CleverControl - 7 mítoszok az alkalmazottak a távfelügyeleti szoftverekről

A munkavállalók megfigyelésének ötlete akkor vált népszerűvé, amikor a világjárvány miatt a vállalatok siettek a távmunka bevezetésére.

A menedzserek többé nem ellenőrizhették személyesen a csapataikat. Azok a cégtulajdonosok, akik korábban kétkedve viszonyultak a távmunkához, gyorsan kidolgozták az otthoni munkavégzésre vonatkozó irányelveket. Más vállalkozások lelkesen fogadták a távmunkát, és lehetővé tették a csapatok számára, hogy állandóan, bármilyen helyről dolgozzanak.

Még az is jelentősen megváltozott, ahogyan a vállalatok az ügyfelekkel kapcsolatba lépnek. A legtöbb vállalat a legjobb help desk rendszerek az ügyfelek által küldött jegyek számának növekedése miatt.

Az ügyfélkérdések kezelése mellett a help desk rendszerek segíthetnek a vállalkozásoknak a pozitív ügyfélkapcsolat kialakításában. A help desk megoldások stratégiai kiindulópontot is biztosítanak ahhoz, hogy a vállalat hatékonyabban tudjon megfelelni a piac folyamatosan változó igényeinek.

Az az igény, hogy a nap folyamán tudjanak arról, hogy mit végeznek, például ügyfélszolgálatot, és hogy egyetlen, központosított módszerrel lehessen nyomon követni az előrehaladást, különböző helyzetekben volt jelen.

Ahogy nőtt az ellenőrzés iránti érdeklődés, úgy nőttek a munkavállalók aggodalmai is. Az alkalmazottaknak kérdéseik voltak, miközben alkalmazkodtak ezekhez az új eljárásokhoz, és megpróbáltak helyet biztosítani otthonukban a távoli munkahelyeknek.

A távfelügyeleti szoftver olyan program, amely lehetővé teszi a vállalati rendszergazdák számára, hogy távolról felügyelhessék és felügyelhessék az alkalmazottak összes eszközét. Általában egy vállalati hálózaton keresztül telepítik, és egyetlen hálózatba kapcsolt számítógépről központosított naplóbejegyzést kínál.

A megfigyelés számos módszerrel végezhető.A távoli megfigyelés példái közé tartozik az e-mail és az internethasználat megfigyelése, a monitorfelvételek és videók rögzítése, valamint a GPS-követés. Az elsődleges cél a csapat termelékenységének nyomon követése, és betekintést nyerni a lehetséges kihívásokba.

A Top10VPN kutatása szerint a Covid-19 vírus hirtelen kitörése után 54%-kal nőtt a távfelügyeleti szoftverek iránti igény. Sok vállalat alkalmazza a közelmúltban a számítógépes megfigyelőszoftvereket, hogy nyomon kövesse alkalmazottai online viselkedését.

A munkavállalók megfigyelésére szolgáló szoftverek világszerte a vállalkozások szerves részét képezik. A program áldás azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek nehézséget okoz az otthonukból vagy munkahelyükről távolról dolgozó munkatársak kezelése. Ma már a globális vállalati igények és a folyamatosan változó szabályozási korlátozások által támasztott követelmény. A különböző előnyök ellenére sok vállalat vonakodik a munkavállalói nyomkövető szoftverek bevezetésétől. Az időnkénti viták és félreértések megkérdőjelezik a szükségességét.

Az International Data Corporation tanulmánya szerint a munkavállalók 30-40%-a használja az internetet nem munkával kapcsolatos tevékenységekre. A tanulmányból az is kiderült, hogy a munkavállalók 21-31%-a aktívan részt vesz etikátlan tevékenységekben, például védett információk vagy szellemi tulajdon külső feleknek való kiszolgáltatásában, és számos létfontosságú projekt és eszköz veszélyeztetésében.

A legjobb távfelügyeleti és távmenedzsment szoftver alternatív módszert kínál a munkavállalók teljesítményének nyomon követésére és elemzésére, hogy új és továbbfejlesztett folyamatokat fedezzen fel, ami a hagyományos megfigyelési módszerekkel lehetetlen. A munkavállalói nyomon követési megoldások segítik a vállalkozások tulajdonosait, és alkalmazottaikat abban, hogy átfogó képet kapjanak a munkahelyi tevékenységekről. A nyomon követés révén a rendszerszervezetek felfedezhetik, hogyan tehetik biztonságosabbá és termelékenyebbé személyzetüket, miközben javíthatják üzleti tevékenységük munkafolyamatát.

Sok munkavállaló úgy véli, hogy a program miatt megkérdőjeleződik a lojalitásuk. Ezeket a tényezőket szem előtt tartva, íme a munkavállalói megfigyelő szoftverekkel kapcsolatos gyakori tévhitek.

1. A távfelügyeleti megoldás megsérti az alkalmazottak magánéletét

   Az alkalmazottak megfigyelését nem szabad a magánélet megsértésére használni. Átlátható és méltányos felhasználás esetén ezek a technológiák és az általuk nyújtott betekintés segítik a vállalkozások tulajdonosait és a személyzetet a hatékonyabb munkavégzésben. A munkavállalói megfigyelési eszközök felhasználásakor a vállalkozásoknak prioritásként kell kezelniük és meg kell őrizniük a résztvevők titoktartását.

   Ezért fontos, hogy nyíltan és őszintén beszéljen az alkalmazottakkal a munkavállalói megfigyelőrendszerről, az összegyűjtött adatokról és arról, hogy hogyan kívánja azokat felhasználni. Ezt megteheti szakmailag egy hivatalos szabályzaton keresztül, vagy informálisan egy kötetlen beszélgetés vagy e-mail útján. Az elszámoltathatóság hitelességet biztosít, ami elengedhetetlen az adatvédelmi aggályok eloszlatásához.

2. Csak a menedzsment profitál az alkalmazottak megfigyeléséből

   A munkavállalói felügyeleti szoftver több előnnyel is jár a munkavállalók számára. A technológiák például megkönnyítik és ösztönzik a virtuális és rugalmas munkalehetőségek bővítését.

   A munkavállalói felügyeleti szoftverek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy lehetővé tegyék alkalmazottaik számára a távoli munkavégzést. Ez kiküszöböli az irodai időbeosztást, amely korlátozza a nyaralási lehetőségeket, valamint a szociális és családi időt, és költséges és kellemetlen ingázással jár. Ezenkívül, mivel a munkateljesítményeket egyéni és vállalati statisztikákhoz kapcsolják, a nyomon követő szoftverek által gyűjtött adatok megkönnyíthetik az egyenlő előléptetéseket és a fizetésemeléseket.

3. A munkavállaló megfigyelése csak a távmunkavállalókra vonatkozik

   Egyesek úgy gondolják, hogy a felügyeleti megoldás csak arra alkalmas, hogy a helyszínen dolgozók internetes tevékenységét szemmel tartsa. Ez azonban félrevezető. A nyomkövető szoftver segítségével nyomon követheti az alkalmazottak internetes tevékenységét, függetlenül attól, hogy helyben vagy távolról dolgoznak.

   Sok vállalkozás kifejezetten azért vásárolja ezt a szoftvert, hogy nyomon kövesse távmunkásai teljesítményét. A vállalatoknak szabadságot kell adniuk távmunkásaiknak, hogy állandó felügyelet nélkül végezhessék tevékenységüket, mivel otthon sok a megszakítás.

   Amíg a munkavállalók alkalmazkodnak a távmunkához, a munkáltatók figyelemmel kísérhetik online tevékenységüket, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a környezetváltás nem befolyásolja negatívan a termelékenységet.

4. Az alkalmazottak megfigyelése árt a morálnak

   Távoli munkavállalói felügyelet a technológia megfelelő alkalmazás esetén képes növelni a munkavállalók elkötelezettségét. Az ügyfelek viselkedésének átláthatósága és relevanciája lehetővé teszi a felső vezetés számára, hogy megnézze, mi nem működik megfelelően. A szűk keresztmetrikák és stratégiák segítségével gyorsan megtalálhatók és kijavíthatók a csővezeték szűk keresztmetszetei, így csökkenthetők az időigényes és hatástalan tevékenységek.

   A vezetők tisztában vannak a feladatok elérhetőségével, beleértve a túlterhelt és alulteljesítő alkalmazottakat is. Ez megkönnyíti az alkalmazottak feladatainak és projektjeinek méltányos elosztását, és szükség esetén intézkedéseket kezdeményez.

   Amellett, hogy elősegíti az egészségesebb környezet kialakulását és fokozza a munkavállalók megtartását, csökkentheti az olyan negatív hatásokat is, mint a kiégés és a belső konfliktusok.

5. A távfelügyelet további feladatokat generál

   Kezdetben tolakodónak tűnhet, ha egy nyomkövető eszközt használunk az alkalmazottak megfigyelésére. Egy olyan munkahely kellemetlen képét kelti, ahol a vezetők minden billentyűzetet figyelnek, és az alkalmazottak félnek szünetet tartani.

   A munkavállalók stressze csökkenthető bizonyos tevékenységek figyelemmel kísérésével. Az értékesítési szakemberek a CRM-alkalmazásokat, például a Pipeliner CRM-et használják az ügyfelekkel való magasabb szintű elkötelezettség eléréséhez. A program lehetővé teszi a csapattagok számára a leadek és kapcsolatok rendszerezését, az érdeklődők ápolását, az értékesítéssel kapcsolatos tevékenységek tervezését és a lehetőségek nyomon követését.

   Ha pontosan tudnák, hogy az egyes feladatok elvégzése mennyi időt vesz igénybe, az segítene a vezetőknek az idő beosztásában és a feladatok hatékonyabb elosztásában a csapattagok között. Ez végső soron a munkáltató és a munkavállaló számára is előnyös.

   Az erős és nyílt munkahelyi kommunikáció fenntartása a legjobb módja annak, hogy eloszlassuk a munkavállalók aggályait a nyomkövető szoftverekkel kapcsolatban. Ismertesse az igényt a legjobb munkavállalói felügyeleti szoftver és hogy ez minden fél számára előnyös lehet. Senkinek nem kell aggódnia, mert minden nyílt és nyilvánvaló.

6. Az alkalmazottak megfigyelése jogellenes

   Mivel a jogszabályok országonként eltérőek, a vállalatok által ellenőrizhető információk köre a vállalkozás és alkalmazottai telephelyétől függően változik. Egyes országokban a vállalatok csak a következő eszközöket használhatják legjobb felügyeleti eszközök if they notify their employees ahead, while in others, "stealth" monitoring is allowed.

   A legtöbb ország azonban bizonyos mértékig és bizonyos helyzetekben engedélyezi a munkavállalók megfigyelését. A munkavállalók megfigyelését gyakran az adatgyűjtésre, -feldolgozásra és -védelemre vonatkozó általános előírások szabályozzák, szemben a konkrét törvényekkel.

7. A távfelügyeleti szoftver költséges

   A távfelügyeleti megoldások drágának tűnhetnek, de nem azok. Havi díj ellenében előfizethet felhőalapú alkalmazásokra, amelyek tárolják az adatokat. A legjobb távfelügyeleti szoftverek fejlesztői számos előfizetési lehetőséget kínálnak a vállalat létszáma alapján, így a kis- és nagyvállalatok egyaránt kiválaszthatják az igényeiknek megfelelő optimális megoldást.

Az alkalmazottak távfelügyeleti szoftverének, mint minden más technológiának, vannak előnyei és hátrányai. Az alkalmazottak megfigyelése nagyszerű módja a vállalati adatok védelmének, miközben fenntartja az alkalmazottak megfelelőségét, felelősségét és hatékonyságát.

Könnyű azonban visszaélni vele. Ennek eredményeképpen gondosan meg kell szerveznie a személyzet képzésének folyamatát a felügyelethez. Kerülje el az olyan gyakori hibákat, mint például a szoftver bevezetése anélkül, hogy értesítené az alkalmazottakat.

Ezeket a mítoszokat megcáfolhatja a távfelügyeleti szoftver helyes tervezésével és végrehajtásával. A legjobb tulajdonsága, hogy ezzel az eszközzel az alkalmazottakat mind az irodában, mind távolról is figyelemmel kísérheti.