Hogyan befolyásolhatják a rendszeres megbeszélések a termelékenységet

A motiváció és a felelősségtudat nem az egyetlen meghatározó tényezője a munkatársak termelékenységének. A munkaszervezés, bármilyen strukturált és logikus is legyen, káros lehet, ha nem veszi figyelembe a munkavállaló személyiségét.

A mai esetünkben szereplő webdesign cég régi ügyfelünk. A CleverControlt 2017-ben kezdték használni, amikor csapatuk mindössze öt főből állt, beleértve az igazgatót is. Azóta startup vállalkozásuk kis céggé nőtte ki magát, ahogyan nőtt az ügyfélkörük, a megrendelések összetettsége és ennek következtében a személyzetük is. Ha korábban az alkalmazott gyorsan meg tudta beszélni a folyamatban lévő projektet az igazgatóval vagy a kollégával a vízadagoló mellett vagy a szünetben, a nagyobb csapat más szervezési formákat igényelt. Az igazgató kötelező napi tájékoztatókról és havi megbeszélésekről döntött, emellett a munkatársak saját megbeszéléseket szerveztek, amikor az aktuális feladatot kellett megbeszélniük. Végül a munkavállalónak naponta két-három megbeszélése lehetett. Néhány alkalmazott számára hatalmas motivációt és inspirációt jelentett, hogy bemutathatták munkájuk eredményeit, élő megbeszéléseken vehettek részt, és a csapat részének érezhették magukat. Mások ezzel szemben nem fogadták örömmel az új munkafolyamatot.

Az igazgató észrevette, hogy az egyik vezető beosztású alkalmazott, aki az első naptól kezdve ott volt, a szokásosnál alacsonyabb termelékenységet mutat. Az igazgató megvizsgálta a CleverControl által az alkalmazott számítógépén gyűjtött naplófájlokat, és egy elkeserítő mintát talált. Jelentős inaktív vagy nem produktív időszakok követtek minden egyes megbeszélést, amelyen az alkalmazottnak részt kellett vennie. A munkavállaló híroldalakat és fórumokat böngészett, vagy kisebb játékokat játszott, mielőtt körülbelül egy órával a megbeszélés után visszatért a munkához.

A munkavállaló introvertált volt, kevéssé kommunikált kollégáival a munkán kívüli témákról, és inkább egyedül dolgozott. Bevallotta, hogy minden egyes megbeszélés, különösen a spontán találkozók, lemerítették és kisiklatták őt, és a munkavállalónak időre volt szüksége ahhoz, hogy újra összpontosítani tudjon. Ez az eset arra késztette az igazgatót, hogy újragondolja a munkafolyamatokat, hogy figyelembe vegye az alkalmazottak személyiségét. Az introvertált munkavállalónak csak a kötelező értekezletekre engedélyezték, ahol feltétlenül szükséges volt a jelenléte és szaktudása. Emellett az igazgató a megbízások számának csökkentésén is dolgozott.

• Tevékenység nyomon követése

  A hosszú tétlenségi időszakok felhívták az igazgató figyelmét arra, hogy a munkavállaló nem koncentrál a munkanap során.
• A meglátogatott weboldalak nyomon követése

  A nem produktív weboldalak a munkavállaló elkötelezettségének hiányát jelezték.
• Események naplója

  A munkavállaló számítógépes tevékenységének elemzése segített feltárni a termékenység hiányának okát.