Une vision claire du temps de travail de vos équipes
Voyez précisément le temps consacré à chaque projet. Les données d’activité étayent chaque saisie, pour lever les doutes et résoudre les désaccords sur les heures déclarées.
- Projets
Chaque heure suivie est affectée à un projet, ce qui permet d'organiser les rapports dès le début.
- Activités
Chaque projet se décompose en activités spécifiques sur lesquelles les employés travaillent réellement.
- Données de support
Chaque entrée de temps inclut les applications, les sites Web et l'activité du clavier et de la souris enregistrés pendant cette période.
- XLSX & PDF
Commandez l'un des onze types de rapports à partir d'un seul tableau de bord, sur n'importe quel appareil.
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi du temps ?
Le suivi du temps de travail consiste à enregistrer la durée et la nature du travail effectué. Les heures sont généralement associées à des projets et à des activités, ce qui permet de les totaliser par projet, par activité ou par type de travail, et pas seulement par jour.
La plupart des outils enregistrent uniquement une heure de début, une heure de fin et une étiquette. Cela suffit pour calculer le nombre total d'heures pour la paie, mais pas pour répondre aux questions sur les factures litigieuses, les dépassements de projets ou pourquoi deux employés décrivent la même journée de huit heures de manière très différente.
CleverControl enregistre les heures de travail ainsi que les informations sur ce qui était à l'écran pendant cette période. Chaque période suivie comprend les applications utilisées, les sites Web visités et si la période était active ou inactive. Les entrées des feuilles de temps peuvent donc être vérifiées par rapport à l'activité réelle.
Comment fonctionne le suivi du temps CleverControl
Les salariés suivent leur journée de travail en un seul clic. Les responsables voient qui travaille, sur quoi et si les heures enregistrées sont étayées par des données d'activité.
Côté collaborateur
- Sélection des projets:
- Sélectionnez le projet et l'activité spécifique sur laquelle vous travaillez. Vous pouvez les trouver d’un seul coup d’œil, sans chercher dans une longue liste.
- Commande de minuterie:
- Cliquez sur Démarrer pour commencer le suivi et sur Arrêter lorsque vous passez à autre chose. Aucune étape ou formulaire supplémentaire n’est requis.
- Rappel en cas d’oubli du chronomètre:
- Si vous commencez à travailler avant de démarrer le minuteur, une invite vous aide à attribuer ce temps à un projet afin qu'il ne soit pas perdu.
Côté responsable
- Statut actuel:
- Voyez qui travaille actuellement, avec une carte de statut en direct pour chaque personne et un compteur de temps d'exécution pour toute l'équipe.
- Comment le temps a été passé:
- Voir le projet et l'activité avec le temps le plus suivi au cours de la période sélectionnée. Cliquez sur l'un ou l'autre pour filtrer la page entière en conséquence.
- Données d'activité de support:
- Visualisez les applications et les sites Web les plus utilisés pendant les heures suivies : les données supportant les totaux, plutôt que les totaux seuls.
- Délais nécessitant un réexamen:
- Les périodes marquées pour révision apparaissent dans une seule liste. Ouvrez une ligne pour vérifier le contexte et apporter directement des corrections.
Outils de suivi du temps dans CleverControl
- Suivi du temps avec captures d'écran
Les captures d'écran et les données sur les applications et sites Web utilisés pendant les périodes suivies sont compilées dans un rapport de preuves qui peut être joint à une facture. Cette capture a lieu uniquement pendant qu'une période de suivi est active.
- Suivi du temps et des présences
Consultez le début, la fin et la durée totale de travail de chaque personne chaque jour. La vue des présences montre si la personne était au travail ; la vue du projet montre ce sur quoi ils ont travaillé.
- Suivi des temps d'inactivité
Chaque période suivie distingue le temps actif du temps avec peu ou pas d'entrée au clavier ou à la souris. Un rapport d'activité faible distinct vous aide à examiner le contexte ; une faible activité ne prouve pas à elle seule que quelqu’un ne travaillait pas.
- Suivi du temps du projet
Le travail est enregistré sous les activités au sein des projets. Les délais totaux sont calculés à la fois par projet et par activité, et les heures planifiées sont comparées aux heures réelles afin que vous puissiez repérer les dépassements pendant qu'il est encore temps d'agir.
- Suivi automatique du temps
L'agent collecte en permanence l'activité des applications et des sites Web. Les périodes qui n'ont pas été étiquetées peuvent donc être reconstruites et attribuées ultérieurement, au lieu d'être perdues du dossier.
- Rapports
Commandez onze types de rapports directement depuis le tableau de bord au format XLSX ou PDF. Les rapports couvrent tout, depuis une seule période suivie jusqu'à un résumé pour l'ensemble de l'équipe.
Onze types de rapports à demander depuis le tableau de bord
Chaque rapport provient des mêmes données suivies : par personne, par projet ou par toute l'équipe, les totaux correspondent.
| Rapport | Ce que montre le rapport |
|---|---|
| Feuille de temps | Travail effectué pendant la période sélectionnée, réparti par jour, ordinateur, projet, activité, temps attribué, temps actif, temps d'inactivité et pourcentage d'activité. |
| Projet | Le temps réel passé sur un projet, qui a travaillé dessus, quelles activités ont pris ce temps, et les données d'application et de site Web à l'appui. |
| Employé | La journée de travail d'un collaborateur : répartition du temps par projet, une timeline, les temps d'activité et d'inactivité, et les applications et sites internet les plus utilisés. |
| Activité | Types de travail, tels que le support, les réunions, le développement et la recherche, à travers les projets. |
| Faible activité | Périodes avec peu d'activité du clavier ou de la souris. Celles-ci nécessitent un examen du contexte plutôt que des conclusions sur la performance d’un employé. |
| Résumé hebdomadaire | Projets et employés avec le temps le plus suivi, les périodes de faible activité et les projets qui ont dépassé leurs heures planifiées. |
Suivi du temps par secteur d'activité et rôle
Le processus de base est le même dans toutes les industries. Ce qui change, c'est la structure du projet, la manière dont les heures planifiées sont comparées aux heures réelles et les rapports que le bureau doit envoyer.
- Indépendants
Une personne, plusieurs clients, des factures appuyées par des dossiers de travail
- Équipes distantes
Travail à distance adossé à des relevés d'activité
- Consultants
Suivi des heures consommées sur un forfait de conseil et des prestations réalisées
- Comptables
Temps consacré à chaque client tout au long de la mission, pas seulement à l'approche de la date limite
Pour chaque métier et chaque fonction
La même structure fonctionne pour les métiers pour lesquels nous n'avons pas encore créé de page dédiée. Les ingénieurs et les développeurs suivent généralement le temps par rapport aux tickets et aux référentiels, de sorte que la page des équipes distantes correspond le mieux. Les concepteurs, les architectes et les assistants virtuels facturent généralement par client, la page des consultants constitue donc un meilleur point de départ. Les agences, les sous-traitants et les équipes de fabrication utilisent les trois mêmes éléments : un projet pour chaque client ou travail, des activités pour chaque type de travail et des heures planifiées pour lesquelles il existe un budget temps.
Les équipes de construction et les techniciens de terrain ne sont pas couverts : l'agent fonctionne sur des ordinateurs Windows, pas sur des téléphones, et il n'y a pas de pointage basé sur GPS. Le travail de bureau et de projet dans ces entreprises, y compris l'estimation, la conception, la gestion de projet et l'administration, est couvert ; le travail d’équipe sur place ne l’est pas.
Heures planifiées comparées au temps réel passé
Définissez les heures planifiées pour un projet. Le tableau des totaux compare les heures planifiées et réelles et indique le pourcentage du budget temps utilisé : 20 heures planifiées, 16 suivies, 80 % utilisées.
Aucun taux horaire ni calcul de paie n'est impliqué. Le but est de voir si un projet respecte toujours le budget de temps prévu, avant qu'il ne soit trop tard. Le résumé hebdomadaire met automatiquement en évidence les projets qui ont dépassé leurs heures planifiées.
Trois étapes de la configuration à votre premier rapport
Créer un projet
Donnez un nom et une description au projet, puis ajoutez ses activités. Les projets terminés sont archivés, préservant leur historique tout en gardant une liste de sélection courte.
Sélectionnez le projet et démarrez le suivi
Le projet apparaît immédiatement dans le menu de la barre d'état système. L'écran d'intégration montre qui n'a pas encore commencé et qui travaille déjà.
Visualiser et commander des rapports
Les données apparaissent dans le tableau de bord à la fin des périodes de suivi. Commandez votre première feuille de temps ou rapport de projet directement depuis le tableau de bord.
Outils gratuits, aucun compte requis
- Convertisseur au format 24 heures
- Calculateur de cartes de pointage
- Calculateur d'heures
- Calculateur d'heures supplémentaires
- Modèles de feuilles de temps
- Minuterie en ligne
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce que le suivi du temps des employés ?
Le suivi du temps de travail consiste à enregistrer la durée et la nature du travail effectué. Les heures sont généralement associées à des projets et à des activités, ce qui permet de les totaliser par projet, par activité ou par type de travail, et pas seulement par jour.
Les employés doivent-ils démarrer le minuteur manuellement ?
Oui. Les employés sélectionnent un projet et une activité, puis cliquent sur Démarrer. Si le travail commence avant le démarrage du minuteur, une invite propose de démarrer le suivi et d'attribuer un projet afin que l'heure ne soit pas laissée sans attribution.
Qu'arrive-t-il au temps auquel aucun projet n'est assigné ?
Le temps est toujours enregistré et apparaît dans un rapport de temps non classifié distinct, plutôt que seulement dans le total global. Il peut ensuite être révisé et affecté à un projet.
Quels systèmes d'exploitation sont pris en charge ?
L'agent s'exécute sur les postes de travail Windows. Cela ne couvre pas les équipes de terrain, les chauffeurs ou le personnel d'atelier dont le travail ne s'effectue pas sur un ordinateur.
Dans quels formats les rapports peuvent-ils être exportés ?
XLSX ou PDF, commandé directement depuis le tableau de bord.
Un manager peut-il corriger le temps suivi par quelqu'un ?
Oui. Chaque modification est enregistrée automatiquement, indiquant qui l'a effectuée, quand et quel intervalle de temps a été modifié. Cela préserve un enregistrement précis et traçable.
Que vérifier avant de choisir un logiciel de suivi du temps ?
- N’en faites pas un outil de contrôle permanent des collaborateurs. Des données à la minute ne suffisent pas à déterminer si une personne évite de travailler, et tenter de les utiliser ainsi nuit à la confiance.
- Ne pas introduire de surveillance sans en informer les salariés. Avant de l'activer, expliquez quelles données sont collectées, pourquoi et comment elles seront et ne seront pas utilisées.
- Vérifiez que le logiciel correspond au fonctionnement de votre équipe. Un agent Windows uniquement ne couvre pas les équipes de construction, les chauffeurs ou les ouvriers de production qui ne travaillent pas sur des ordinateurs.
- Concentrez-vous sur les projets : quels emplois ont pris du temps, plutôt que de juger qui travaille ou ne travaille pas.
- Vérifiez les exigences locales avant le déploiement. Les lois sur la surveillance des employés varient selon les juridictions, et le RGPD s'applique si vous avez des employés dans l'UE.
Essayez-le ou découvrez-le en action
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