Buenas prácticas para rastrear las actividades de navegación sin comprometer la confianza

El seguimiento de las actividades de navegación en el lugar de trabajo suele incluir el registro de los sitios web visitados, las consultas de búsqueda, la actividad en las redes sociales y los chats (que en ocasiones incluyen registros de mensajería). A veces, el empleador también puede rastrear transferencias de archivos y pulsaciones de teclas (por ejemplo, mensajes o consultas de búsqueda).

Las organizaciones pueden utilizar uno de varios métodos para la supervisión de la actividad en Internet:

1. Supervisión de la red mediante la configuración del router: configuración del router para registrar el tráfico de Internet;
2. Los servidores proxy y los cortafuegos pueden registrar el tráfico de Internet para su revisión administrativa. También pueden bloquear el acceso a sitios web inapropiados;
3. El software de supervisión de empleados registra toda la actividad informática de los empleados, incluido el historial de navegación y la actividad en las redes sociales, y cuenta con funciones de bloqueo de sitios.

La legalidad del seguimiento de la actividad en Internet depende de las leyes estatales y locales de su zona. Por ejemplo, según la legislación estadounidense, el seguimiento de los empleados suele ser legal. La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (Electronic Communication Privacy Act, ECPA) permite en general a los empleadores vigilar los dispositivos y redes propiedad de la empresa si persiguen fines empresariales legítimos. Algunos estados instan a las organizaciones a notificar a los empleados las actividades de seguimiento; otros estados dejan la notificación a discreción del empresario. También se aconseja a los empresarios que tengan una política clara que describa el alcance y las prácticas de la vigilancia.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) regula el seguimiento de la actividad informática de los empleados en la UE. En virtud de él, las organizaciones deben limitar la recopilación de datos a lo estrictamente necesario para fines empresariales legítimos, informar al personal sobre el seguimiento y, a menudo, recabar su consentimiento.

En Australia, India, Canadá, Dinamarca y otros países se aplican normas de protección de datos similares.

En otras jurisdicciones la protección de la intimidad es más estricta. En Grecia, por ejemplo, la vigilancia electrónica está prohibida a menos que el empresario tenga autorización legal o fines empresariales legítimos. Los Países Bajos exigen que las organizaciones tengan intereses empresariales legítimos que prevalezcan sobre los derechos de privacidad de los empleados para aplicar la vigilancia de los empleados. Finlandia limita la vigilancia del correo electrónico, las llamadas y el uso del ordenador.

En esta sección, sólo hemos repasado brevemente la legalidad de la supervisión de los empleados en diversas jurisdicciones. En general, aunque el seguimiento de los empleados es legal en la mayoría de los países, cada vez se hace más hincapié en equilibrar los intereses de la empresa con los derechos de privacidad de los empleados. Le recomendamos que consulte a su asesor jurídico antes de implantar prácticas de seguimiento en su organización.

El seguimiento de las actividades de navegación puede beneficiar tanto a las organizaciones como a los empleados, y he aquí cómo:

1. La supervisión mejora la productividad. Combatir la tentación de consultar los mensajes de chat entrantes o un sitio web de compras puede ser todo un reto, y no todos pueden resistirse. El seguimiento de las actividades de navegación revela los empleados que dedican un tiempo excesivo a actividades no relacionadas con el trabajo, como la navegación personal, las redes sociales, las plataformas de vídeo y otras. Con esta información, los directivos pueden tomar medidas para mejorar la concentración y la productividad, por ejemplo, bloqueando las distracciones.
2. Los datos recopilados revelan lagunas en las competencias. Si un empleado busca con frecuencia en Google cómo utilizar una determinada aplicación necesaria para el trabajo, es posible que necesite formación adicional. Analizar el historial de navegación de un empleado puede darle una pista sobre qué habilidades y conocimientos le faltan. A partir de ahí, puedes planificar programas de formación y desarrollo en consecuencia.
3. El seguimiento aumenta la seguridad de los datos. Una solución de DLP sólida puede detectar e impedir que los empleados accedan, compartan o descarguen sin autorización datos confidenciales de la empresa.
4. La supervisión ayuda a aumentar la seguridad de la red de la empresa. Un software especializado puede identificar los intentos de acceder a sitios web maliciosos o descargar archivos infectados.

A pesar de todas sus ventajas, el seguimiento de las actividades de navegación de los empleados puede ser contraproducente si se aplica de forma poco ética. La principal preocupación en este caso es la privacidad de los trabajadores. Los empleados tienen derecho a la intimidad, y utilizar métodos de seguimiento demasiado intrusivos puede generar desconfianza, un ambiente de trabajo hostil e incluso repercusiones legales. Los empleados pueden sentirse microdirigidos y sin confianza, lo que puede disminuir su satisfacción laboral y hacer que busquen mejores condiciones en otras empresas.

El seguimiento de la actividad en Internet también conlleva retos técnicos. Implantar y mantener sistemas de seguimiento puede ser complejo y caro. Además, incluso las soluciones más fiables son propensas a cometer errores. Pueden señalar actividades legítimas como sospechosas, lo que lleva a un escrutinio innecesario de los empleados.

La implantación de la supervisión de los empleados requiere un planteamiento cuidadoso para mitigar estas dificultades y aprovechar todas las ventajas.

Hemos recopilado las mejores prácticas para implantar un software de seguimiento.

El mercado actual ofrece multitud de herramientas de supervisión de empleados para rastrear las actividades de navegación. CleverControl es una de las soluciones más avanzadas y fiables del sector. Realiza un seguimiento del historial de navegación de cada empleado, las consultas de búsqueda, el tiempo dedicado a cada sitio web y la actividad en las redes sociales. Los datos recopilados se agregan en tablas y gráficos estadísticos claros, lo que permite un análisis rápido de la productividad individual y de las tendencias de todo el equipo. La plataforma también ofrece ajustes flexibles de bloqueo de sitios, para que pueda limitar las distracciones y ayudar a los empleados a centrarse en el trabajo.

Un directivo difícilmente se ganará la confianza de su equipo controlando en secreto su actividad. La honestidad es siempre la mejor política. Recomendamos comunicar abiertamente a los empleados las razones para implantar medidas de seguimiento, aunque su jurisdicción no lo exija. Sea transparente sobre los datos que se recopilan: sitios web visitados, tiempo pasado en esos sitios web, capturas de pantalla, registros de redes sociales, etc. Siempre que sea posible, solicite el consentimiento de los empleados para el seguimiento, especialmente para los métodos más intrusivos.

Si es aceptable para sus fines de supervisión, elimine la información de identificación personal del análisis de actividad para proteger la privacidad de los empleados. Intente centrarse en el análisis de tendencias más que en la actividad individual. No rastrees el historial de navegación de un empleado concreto; en su lugar, busca patrones como un tiempo excesivo en las redes sociales o visitas a sitios web de riesgo.

Defina objetivos de supervisión claros y el alcance de los datos que necesita recopilar para alcanzarlos. Por ejemplo, si el objetivo es revelar las distracciones, bastará con capturar los sitios web visitados y el tiempo pasado en ellos. Registrar los mensajes entrantes y salientes en las redes sociales es excesivo en este caso.

Las actividades de navegación deben rastrearse en dispositivos propiedad de la empresa y sólo durante las horas de trabajo. Evite supervisar la actividad de los empleados fuera del horario laboral o en dispositivos personales. La única excepción puede ser cuando un empleado utiliza un dispositivo personal para trabajar. En este caso, la solución de supervisión elegida debe tener la funcionalidad de reloj de entrada y salida para que el empleado pueda detener la supervisión cuando termine la jornada laboral.

La organización debe tener una política global de uso de Internet que defina el comportamiento en línea aceptable e inaceptable. Además, debe haber otra política que defina el alcance de la supervisión, cómo se utilizan los datos recopilados, durante cuánto tiempo se conservan y quién puede acceder a ellos. Ambas políticas deben ser fácilmente accesibles para los empleados. El equipo debe entender las políticas y sus implicaciones y disponer de un canal para expresar sus preocupaciones.

Las prácticas de control no deben ser inamovibles. Deben revisarse periódicamente para garantizar que siguen siendo necesarias y eficaces.

Escuche activamente los comentarios de los empleados y ajuste el seguimiento a cualquier preocupación en materia de privacidad. Además, debes estar al día de las leyes laborales y de privacidad pertinentes y garantizar el cumplimiento de los cambios.

El seguimiento de las actividades de navegación de los empleados puede mejorar significativamente su productividad y concentración y reforzar la seguridad de la empresa. Sin embargo, las prácticas de supervisión requieren un enfoque cuidadoso que le permita evitar sus aspectos negativos. Si priorizas la transparencia, te centras en los datos agregados y respetas la privacidad de los empleados, puedes implantar el seguimiento de la actividad de navegación de forma que se mantenga la confianza y se fomente un entorno de trabajo positivo.