Trabajar menos pero con más eficiencia: ¿es posible?

Trabajar menos pero con más eficiencia: ¿es posible?

El mundo lleva mucho tiempo hablando (y alguien ya está aplicando) de una semana laboral de cuatro días. Los opositores hablan de enormes pérdidas para las empresas y las economías en general.

Los partidarios de esta idea afirman que los empleados están dispuestos a trabajar más tiempo y de forma más eficiente en los cuatro días laborables restantes a cambio de un día libre más a la semana.

Como director de una empresa de desarrollo de sistemas de control de tiempo, estoy seguro de que puede aumentar la eficacia del trabajo. Sin embargo, no tanto como para liberar toda una jornada laboral.

El lugar de trabajo es un entorno dinámico en el que las condiciones y los retos cambian constantemente. La necesidad de que los empleados sean flexibles, ingeniosos y adaptables nunca ha sido mayor.

Sin embargo, muchas organizaciones siguen reforzando una forma de trabajar que no sólo está desfasada, sino que es innecesaria. Trabajar más y esforzarse más son elementos básicos de una carrera de éxito. Es algo que muchas personas siguen recalcando a sus colegas. Nos han condicionado a creer que las personas más productivas que trabajan muchas horas han pasado por alto otros factores de productividad. Trabajar mucho produce resultados, pero trabajar con inteligencia tiene un valor duradero.

Esto es especialmente cierto en el trabajo, donde mantenerse competitivo es primordial para el éxito. Como nadie puede trabajar las 24 horas del día, aquí tienes tres sencillas estrategias para aumentar la productividad en el trabajo y equilibrar tu vida fuera de él.

¿Qué es exactamente la productividad?

El diccionario define ser productivo como "tener la cualidad o el poder de crear, especialmente en abundancia". Al igual que la "eficiencia" es una medida de la eficacia de una empresa, la "productividad" es simplemente una medida de la productividad de una empresa.

Los que se preocupan por la productividad se esfuerzan por maximizar la producción con los recursos de que disponen. Por ejemplo, si disponen de un gran presupuesto, tratarán de crear la mayor cantidad de trabajo posible. Incluso si tienen un presupuesto limitado, se esforzarán por realizar el mayor número de trabajos posible.

Trabajar menos es más importante que nunca en la actual economía del conocimiento. Sin embargo, un número cada vez mayor de adultos que trabajan sienten la presión de trabajar más tiempo y más duro que nunca. De media, el trabajador estadounidense típico trabaja 40 horas a la semana, pero casi un tercio de los adultos trabajan 45 horas o más cada semana.

El adulto medio que trabaja dedica unas 47 horas semanales al trabajo y a los desplazamientos combinados. Eso deja poco tiempo para cualquier otra cosa. Trabajar menos no solo significa tener una vida equilibrada, sino también ser más productivo y hacer más cosas con menos tiempo dedicado a actividades que no están directamente relacionadas con nuestros objetivos profesionales.

Trabajar con eficiencia significa identificar las áreas en las que se puede ser más productivo. Trabajar de forma inteligente significa optimizar tu tiempo y tus esfuerzos para hacer más en el mismo tiempo. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo puedes trabajar menos pero de forma más eficiente y eficaz:

Hay que priorizar las tareas

Los proyectos de trabajo deben priorizarse en función de la cantidad de trabajo que suponen y de las fechas de entrega previstas. Deja tiempo suficiente para cada proyecto, pero ponte un temporizador como reto para terminar el trabajo más rápido.

No pase de un trabajo a otro. Concéntrese en una tarea a la vez, empleando el enfoque de productividad conocido como "chunking", y permítase estar absorto en la realización de un buen trabajo. Tómate un descanso y cambia de marcha a otro tipo de trabajo cuando suene el temporizador para mantenerte concentrado.

Conocer tu misión en el trabajo es uno de los elementos más importantes para ser totalmente eficaz. Al fin y al cabo, ¿cómo vas a establecer las prioridades adecuadas si no sabes en qué consiste tu trabajo? (Si no estableces prioridades, estarás perpetuamente enterrado en una pila de trabajo, incapaz de saber qué es importante y qué no).

Realice un análisis del trabajo para determinar la meta real de su empleo y los objetivos que debe cumplir para avanzar. Esto te ayudará a identificar tus objetivos más críticos para que puedas empezar a priorizar el trabajo de forma eficiente.

Reducir las distracciones

Cuando trabajes en tus tareas, procura mantener las distracciones al mínimo. Reduce el volumen de tu teléfono y mantenlo fuera de la vista. Apaga cualquier otro ruido, como los programas de televisión o la música, que interfiera en tu capacidad de concentración en el trabajo. Establece expectativas con tus compañeros de trabajo

Dividir los grandes proyectos

Un proyecto de gran envergadura puede parecer demasiado para ser manejado. Aunque sabes que es vital, sigues moviéndolo al fondo de la pila. En lugar de evitarlo, intenta dividir esa gran tarea en otras más pequeñas. Elige un puñado de ellas para terminarlas durante la semana y prográmalas en tu agenda. El hecho de saber que estás avanzando hacia un gran objetivo te motivará a completar tus otras tareas.

No evites interactuar con tus compañeros de trabajo, pero limítalo a los periodos de descanso para evitar el rebote entre el trabajo y el juego.

Trabajar menos

Cuando se trata de trabajar con éxito, la cantidad de esfuerzo que pongas en un proyecto no implica automáticamente un resultado de alta calidad. Si tardas demasiado en terminar las tareas porque estás cansado, distraído o desorganizado, es un claro indicio de que estás trabajando demasiado.

Ser un trabajador eficaz y productivo implica priorizar su tarea y dedicarle el tiempo suficiente para completarla adecuadamente. Los buenos hábitos de trabajo se traducirán en resultados positivos y constantes. El paso más importante que puedes dar para trabajar de forma más eficiente es crear una estrategia diaria.

Pide ayuda a tus compañeros de trabajo.

Trabajar con otros es una de las mejores maneras de hacer más en menos tiempo. Los estudios demuestran que las personas trabajan más eficazmente cuando lo hacen en grupo. Cuando se trabaja en grupo, se pueden compartir ideas, pensamientos y perspectivas, lo cual es una forma estupenda de aportar nuevas formas de pensar sobre un problema.

También puedes ofrecerte a ayudar a tus compañeros de trabajo en sus tareas cuando te adelantes. Cuando ayudes a tus compañeros, no sólo estarás contribuyendo a un entorno de trabajo más saludable, sino que también trabajarás menos. Esto se debe a que ayudar a los demás te liberará tiempo para que puedas centrarte en tu trabajo.

Hacer descansos más a menudo

Trabajar durante largos periodos de tiempo sin tomar descansos te hará menos productivo, menos concentrado y más propenso a cometer errores. Te ayudará hacer una pausa en tu trabajo cada pocas horas.

Sin embargo, no sirve cualquier descanso. Te ayudará encontrar formas de descansar y relajarte sin dejar de concentrarte en tu trabajo. Una forma de hacerlo es programar un temporizador durante 20 minutos y hacer algo que no tenga nada que ver con tu trabajo.

Por ejemplo, puedes escuchar música, dar un paseo al aire libre o sentarte y respirar. Esto te ayudará a relajarte y a dar a tu cerebro tiempo para procesar la información y desarrollar nuevas ideas y estrategias que te ayuden a trabajar de forma más eficiente.

Eficiencia y productividad

Lo más importante que puedes hacer para aumentar tu productividad en el trabajo es desarrollar habilidades de gestión del tiempo. Sin ella, tus días parecerán un sprint frenético, con cada proyecto, correo electrónico y llamada telefónica compitiendo por tu atención.

Comience por echar un vistazo a su agenda diaria. ¿Sabe en qué emplea su tiempo a diario? Si no lo sabe, la respuesta puede sorprenderle.

Una vez que sepas cuánto tiempo dedicas a cada tarea, debes aprender a priorizarlas. Podrás centrarte en el trabajo que aporta más valor si sabes qué trabajos son críticos y cuáles pueden reprogramarse o delegarse.

Establecer objetivos es otro aspecto crucial para trabajar de forma productiva. Después de realizar un análisis del puesto, deberías tener una buena idea de lo que implica tu función. Establezca objetivos a corto y largo plazo utilizando estos conocimientos. La ventaja de hacerlo es que tus objetivos te sirven de hoja de ruta; al fin y al cabo, no llegarás a ninguna parte si no sabes a dónde vas.

Trabajar de forma eficaz y productiva también requiere una buena organización. Si no estás organizado, puedes perder mucho tiempo buscando cosas extraviadas. Así que aprende a archivar correctamente y a hacer una agenda eficaz.

Habilidades de comunicación

Piense en la frecuencia con la que conversamos a diario. Hacemos llamadas telefónicas, asistimos a reuniones, redactamos correos electrónicos, hacemos presentaciones e interactuamos con clientes, entre otras cosas. Puede parecer que nos pasamos el día entero conversando con los que nos rodean. Por eso es fundamental contar con grandes habilidades de comunicación, sobre todo si se quiere trabajar de forma más eficiente.

Comience por perfeccionar su capacidad de escucha activa. Esto indica que estás haciendo un esfuerzo concertado para escuchar y comprender lo que otros te están diciendo.

Conclusión

Trabajar menos y de forma más eficiente puede ser un reto, pero es posible si te mantienes concentrado y sigues estos consejos. Trabajar menos no solo significa trabajar menos horas; significa trabajar de forma más eficiente para poder hacer más en menos tiempo.

Ser más eficiente significa identificar las áreas en las que se puede ser más productivo. Trabajar de forma inteligente significa optimizar tu tiempo y tus esfuerzos para hacer más cosas en el mismo tiempo.

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