titoktartási garanciák: az összegyűjtött adatokhoz csak az adatkezelő felhatalmazott személyzete férhet hozzá;
  • elszámoltathatóság: az adatkezelő felelős a GDPR betartásáért.

A GDPR továbbá olyan jogokat biztosít az egyének számára, mint az adatokhoz való hozzáférés, azok helyesbítése és törlése, valamint az adathordozhatósághoz való jog. A szervezeteknek be kell tartaniuk ezeket az elveket, és védeniük kell az egyének adatvédelmi jogait, ha az Európai Unióban élő egyének adatait gyűjtik.

Hogyan lehet a CleverControlt a GDPR-nak megfelelően bevezetni?

A GDPR követelményeinek megértése

Tanulmányozza a GDPR-t, hogy megértse annak legfontosabb elveit, követelményeit és kötelezettségeit, különösen azt, hogy ezek hogyan vonatkoznak a munkavállalói adatok nyomon követésére és feldolgozására. Ha kétségei vannak, kérjen jogi tanácsot a GDPR és az adatvédelmi törvények terén jártas szakértőktől, hogy biztosítsa, hogy a nyomon követési gyakorlatok összhangban vannak a jogi követelményekkel.

Be transparent

Az őszinteség mindig a legjobb politika, és amikor személyes adatok gyűjtéséről van szó, ez a legfontosabb. A GDPR szerint az illetőnek joga van tudni, hogy Ön gyűjti a személyes adatait, ezért nyíltan kell végrehajtania a munkavállalói megfigyelést. A CleverControl telepítése előtt tájékoztassa alkalmazottait arról, hogy figyelemmel kívánja kísérni a munkahelyi számítógépeken végzett tevékenységüket, és ennek következtében összegyűjti az adataikat.

Magyarázza el, hogy pontosan milyen adatokat fog gyűjteni, és hogyan fogja feldolgozni és felhasználni azokat.

Magyarázza el a célt

A GDPR megköveteli, hogy személyes adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtsön, és ne kezelje azokat olyan módon, amely nem egyeztethető össze ezekkel a célokkal. Határozza meg a CleverControl használatának okait és egyértelmű céljait, és magyarázza el ezeket a munkavállalóknak. Amennyiben ezek a célok megváltoznak, mindenképpen tájékoztassa a munkatársakat ezekről a változásokról.

Engedély beszerzése az adatgyűjtéshez

Győződjön meg arról, hogy alkalmazottai tájékozott beleegyezésüket adták a megfigyeléshez. Javasoljuk, hogy ezt írásos formában tegye meg. A dokumentumnak nagyon világosan kell tartalmaznia, hogy a munkavállalók mibe egyeznek bele. A munkavállalóknak joguk van bármikor visszavonni a hozzájárulásukat.

Az adatok minimalizálása

A GDPR arra ösztönzi Önt, hogy csak a törvényes üzleti célokhoz és a nyomon követési célokhoz feltétlenül szükséges adatokat gyűjtse. Kerülje a túlzott vagy irreleváns információk gyűjtését alkalmazottairól.

Céljaitól függően különböző információkat kell gyűjtenie, és ezek az információk csapatonként vagy akár alkalmazottanként is változhatnak. A CleverControl rugalmas megfigyelési beállításokkal rendelkezik, így könnyen beállíthatja, hogy a program milyen információkat gyűjtsön az egyes alkalmazottakról.

Az adathozzáférési jogok tiszteletben tartása

A GDPR értelmében az egyéneknek joguk van hozzáférni adataikhoz, tiltakozni, helyesbíteni a pontatlanságokat és kérni az adatok törlését. Rendelkezzen olyan eljárással, amely lehetővé teszi e kérelmek azonnali megválaszolását.

A CleverControl segíthet Önnek abban, hogy a munkavállalók jogainak megfelelően járjon el:

  • a Jelentések funkcióval hozzáférést biztosíthat az alkalmazottak számára az összegyűjtött adatokhoz. A jelentések bármely időszakra és felhasználóra vonatkozóan tartalmazzák az összes gyűjtött adatot, kényelmes formátumban. Ezeket bármikor letöltheti és elküldheti az alkalmazottaknak.
  • Az alkalmazottak a CleverControlt egy speciális linket követve vagy az Ön által megadott telepítőfájl segítségével telepíthetik a számítógépükre. Ez az egyik módja annak, hogy kifejezetten kifejezzék beleegyezésüket a megfigyeléshez.
  • A CleverControl az összes összegyűjtött adatot a megfigyelt számítógépen tárolja, mielőtt azt a felügyeleti műszerfalra továbbítja. A műszerfal segítségével azonnal törölheti az összes vagy egy adott típusú adatot az adott számítógépről.
  • A CleverControl Cloud az összegyűjtött adatokat az online műszerfalon az adatok típusától függően 1-12 hónapig tárolja. Ezt követően automatikusan véglegesen törlődnek, a helyreállítás lehetősége nélkül. Jelenleg nincs lehetőség az adatok manuális törlésére. A számítógépet azonban eltávolíthatja a műszerfalról, és a hozzá kapcsolódó összes adat is törlődik.
  • A CleverControl On-Premise és a CleverControl Local for Small Business teljes ellenőrzést biztosít az összegyűjtött adatok felett, mivel az adatok a vállalat telephelyén belül maradnak. Határozza meg és tartsa be az alkalmazottak megfigyelési adataira vonatkozó konkrét adatmegőrzési időszakokat. Amint az adatokra már nincs szükség a rendeltetésükhöz, azokat biztonságosan törölni kell.

A titoktartás fenntartása

A GDPR megköveteli, hogy csak az adatokat feldolgozó személyzet férjen hozzá az adatokhoz.

A CleverControlnál nem férünk hozzá az összegyűjtött felügyeleti naplókhoz - minden adatot automatikusan feldolgozunk és titkosítva tárolunk. Csak a CleverControl fiók tulajdonosának van hozzáférése az összegyűjtött információkhoz. A GDPR-nak való megfelelés érdekében ezt a hozzáférést csak azokkal a vezetőkkel ossza meg, akik az összegyűjtött adatok alapján munkavállalói értékelést végeznek. Ügyeljen arra, hogy a felügyeleti naplókat csak az arra jogosult személyek láthassák.

A CleverControl On-Premise és a CleverControl Local for Small Business kifejezetten arra lett tervezve, hogy a vállalat teljes mértékben ellenőrizhesse az adatok tárolásának és feldolgozásának módját - és azt, hogy ki férhet hozzá.

Képezze alkalmazottait a GDPR-nak való megfelelésről és a vállalat adatvédelmi irányelveiről, különösen azokat, akik részt vesznek az adatok nyomon követésében és feldolgozásában.

Következtetés

A CleverControl bevezetése a GDPR-nak való megfelelés fenntartása mellett alapvető fontosságú azon szervezetek számára, amelyek célja az alkalmazottak tevékenységének nyomon követése az EU-ban, az adatvédelmi jogok tiszteletben tartása mellett. Az ebben a cikkben felvázolt irányelvek - például az adatminimalizálás, az átláthatóság, a hozzájárulás és a robusztus biztonsági intézkedések - betartásával egyensúlyt teremthet a hatékony munkavállalói felügyelet és a GDPR-megfelelés között.

Ne feledje, hogy a GDPR egy dinamikus szabályozás, és kulcsfontosságú, hogy naprakészen kövesse a jogszabályi változásokat. A rendszeres auditok, az alkalmazottak képzése és szükség esetén a jogi konzultáció mind részei a folyamatos folyamatnak, amely biztosítja, hogy a CleverControl végrehajtása összhangban legyen a GDPR alapelveivel.

Ezeknek a gyakorlatoknak a beépítése a CleverControl szervezetének megközelítésébe nemcsak az adatvédelem fenntartásában segít, hanem a bizalom és az átláthatóság előmozdításában is az alkalmazottak körében. Ennek az egyensúlynak a megteremtése nem csupán jogi követelmény; ez az Ön elkötelezettségének bizonyítéka az egyének jogainak tiszteletben tartása és személyes adataik védelme iránt. Ne feledje, hogy az adatvédelem és a megfelelés folyamatos felelősség és a felelősségteljes és etikus üzleti gyakorlat alapvető elemei a mai adatvezérelt világban.