A munkavállalók teljesítményének nyomon követése: Hat hatékony módszer

Az alkalmazottak teljesítménye minden olyan vállalkozás alapja, amely versenyképes akar maradni. A jól teljesítő alkalmazottak növelik a nyereséget és az ügyfelek elégedettségét, és pozitív cégképet teremtenek.

Az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése elengedhetetlen az egyéni hozzájárulások megértéséhez, a fejlesztendő területek azonosításához és a legjobb teljesítményt nyújtók jutalmazásához. A termelékenységet támogató időszerű intézkedések kulcsfontosságúak ahhoz, hogy minden egyes alkalmazott és a vállalat is felfedezhesse valódi potenciálját. A teljesítmény azonban tág fogalom; jelentése a szervezettől, a területtől és a pozíciótól függően változhat. Pontosan mit kell egy vezetőnek értékelnie, és mi a legjobb módja ennek? Ebben a cikkben ezekre a kérdésekre adunk választ.

A hagyományos értelmezés szerint a munkavállalói teljesítmény az előállított munka minősége, hatékonysága és mennyisége.

A munka minőségének értékeléséhez ellenőrizze, hogy a munkavállaló munkája megfelel-e az elvárásoknak és az iparági/céges szabványoknak. Nézze meg, hogy a munkavállaló teljesítette-e a kitűzött célokat, és a legjobbat nyújtotta-e a feladat elvégzése során. A területtől és a pozíciótól függően minőségi mérőszámok lehetnek:

• Vevői elégedettség: mennyire elégedettek az ügyfelek az alkalmazott munkájával; mennyire jól és gyorsan kezeli az alkalmazott a kéréseiket; betartja-e az alkalmazott a magatartási kódexet stb.

• Csapatmunka és együttműködés: mennyire működik együtt a munkavállaló másokkal, mennyire járul hozzá a csapat céljaihoz, és mennyire támogatja a kollégákat.

• Kezdeményezés: képes-e a munkavállaló új feladatokat vállalni, új ötleteket javasolni és problémákat önállóan megoldani.

• Alkalmazkodóképesség: mennyire rugalmasan kezeli a munkavállaló a változó helyzeteket és az új kihívásokat.

• Kommunikáció: mennyire hatékonyan tud a munkavállaló kommunikálni a kollégákkal, ügyfelekkel és a vezetéssel.

A mennyiség a munkavállaló teljesítményére - az előállított tételek számára - utal. Úgy tűnhet, hogy a mennyiség csak a gyártásban mérhető, de valójában bármilyen tételre vonatkozhat, beleértve a nem anyagiakat is: a generált eladások, a befejezett projektek, az elvégzett hívások stb. tekintetében.

A hatékonyság azt méri, hogy a feladatokat milyen gyorsan és hatékonyan végzik el, például az egy előállított egységre jutó idő vagy az ügyfélszolgálat válaszideje. A hatékonyság a határidők betartására, a feladatok időben történő elvégzésére utal a minőség feláldozása nélkül, valamint a munkacélok eléréséhez a leghatékonyabb módszerek alkalmazására. A hatékonyság mérhető:

• Óránként/naponta/havonta elvégzett tételek/feladatok;

• Gépleállás - az az idő, amikor a berendezés karbantartás, meghibásodás vagy egyéb problémák miatt nem üzemel;

• Anyagfogyasztás és hulladék - a felhasznált vagy kidobott anyagok vagy készletek mennyisége;

• Ciklusidő - az az idő, amely egy folyamat befejezéséhez szükséges az elejétől a végéig;

• Egységenkénti hibák - az egy egységnyi kimeneten talált hibák vagy hibák száma.

Sok modern szervezet a hagyományos mérőszámok mellett a munkavállalók jólétét és elkötelezettségét is prioritásként kezeli. Ez a megközelítés ésszerű. A nem elkötelezett alkalmazottak gyakrabban hiányoznak a munkából, nem produktívak, és negatívan hatnak munkatársaikra és ügyfeleikre. Ez csak az USA-ban évente körülbelül az ilyen munkavállaló éves fizetésének 34%-a vagy 450-550 milliárd dollárba kerül a vállalatoknak. Ezzel szemben a magasan elkötelezett csapatok 23%-kal nagyobb nyereségességet mutatnak.

Az elkötelezettség mérésekor a vezetők a következőket vizsgálhatják:

• Általános munkahelyi elégedettség;

• A munkavállalók elégedettsége a munka és a magánélet egyensúlyával;

• Az alkalmazottak megítélése a vállalaton belüli növekedési és karrierlehetőségekről;

• Elégedettség a vállalati kultúrával;

• Önkéntes/önkéntes fluktuáció;

• Hiányzás.

A mennyiség, a minőség, a hatékonyság és az elkötelezettség mellett érdemes lehet megvizsgálni a viselkedési mérőszámokat is, amelyek szintén befolyásolhatják a teljesítményt:

• Munkamorál: a munkavállaló elkötelezettségét, elkötelezettségét és szakmaiságát.

• Jelenlét és pontosság: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Megfelelés: a munkavállalónak a vállalati irányelvek, eljárások és szabályzatok betartása.

A teljesítményértékelés a munkavállaló teljesítményének szisztematikus értékelése az előre meghatározott célok és elvárások alapján. Nagyszerű módszer az eredmények megvitatására, a fejlesztendő területek feltárására és új célok kitűzésére.

A teljesítményértékelések alapos előkészületeket igényelnek. Kezdje az egyértelmű elvárások meghatározásával: vázolja fel a felelősségi köröket és a teljesítménybeli elvárásokat, valamint határozzon meg egyértelmű és mérhető célokat. Egy bizonyos időszakon keresztül kövesse nyomon az alkalmazottak teljesítményét, és gyűjtsön mennyiségi és minőségi mérőszámokat. A vezetők, a kollégák és az ügyfelek visszajelzései értékes hozzájárulást jelentenek az általános teljesítményképhez.

A felülvizsgálat során próbáljon meg kényelmes és nyitott környezetet teremteni a megbeszélésekhez. Ajánljon pozitív megerősítést és építő jellegű visszajelzést a fejlesztendő területekre vonatkozóan. Legyen konkrét - hozzon példákat a visszajelzés alátámasztására. Bátorítsa a munkavállalót, hogy ossza meg nézőpontját és aggályait. Az értékelés végén készítsen tervet a teljesítményt érintő problémák és a fejlesztendő területek kezelésére.

A teljesítményértékelések akkor hatékonyak, ha rendszeresen végzik őket. A A vállalatok 69%-a azonban csak évente egyszer vagy kétszer szervezi meg őket, ami aligha elegendő.

80% of employees az éves felülvizsgálatok helyett rendszeres visszajelzést szeretnének kapni. Az egyéni ellenőrzések nagyszerű módja annak, hogy kitöltse a teljesítményértékelések közötti űrt, és naprakész maradjon a munkafolyamatokkal kapcsolatban. Míg a teljesítményértékelések főként a múltbeli teljesítményre összpontosítanak és nagyobb időszakokra terjednek ki, az ellenőrző látogatások a rendszeres kommunikáció fenntartását és annak biztosítását szolgálják, hogy minden a terv szerint haladjon. Ezek jellemzően gyakrabban, gyakran hetente vagy kéthetente történnek, és kötetlenebbek. Az ellenőrző megbeszélések konkrét projektekre összpontosítanak, napi feladatokkal foglalkoznak, és időben támogatást nyújtanak.

A munkavállalókat figyelő szoftver értékes eszköz a teljesítmény nyomon követéséhez. Kiterjedt adatokat gyűjt a munkavállaló számítógép-használatáról, lehetővé téve, hogy lássuk, hová megy a munkaidő és hogyan használják a vállalati erőforrásokat, hogy biztosítsuk a vállalati irányelvek betartását és megerősítsük a biztonságot.

A munkavállalói megfigyelő szoftver összegyűjti és elemzi a tevékenységi adatokat, és grafikus grafikonok formájában bemutatja a termelékenységi trendeket, a jelenlétet, valamint a szoftver- és internethasználatot. A fejlett eszközök olyan extra funkciókat biztosítanak, mint például az alkalmazottak képernyőinek élő közvetítése, így láthatja, hogy min dolgoznak. A CleverControl, az alkalmazottak teljesítményének nyomon követésére szolgáló vezető szoftver nemrégiben bevezette az AI Scoringot. Az AI-alapú algoritmus elemzi a munkavállaló tevékenységét, összehasonlítja azt az iparági szabványokkal, kiszámítja az egyéni termelékenységi pontszámot, és ajánlásokat ad.

A munkavállalókat figyelő szoftverek sok időt és erőfeszítést takarítanak meg a vezetőknek. A teljesítmény- és jelenléti jelentések kézi áttekintése helyett az egérkattintással statisztikákat kaphatnak. A mindenre kiterjedő funkcionalitásuknak és mélyreható elemzésüknek köszönhetően az ilyen programok önmagukban vagy más módszerekkel kombinálva is használhatók az alkalmazottak teljesítményének nyomon követésére. Az összegyűjtött információk például felhasználhatók az éves teljesítményértékelésekhez. A munkavállalókat figyelő szoftverek felhasználhatók minőségi és hatékonysági mérőszámok gyűjtésére, valamint a munkavállalók elkötelezettségének értékelésére.

A munkavállalói felügyeleti szoftverek bevezetése átláthatóságot és a magánélet tiszteletben tartását igényli. Használja a termelékenység mérésére és a fejlesztendő területek azonosítására. Csak a feltétlenül szükséges adatokat gyűjtse, és biztosítsa a vonatkozó törvények és előírások betartását. Ajánlatos a munkavállalókat értesíteni a megfigyelésről, és elmagyarázni a megfigyelés céljait, hogy elkerülhető legyen a felesleges nyomásgyakorlás és a bizalmi problémák kialakulása.

A feladatmenedzsment szoftver egy másik értékes eszköz a teljesítmény nyomon követésére. Míg a munkavállalói megfigyelőprogramok az alkalmazottak általános aktivitását, a tétlen/aktív időt és a figyelemelterelést követik nyomon, addig a feladatkezelők konkrét projektekre és feladatokra összpontosítanak. Ezek a rendszerek nyomon követhetik az alkalmazottak feladatainak előrehaladását, lehetővé téve a potenciális problémák korai felismerését és az időben történő támogatás nyújtását. Látni fogja, hogy mennyi időbe telik, amíg az alkalmazott befejezi a feladatot, nyomon követheti az alkalmazott előrehaladását, és felelősségre vonhatja a határidők betartásáért. Figyelheti az egyes alkalmazottak munkaterhelését, egyenletesen oszthatja el azt a csapatban, és feltárhatja a legjobb teljesítményt nyújtókat és a nehézségekkel küzdő alkalmazottakat.

A feladatmenedzsment-szoftverek jól használhatóak a mennyiségi, minőségi és hatékonysági teljesítménymutatók gyűjtésére. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki ezekből az eszközökből, tűzzön ki világos, elérhető célokat minden egyes alkalmazott számára, kövesse nyomon az előrehaladást, és adjon időben visszajelzést.

A társértékelések során a munkatársak visszajelzést kapnak a munkatársak teljesítményéről a kollégáktól. Az ilyen értékelések kiegészítik a vezetőktől és a beosztottaktól érkező visszajelzéseket, és más, értékes nézőpontot kínálnak. Emellett a munkavállalók elkötelezettebbnek és értékeltebbnek érezhetik magukat, ha társaik is részt vesznek teljesítményük értékelésében.

Az őszinte visszajelzés ösztönzése érdekében biztosítsa, hogy az értékelések névtelenek legyenek, és a munkavállaló szerepköréhez kapcsolódó konkrét készségekre és viselkedésre összpontosítsanak.

Az alkalmazottak bevonása teljesítményük értékelésébe értékes ellenőrzési módszer. Elősegíti az elszámoltathatóságot, javítja az elkötelezettséget, és egyedi perspektívát mutat. Az alkalmazottak lehetőséget kapnak arra, hogy kifejtsék gondolataikat a teljesítményükkel, a feladataikkal, a kollégákkal, az esetleges aggályokkal és javaslatokkal kapcsolatban.

Az önellenőrzés segíthet a munkavállalóknak abban, hogy jobban megértsék erősségeiket és gyengeségeiket. Még a termelékenységet is fokozhatja: a munkavállalók nagyobb valószínűséggel érik el céljaikat, ha aktívan nyomon követik fejlődésüket, és szükség szerint kiigazítják azt.

Az optimális eredmények eléréséhez elengedhetetlen, hogy a munkavállalói teljesítményfigyelési stratégiát a vállalat egyedi igényeihez igazítsa. Különböző módszerek állnak rendelkezésre, de a leghatékonyabb megközelítés gyakran a technikák kombinációját foglalja magában.

A rendszeres teljesítményértékelések, az egyéni ellenőrzések, a munkavállalói felügyeleti szoftverek, a feladatkezelési eszközök, a társak által végzett értékelések és az önellenőrzés erejének kihasználásával olyan átfogó rendszert hozhat létre, amely támogatja a munkavállalók fejlődését, elősegíti a pozitív munkakörnyezetet és elősegíti az általános üzleti sikert.