Las 5 mejores formas de medir la productividad de los empleados en tiempo real

Imagine que todo su negocio funciona en un panel interactivo en vivo. Cada proyecto, cada miembro del equipo y cada momento de productividad son visibles en tiempo real. Ese es el poder del que hablamos cuando analizamos la medición del rendimiento de los empleados hoy en día. Confiar únicamente en datos retrospectivos ya no es suficiente para mantenerse a la vanguardia en un mercado en constante evolución. Para liderar, optimizar y crecer verdaderamente en el panorama actual, necesita ciclos de retroalimentación inmediatos, no archivos históricos. Este artículo revelará cinco estrategias prácticas para estar al tanto de las necesidades de su personal y asegurarse de estar siempre un paso por delante.

Las herramientas de seguimiento del tiempo son software que registran las horas de trabajo reales y el tiempo que los empleados dedican a tareas y proyectos.

Los rastreadores de tiempo pueden ser automatizados o manuales. En el primer caso, la aplicación de monitoreo registra automáticamente el inicio y el final de la actividad del empleado en el dispositivo. Considera que estos son el inicio y el final de la jornada laboral y calcula el total de horas trabajadas en consecuencia.

En el caso de los rastreadores de tiempo manuales, los empleados deben registrar su entrada y salida e ingresar sus horas para tareas específicas ellos mismos, utilizando una interfaz especializada.

Los gerentes pueden monitorear las horas de trabajo en tiempo real a través del panel de control en línea.

El software de control de tiempo proporciona los datos más precisos para la facturación a clientes, el cálculo de nóminas y la asignación de recursos. Además, permite a los gerentes comprender la duración real de tareas específicas y planificar mejor los proyectos futuros.

Consejo: Al elegir una herramienta de seguimiento del tiempo, elija una que se integre fácilmente con las plataformas de gestión de proyectos de su empresa.

El monitoreo de actividad en tiempo real va más allá del simple seguimiento del tiempo. Estas herramientas monitorean el uso del ordenador por parte de los empleados: qué aplicaciones usan, qué sitios web visitan, qué escriben y mucho más.

¿Cómo funciona? Una empresa instala un agente de software específico en los ordenadores de la oficina. Este agente recopila datos sobre la actividad digital de los empleados durante su jornada laboral.

Este tipo de monitoreo en tiempo real es una excelente herramienta para evaluar la productividad de los empleados. Ayuda a los gerentes a detectar actividades no laborales, tiempo de inactividad y otras caídas de productividad en el momento en que ocurren. El monitoreo también destaca a los empleados de alto rendimiento y permite a los gerentes reconocer sus logros. El monitoreo también puede revelar posibles riesgos de seguridad y ayudar a eliminarlos a tiempo.

La monitorización en tiempo real ayuda a optimizar el uso de los recursos de la empresa. ¿Cómo? Al identificar qué aplicaciones y servicios se utilizan con mayor frecuencia y cuáles se infrautilizan, la empresa puede cancelar licencias de software innecesarias y reducir sus gastos.

Consejo: Considere los aspectos éticos y legales de la monitorización de empleados antes de implementar cualquier herramienta. Le recomendamos que consulte la normativa local sobre privacidad y legal para saber qué métodos de monitorización están permitidos.

Don't use activity monitoring for individual scrutiny or punishment. Instead, make it a source of data to pinpoint areas where employees may need additional training or where processes could be improved. Always have a clear "Acceptable Use Policy" in place and communicate it effectively.

Las plataformas de gestión de proyectos, como su nombre indica, ayudan a los equipos a planificar y supervisar el progreso de proyectos en curso y tareas individuales. Son un espacio digital donde se pueden crear proyectos, desglosarlos en hitos y tareas, establecer plazos y asignar estas tareas a los empleados. Posteriormente, se puede seguir el progreso en tiempo real con actualizaciones de estado, comentarios y recursos visuales como tableros Kanban.

Muchos software de gestión de proyectos también permiten la planificación presupuestaria, lo que ayuda a mantenerse dentro de los límites y corregir posibles gastos adicionales a tiempo.

La principal ventaja de las plataformas de gestión de proyectos es que muestran el progreso de las tareas y los proyectos en tiempo real y ayudan a detectar obstáculos que puedan frenar el trabajo. Además, ayudan a evaluar la carga de trabajo de empleados y equipos individuales y a reorganizarla cuando sea necesario.

Consejo: Para aprovechar al máximo estas plataformas, anime a los empleados a usarlas de forma constante y actualice periódicamente los estados de las tareas.

Las herramientas avanzadas de monitorización en tiempo real a veces incorporan análisis de IA. El modelo de IA, especialmente entrenado, analiza diversos tipos de actividad recopilada de los empleados (p. ej., sitios web visitados, aplicaciones utilizadas, búsquedas, etc.), la compara con los estándares del sector y calcula la productividad de los empleados en función de ello. La IA también puede predecir el rendimiento y el agotamiento, identificar tendencias de productividad, ofrecer información estratégica e incluso personalizar los planes de formación y desarrollo para los empleados.

El análisis de IA es un gran ahorro de tiempo para gerentes ocupados. Donde un humano pasa horas revisando los informes, la IA hace lo mismo en segundos. Además, está libre de evaluaciones subjetivas comunes en los humanos.

Consejo: Antes de implementar soluciones basadas en IA, defina claramente el objetivo que desea alcanzar con la monitorización. Elija una solución que priorice la seguridad y la privacidad.

La retroalimentación no es exactamente una herramienta como las descritas anteriormente. Es más bien una cultura donde gerentes y empleados (o incluso compañeros) intercambian opiniones regularmente sobre el desempeño de cada uno y crecen juntos. Ya sea mediante reuniones individuales planificadas o reuniones diarias espontáneas, este intercambio inmediato permite corregir el rumbo rápidamente cuando surgen desafíos.

El poder de la retroalimentación continua no solo reside en la capacidad de identificar rápidamente los desafíos, sino también en ver el problema desde una perspectiva diferente. Cuando los empleados comparten su perspectiva, se abren oportunidades para encontrar mejores soluciones.

Otro gran beneficio de la retroalimentación es su capacidad para impulsar la moral y el compromiso. Cuando se proporciona correctamente, centrándose en las oportunidades de mejora en lugar de en las reprimendas, los empleados se sienten reconocidos, considerados, apoyados y saben cómo avanzar.

Consejo: Cree un algoritmo de retroalimentación que incluya tanto comentarios positivos como constructivos. La retroalimentación no debe ser un monólogo; anime a los empleados a hablar y compartir sus ideas e inquietudes.

Una empresa no es un conjunto de empleados individuales, sino una orquesta que interpreta una sinfonía. La monitorización en tiempo real de la productividad de los empleados te permite controlar la batuta: te permite escuchar cada nota errónea y asegurar que todos los músicos toquen en armonía. La monitorización consiste en empoderar a tus músicos y, en definitiva, crear una obra maestra de eficiencia.