Preembarque: La clave para una integración eficaz de los empleados

La experiencia y los conocimientos de un candidato se consideran lo más importante a la hora de contratar a nuevos empleados. Aunque las organizaciones prestan atención a eso, a menudo ignoran la importancia del compromiso de los empleados, lo que da lugar a que estos abandonen sus empresas en los primeros meses.

Si el equipo de contratación se esfuerza mucho por encontrar al mejor candidato pero éste acaba marchándose por falta de compromiso, se desperdician recursos y esfuerzos incluso antes de que el empleado empiece a trabajar. Aquí es donde el preboarding mejora las cosas para ambas partes. En este artículo analizaremos por qué es necesario y cómo beneficia a su organización.

Una vez finalizado el proceso de entrevistas y cuando una empresa hace una oferta de empleo a un candidato, el tiempo que transcurre entre su primer día en el nuevo trabajo y la aceptación de la oferta se conoce como periodo de preincorporación. Es una parte importante del proceso de contratación, ya que se centra en aumentar el compromiso de los empleados.

El preboarding se centra en dar la bienvenida a los nuevos empleados y familiarizarlos con sus funciones, deberes y la empresa. Suele incluir, entre otras cosas, información sobre el puesto, el equipo y la empresa. Un elemento vital del proceso de preboarding es que los empleados hagan preguntas para saber más sobre la empresa y su futuro puesto.

En resumen, el preembarque deja una impresión inicial positiva en los nuevos empleados al darles la bienvenida y prepararlos para el nuevo puesto.

El preboarding y el onboarding son bastante similares, y la mayoría de las veces la gente confunde ambos términos. Estos dos términos suelen utilizarse indistintamente. A continuación se exponen las principales diferencias entre estas estrategias:

Visión general

• El preembarque es el tiempo que transcurre entre el día en que un candidato acepta la oferta de trabajo y el momento en que empieza a trabajar.

• La incorporación comienza el primer día de trabajo de un empleado.

Cronometraje

• El momento perfecto para el preboarding es antes del primer día de trabajo del empleado.

• Mientras tanto, la incorporación comienza después del primer día de trabajo del nuevo empleado.

Objetivos

• El objetivo y enfoque principal del preboarding es dar la bienvenida al empleado antes de que empiece su primer día.

• La incorporación se centra en integrar al nuevo empleado en la sistemática de la empresa para su nueva función.

Actividades

• Cosas como una reunión informal, un almuerzo o invitarles a una visita informal para explorar la oficina forman parte de las actividades previas al embarque.

• Por otra parte, la asignación de un compañero, la entrega de su configuración y el resto de material de formación a los empleados forman parte de las actividades de incorporación.

Objetivo

• El objetivo del preembarque es preparar a los nuevos empleados para su trabajo y hacer que se entusiasmen con él.

• Por otra parte, la incorporación ayuda a los nuevos empleados a integrarse en el entorno de la empresa tras su incorporación.

El preembarque es una parte fundamental del proceso de contratación de empleados y es importante tanto para el empleado como para la organización. Estas son las 7 principales ventajas del preboarding que ayudarán tanto al empleado como a la organización.

• Crear una primera impresión positiva

  La primera impresión sobre su empresa importa mucho, y puede definir significativamente la productividad de un nuevo empleado. Si hace bien el preboarding, dejará una primera impresión positiva en el empleado, motivándole hacia su puesto. Esta primera impresión positiva de la empresa también redundará en una mayor satisfacción del empleado.

• Reducir la ansiedad y fomentar el compromiso

  Casi todos los candidatos se sienten nerviosos ante su primer día en el nuevo trabajo. Cada uno tiene diferentes motivos para sentirse ansioso, pero la solución para todos es un preboarding eficaz. Y es que el preboarding les transmite la positividad de la empresa incluso antes de que se incorporen.

  Así, el día que se incorporan, ya tienen una imagen positiva de la empresa, lo que hace desaparecer más de la mitad de su ansiedad. Además, fomenta el compromiso entre los distintos empleados.

• Establecer una conexión con la organización

  Los nuevos empleados tardan algún tiempo en establecer una conexión con su nueva organización debido a la falta de exposición. El preboarding puede acortar considerablemente este tiempo. Gracias a él, los empleados aprenden mucho sobre el entorno de su nueva empresa antes de su primer día de trabajo. Además, cuando empiezan a trabajar, esa conexión se hace aún más fuerte, lo que les ayuda a rendir bien.

• Aumentar la productividad y mejorar los índices de retención

  El preembarque ayuda a mejorar los índices de retención entre los empleados. Muchos empleados tienden a dejar su trabajo en los primeros meses o días por falta de compromiso, lo que acaba afectando a su productividad.

  Con el preembarque, una empresa puede mejorar su compromiso, manteniendo a los empleados productivos. Cuando los empleados son productivos, aumenta su satisfacción, lo que se traduce en mayores tasas de retención de empleados.

• Reducción de los costes de incorporación

  El preboarding simplifica el procedimiento de incorporación, haciéndolo más eficaz. Esto se traduce en un importante ahorro de tiempo, dinero y otros recursos que pueden emplearse en otros ámbitos de la empresa. Por tanto, el preboarding es una medida de ahorro de costes que reporta numerosos beneficios.

• Reducción de los costes de rotación de personal

  Con el preembarque, puede reducir los costes de rotación de personal asociados a la contratación de nuevos empleados. La incorporación previa ofrece la oportunidad de confirmar la decisión del nuevo empleado de unirse a su empresa. Permite abordar desde el principio cualquier incertidumbre o posible ruptura del acuerdo, reduciendo el riesgo de que los nuevos empleados abandonen la empresa poco después de la incorporación, lo que puede resultar costoso en términos de contratación, formación y pérdida de productividad. Mantener el proceso de incorporación atractivo con la ayuda del preboarding ayuda a que los nuevos empleados de su empresa permanezcan más tiempo.

• Reducción del tiempo de productividad

  El preembarque puede ayudar a los recién contratados a aclimatarse más rápidamente proporcionándoles acceso a los recursos de la empresa, incluida la intranet, el manual del empleado e información sobre prestaciones. Les resultará más sencillo y cómodo unirse a su equipo y participar de inmediato.

Aunque se trata de un procedimiento subjetivo, y cada empresa puede elegir sus prácticas de preembarque en función de su entorno, algunas cosas causan una gran primera impresión en los nuevos empleados. El preboarding consiste en hacer sentir al nuevo empleado que este será un gran comienzo para él.

He aquí algunas de las mejores prácticas de preembarque que puede adoptar.

• Proporcione copias digitales de los documentos clave para que el nuevo empleado pueda estudiarlos de antemano.

  Su principal objetivo es asegurarse de que el nuevo empleado se familiariza con las estrategias y la cultura de la empresa. Para conseguirlo, puedes proporcionarle copias digitales de documentos importantes

  para repasar antes de su primer día de trabajo. Esto les ayudará a familiarizarse con los aspectos técnicos y no técnicos de la empresa.

• Presentación del equipo

  La presentación del equipo suele formar parte del proceso de incorporación que se ofrece el primer día de trabajo. Sin embargo, puede empezar un poco antes y convertirlo en parte del proceso de pre-internamiento. Esta práctica ayuda al empleado a conocer a las personas con las que va a trabajar. Además, fomenta la comunicación y mejora el compromiso.

  Los nuevos empleados pueden familiarizarse con sus equipos haciendo algunas preguntas que les ayudarán a empezar a trabajar rápidamente con ellos.

• Cursos introductorios en línea

  Si hay algo específico sobre su empresa o el puesto que un nuevo empleado deba aprender antes de su primer día de trabajo, debe compartirse como parte del proceso de incorporación. Una buena forma de compartir esta información es a través de un curso online. Normalmente, estos cursos introductorios en línea sólo incluyen conceptos básicos, pero serán suficientes para familiarizar al nuevo empleado con sus tareas o con cualquier peculiaridad antes de empezar.

• Invitarles a eventos divertidos de la empresa antes de que se incorporen

  Una de las mejores formas de romper las barreras de comunicación entre los antiguos y los nuevos empleados es invitarles a eventos divertidos en la empresa. Puede ser una reunión informal, una comida de empresa o incluso un día de actividades en la oficina. Un evento de este tipo será una muestra de la cultura de la empresa para el nuevo empleado, y aprenderá mucho sobre la oficina y las personas con las que trabajará.

• Póngase en contacto con nosotros antes de empezar

  Una buena forma de mostrar compromiso con los recién contratados es ponerse en contacto con ellos antes de que empiecen a trabajar. Puede ser algo tan sencillo como añadirlos a la red de correo electrónico de la empresa y darles acceso. Permitirles hacer cualquier pregunta ayudará a ambas partes, ya que el nuevo empleado obtendrá respuestas a algunas preguntas cruciales antes de incorporarse. Además, hará que su primer día de trabajo sea menos estresante.

• Anuncio de nuevos miembros del equipo

  Anunciar las nuevas contrataciones será una forma de agradecerles el logro de haber sido seleccionados. Puedes hacerlo a través de un correo electrónico dirigido a toda la empresa o una publicación en LinkedIn que despierte el entusiasmo del empleado.

• Que empiecen con un paquete de bienvenida

  Por último, puede dejar que el nuevo empleado empiece con un paquete de bienvenida. El paquete puede contener algunos regalos y el equipo que necesitará para el trabajo. Entregar este paquete antes de su primer día permite al recién contratado explorarlo y familiarizarse con lo que va a utilizar. Además, los regalos dulces aumentan la satisfacción de los empleados.

En el pasado, las empresas se basaban principalmente en el onboarding para integrar a los nuevos empleados; sin embargo, esa práctica por sí sola puede no ser suficiente en el competitivo mercado actual. El preboarding ha surgido como un elemento crucial del proceso de contratación e incorporación, ya que puede reportar importantes beneficios tanto a corto como a largo plazo.

La integración previa no sólo introduce al empleado en su puesto de trabajo, sino que también le infunde la confianza de haber elegido la empresa adecuada. Esta práctica ayuda a fomentar una conexión inmediata entre el nuevo empleado y la organización, haciendo que la transición sea más suave y gratificante.

Por lo tanto, si está preparando la ampliación de su equipo, es muy recomendable desarrollar por adelantado una estrategia integral de preembarque. Este movimiento estratégico garantizará que los nuevos empleados reciban una introducción fluida y atractiva a su empresa, sentando las bases para una integración satisfactoria y una permanencia gratificante.