Aujourd’hui, les outils d’intelligence artificielle connaissent un essor considérable et s’intègrent dans presque tous les domaines de notre vie, des services de streaming musical aux services bancaires. Ce n’était qu’une question de temps avant que l’IA ne trouve également sa place dans l’analyse des effectifs et le suivi des employés.

Le suivi des performances des employés peut être fastidieux et chronophage : le suivi des heures de travail, des activités quotidiennes, de l’exécution des tâches et des éventuelles distractions peut occuper une part importante de la journée d’un manager. De plus, l’évaluation manuelle des performances peut être subjective : les managers peuvent, sans s’en rendre compte, évaluer certains employés de manière biaisée.

Les solutions modernes de suivi des employés peuvent contribuer à résoudre partiellement ce problème. Elles collectent et organisent automatiquement les données d’activité et présentent les résultats sous forme de résumés pratiques des principaux indicateurs de performance. Ces informations fournissent aux managers des données plus objectives pour évaluer la productivité et identifier d’éventuels problèmes dans les processus de travail.

Cependant, les statistiques seules ne permettent pas toujours de déterminer le niveau réel de productivité d’un employé. Passer deux heures sur Instagram peut être un signe évident de distraction pour un spécialiste informatique, mais constituer une partie importante du travail d’un spécialiste du contenu ou des réseaux sociaux. Le poste de l’employé, ses responsabilités, les processus de l’entreprise et les spécificités du secteur doivent donc toujours être pris en compte lors de l’interprétation des données de suivi.

Les technologies modernes d’IA peuvent rendre l’analyse des effectifs encore plus efficace en aidant les entreprises à traiter de grandes quantités d’informations, à détecter des tendances et à identifier des activités inhabituelles. Un logiciel de suivi des employés comme CleverControl fournit aux managers les données détaillées sur l’activité professionnelle dont ils ont besoin pour mieux comprendre ces tendances et prendre des décisions éclairées concernant les performances.

Comment CleverControl facilite l’évaluation des performances

En tant que solution de suivi des employés, CleverControl peut collecter des informations détaillées sur l’activité professionnelle des employés. Ces données aident les managers à comprendre comment le temps de travail est réparti, à identifier les éventuelles distractions et à analyser les changements de performance.

Plusieurs types d’informations peuvent être particulièrement utiles pour évaluer les performances :

  • Poste de l’employé : Connaître le poste d’un employé aide les managers à interpréter son activité dans le bon contexte. Les habitudes attendues d’utilisation des applications, des sites web et les méthodes de travail peuvent varier considérablement selon ses responsabilités.
  • Utilisation des sites web et des applications : CleverControl suit l’utilisation des applications et des sites web ainsi que leur durée, ce qui aide les managers à comprendre comment les employés répartissent leur temps de travail et à identifier d’éventuelles distractions.
  • Habitudes d’activité professionnelle : Les heures de travail, les périodes actives et inactives ainsi que d’autres statistiques d’activité fournissent un contexte supplémentaire pour comprendre la productivité et identifier d’éventuels problèmes dans les processus de travail.

En examinant les informations collectées, les managers peuvent comparer l’activité des employés aux habitudes de travail attendues et identifier les activités productives, les éventuelles distractions ou les changements inhabituels de comportement.

Les données collectées peuvent également être utilisées avec des outils modernes d’analyse et d’IA afin de détecter des tendances et de résumer de grandes quantités d’informations. Cependant, les conclusions automatisées doivent toujours être examinées dans le contexte du poste et des responsabilités réelles de l’employé.

Les managers obtiennent ainsi bien plus que de simples statistiques sur le temps de travail. Ils disposent d’informations détaillées qui peuvent les aider à comprendre les habitudes de travail des employés et à rechercher les causes des problèmes de productivité.

Une approche de l’évaluation des performances fondée sur les données offre de nombreux avantages aux entreprises :

  • Les données d’activité fournissent une base plus objective pour évaluer les performances des employés.
  • Les rapports détaillés aident les managers à identifier les domaines dans lesquels les employés peuvent avoir besoin d’un soutien ou d’une formation supplémentaire.
  • Les informations fondées sur les données permettent aux managers de prendre des décisions plus éclairées concernant les récompenses, les promotions et les plans d’amélioration des performances.
  • Les données de suivi peuvent mettre en évidence les inefficacités et les activités qui font perdre du temps, et aider les employés à améliorer leur gestion du temps et leur productivité.

L’un des principaux avantages est que les managers n’ont pas besoin de compétences techniques pour bénéficier de l’analyse de l’activité professionnelle. CleverControl collecte et organise automatiquement les données d’activité des employés et les présente dans un tableau de bord pratique, ce qui permet aux managers de se concentrer sur l’interprétation des informations et la prise de décision.

Les outils modernes d’IA peuvent aider davantage les entreprises à traiter ces données, à reconnaître des tendances et à découvrir des informations pertinentes. La combinaison des données de suivi, de l’analyse intelligente et du jugement humain peut offrir une vision plus complète des performances des employés.

Voyons comment cette approche peut fonctionner dans la pratique.

Comment les entreprises utilisent CleverControl : cas pratiques

Nous avons contacté les représentants de trois entreprises qui utilisent CleverControl depuis plusieurs mois. Nous leur avons demandé quelles difficultés elles rencontrent dans le suivi des performances des employés et comment les données d’activité professionnelle les aident à les résoudre.

Cas 1 : améliorer la productivité de l’équipe commerciale

La première entreprise, une société technologique spécialisée dans le développement de logiciels sur mesure, souhaitait comprendre les raisons des performances insuffisantes de son équipe commerciale. Bien que l’équipe soit très expérimentée et impliquée, elle n’atteignait régulièrement pas ses objectifs de vente trimestriels.

L’entreprise a mis en place CleverControl afin d’obtenir une vision plus détaillée des activités de l’équipe. La direction supposait que les employés n’étaient pas suffisamment impliqués et consacraient une partie de leur temps de travail à des activités sans rapport avec leurs tâches professionnelles.

Les données de suivi n’ont pas confirmé cette hypothèse.

L’analyse a révélé d’importantes inefficacités dans le processus commercial. Elle a montré que de nombreux commerciaux consacraient une part disproportionnée de leur temps à des tâches administratives, telles que la saisie de données et la préparation de rapports, au lieu de se concentrer sur le développement de relations avec des clients potentiels.

À partir de ces informations, la direction a modifié plusieurs processus opérationnels et automatisé certaines tâches afin de réduire la charge administrative de l’équipe commerciale. Les commerciaux ont ainsi pu consacrer davantage de temps à des activités à forte valeur ajoutée, telles que la prospection, les présentations commerciales et la conclusion de contrats.

Grâce à ces optimisations, la productivité de l’équipe commerciale a augmenté de 17 %.

Cas 2 : améliorer le service client

La deuxième entreprise avec laquelle nous avons échangé vend des systèmes de vidéosurveillance pour le secteur des transports et assure un service client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ses clients sont répartis dans plusieurs fuseaux horaires, tout comme son équipe d’assistance à distance.

L’entreprise avait du mal à maintenir une qualité de service constante. Certains agents étaient très efficaces et résolvaient rapidement les problèmes, tandis que d’autres travaillaient plus lentement et laissaient souvent les demandes des clients sans réponse. Cette irrégularité provoquait de la frustration chez les clients et augmentait leur taux de départ.

La direction a décidé d’analyser les performances des agents à distance à l’aide d’un logiciel de suivi des employés et a choisi CleverControl afin d’obtenir une vision plus détaillée de leurs habitudes de travail.

Les données d’activité ont aidé la direction à identifier les employés les plus performants, qui dépassaient régulièrement les attentes en matière d’efficacité et de satisfaction client.

Comme prévu, l’activité de ces employés était principalement concentrée sur les applications de messagerie et les outils dédiés à la communication avec les clients, avec peu ou pas de distractions.

À l’inverse, les employés moins performants passaient la majeure partie de leur temps sur des applications de messagerie destinées à la communication interne ou sur des moteurs de recherche plutôt qu’à communiquer directement avec les clients.

Après avoir examiné les relevés détaillés de leur temps de travail, la direction a conclu que ces employés manquaient considérablement des connaissances techniques nécessaires pour assurer un support client efficace.

L’entreprise a organisé une formation ciblée afin de combler ces lacunes, ce qui a permis d’améliorer les performances. La direction a également reconnu et récompensé les employés les plus performants, ce qui a renforcé la motivation et encouragé de meilleurs résultats.

Cas 3 : analyser une baisse de productivité

Notre troisième client, une agence de marketing disposant d’une équipe à distance, a constaté une baisse des performances de certains employés. Les managers étaient préoccupés par cette diminution de la productivité et ne connaissaient pas précisément les causes sous-jacentes.

L’entreprise a mis en place CleverControl afin d’analyser les habitudes de travail de l’équipe. Les managers ont examiné l’utilisation des outils marketing, des plateformes de communication, des sites web et d’autres logiciels par les employés.

Les données d’activité ont montré que certains employés consacraient une part importante de leur journée de travail aux réseaux sociaux, aux services de streaming vidéo et à d’autres sites web sans rapport avec le travail. Ces distractions avaient un impact négatif sur leurs performances.

L’entreprise a dû limiter l’accès à ces sites web non professionnels pendant les heures de travail afin de favoriser un environnement plus concentré.

Ces mesures ont porté leurs fruits et les performances des employés se sont progressivement améliorées.

Le rôle de l’IA dans le suivi des employés

L’intelligence artificielle possède un potentiel considérable pour compléter le suivi des employés et l’analyse des effectifs.

Les grandes organisations peuvent générer d’énormes quantités de données sur l’activité professionnelle. Examiner manuellement chaque rapport, application, site web ou tendance d’activité peut rapidement devenir difficile pour les managers.

Les technologies d’IA peuvent aider à traiter ces informations plus rapidement en :

  • résumant de grands volumes de données ;
  • reconnaissant les tendances récurrentes d’activité ;
  • identifiant les changements inhabituels ;
  • comparant l’activité sur différentes périodes ;
  • détectant d’éventuelles inefficacités dans les processus de travail ;
  • aidant les managers à se concentrer sur les informations pouvant nécessiter une attention particulière.

Dans le même temps, l’IA ne doit pas remplacer le jugement humain.

Une même activité peut avoir des significations totalement différentes selon le poste de l’employé, ses responsabilités, le projet en cours ou ses conditions de travail.

Par exemple, l’utilisation fréquente de moteurs de recherche peut sembler inefficace à première vue. Pourtant, elle peut être parfaitement normale pour un employé qui recherche une solution à un problème technique ou travaille sur une tâche qu’il connaît peu.

C’est pourquoi les données de suivi et les informations générées à l’aide de l’IA doivent servir d’éléments d’aide à la décision et non constituer la seule base de décisions managériales importantes.

Conclusion

Une évaluation précise des performances est essentielle à la croissance et au développement de toute entreprise. Les méthodes traditionnelles sont souvent chronophages et peuvent reposer largement sur des évaluations subjectives et des informations limitées.

Les logiciels modernes de suivi des employés proposent une approche davantage fondée sur les données.

En collectant des informations sur les heures de travail, l’utilisation des applications et des sites web, les habitudes d’activité et d’autres données professionnelles, CleverControl aide les managers à mieux comprendre comment les employés organisent leur journée de travail et à identifier d’éventuelles inefficacités ou pistes d’amélioration.

Les technologies d’IA peuvent compléter ce processus en aidant les entreprises à analyser plus efficacement de plus grands volumes de données sur les effectifs, à reconnaître des tendances et à identifier des évolutions.

Les cas pratiques montrent comment les données d’activité professionnelle peuvent aider les entreprises à identifier les processus inefficaces, les besoins en formation, les employés les plus performants et les éventuelles distractions. En traitant ces problèmes, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, la satisfaction de leurs clients et leur efficacité opérationnelle globale.

L’approche la plus efficace combine des données de suivi objectives, des technologies modernes d’analyse et le jugement humain.

Au lieu de s’appuyer sur un seul score de productivité ou sur une conclusion automatisée, les organisations peuvent utiliser ces informations pour mieux comprendre la manière dont le travail est effectué et prendre des décisions plus éclairées sur les moyens de l’améliorer.

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