Cómo mejorar con éxito el trabajo de los empleados durante la crisis

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

Jeremy, ¿cuál es el impacto de una crisis en la política de RRHH de las empresas en general y en la de tu empresa en particular?

Durante una crisis, cualquier líder pensará en cómo utilizar al máximo el potencial de sus subordinados, manteniendo el espíritu de equipo y la alta motivación de todos los empleados, a pesar de los momentos difíciles.

Nuestra estrategia de RRHH siempre ha estado orientada a obtener el pleno compromiso del personal, por lo que durante la crisis no ha cambiado mucho y las herramientas de gestión que utilizamos ya han mostrado resultados efectivos.

Una de las herramientas de mejora más populares es la formación: la mejora de las competencias profesionales. Cómo se organiza?

La formación del personal es una tarea muy importante, pero a menudo invitar a formadores de fuera puede resultar bastante caro. El problema se resuelve de forma sencilla: pida a los empleados más experimentados que formen a los nuevos. Todos se beneficiarán de ello. Los jóvenes podrán avanzar en su carrera con nuevos conocimientos y habilidades, y el formador recibirá una motivación económica. Además, probablemente no hay mejor forma de expresar la aprobación y el reconocimiento de un empleado que conseguir que tenga a alguien como alumno. Por lo tanto, está garantizado que los empleados con experiencia apreciarán esta decisión.

Además, la mejora de los propios empleados es más rápida y barata que la contratación de personas ajenas a la empresa. El coaching también puede ser realizado por organizaciones externas. Solemos invitar a especialistas cuando compramos nuevos equipos para los talleres o programas informáticos para el departamento de ingeniería. Las nuevas habilidades son la innovación que aumenta la competitividad.

¿Cómo motivar a los empleados para que se desarrollen profesionalmente y aumenten su productividad?

Existen tres niveles de productividad: bajo, medio (o esperado) y máximo. Los empleados que se sitúan en el nivel bajo son poco fiables, tienden a realizar una cantidad menor de tareas e intentan evitar el trabajo. Los que están en el nivel medio realizan exactamente lo que se les pide, y no más, aunque como empleados son muy fiables. Y los que están en el nivel máximo, trabajan muchas horas, toman la iniciativa siempre y su productividad es mucho mayor de lo esperado. Está claro que a cualquier empresario le gustaría tener el mayor número posible de trabajadores que estén al máximo nivel de rendimiento. No es necesario limitarse

La motivación de los empleados debe ayudar a ello, porque, en esencia, es la clave de la prosperidad de la empresa. Atribuye el éxito de la empresa al bienestar personal del empleado, lo que contribuye a aumentar la eficacia.

¿Cómo se aplica en su empresa?

Nuestro sistema de motivación se basa en los KPI. Un sistema de indicadores clave de rendimiento se basa en las tareas que se supone que debe resolver el empleado en un puesto específico. Y si la tarea se resuelve con éxito, el empleado es recompensado. La funcionalidad de cada puesto es diferente, pero los KPI son uniformes y transparentes en toda la organización. En particular, hemos implantado un sistema de gestión de documentos, que ha permitido mejorar el conocimiento y reforzar el control sobre la ejecución de los pedidos.

Es muy importante crear un sistema de motivación, de lo contrario, se frenará la empresa. Por ejemplo, si dos empleados con habilidades similares trabajan con diferente compromiso pero su salario es el mismo, se producirá una baja eficiencia de ambos trabajadores.

¿Qué factores subyacen al sistema de motivación de los empleados? ¿Hay ejemplos que ilustren su eficacia?

La oportunidad de crecimiento profesional con apoyo financiero motiva a los jóvenes profesionales y a otros empleados a alcanzar nuevas cotas. Es beneficioso tanto para los empleados como para la empresa, a la que el especialista aportará beneficios garantizados y ayudará a un mayor desarrollo. En HomeLand tenemos un ejemplo así: Jack Burton, que actualmente ocupa el puesto de ingeniero jefe. Comenzó su andadura como aprendiz de mecánico en la reparación de instrumentación en el Departamento de Metrología. Luego Jack trabajó en varios puestos: mecánico, dibujante, ingeniero-investigador. A continuación, fue nombrado ingeniero jefe del Departamento de Microelectrónica y, muy pronto, jefe de este Departamento. Su historia demuestra que cada empleado de la empresa puede alcanzar cualquier altura con su propia fuerza y perseverancia.

¿Cuáles son las peculiaridades de la motivación de los empleados?

No hay que olvidar que el sistema salarial debe ser estructurado y coherente, reforzando los resultados deseados, pero no único para cada empleado. Los principios de pago de primas y recompensas deben ser transparentes y uniformes para todos. Recuerde que es igual de incorrecto recompensar de forma idéntica por esfuerzos diferentes que recompensar de forma diferente por un esfuerzo idéntico. Este tipo de injusticia puede desequilibrar a los empleados y socavar no sólo su motivación sino también la credibilidad de la empresa.

Además, los salarios deben pagarse siempre a tiempo. Los retrasos o la cancelación de los pagos desmoralizan al equipo: pierden la confianza en el futuro de la empresa, la motivación para el trabajo cualitativo, el equipo forma un ambiente poco saludable, a menudo se producen chismes y rumores. Todo esto, en última instancia, conduce a un debilitamiento de la posición de la propia empresa.

En caso de una situación financiera difícil, la empresa puede pasar a una semana laboral más corta, lo que le permitirá ahorrar en el pago de los salarios. Pero la situación debe ser explicada por la dirección,

La gente tiene que conocer las razones de esas decisiones. La empresa debe trabajar como una sola.

¿Contrata usted a estudiantes y jóvenes profesionales? Porque entre ellos puede haber un nuevo recurso valioso que, en última instancia, contribuirá a la optimización de la empresa? ¿Cómo se trabaja con ellos?

Siempre necesitamos jóvenes especialistas. Para atraer a nuevos empleados con las competencias adecuadas, nuestra empresa firma contratos con instituciones de enseñanza superior que garantizan a los estudiantes la asistencia a un curso en el que reciben las competencias necesarias para trabajar con nosotros. Se trata de un acuerdo tripartito entre nuestra empresa, el estudiante y la universidad. Se acuerda que el estudiante tiene la obligación de trabajar un tiempo determinado en nuestra empresa y así obtener conocimientos avanzados en algunas materias. También participamos activamente en las Jornadas de Puertas Abiertas. Algunos estudiantes ya han conseguido un trabajo en nuestra empresa de esta manera. También actualizamos constantemente nuestro programa de formación.

Estamos dispuestos a atraer a profesionales especialmente valiosos. Si es necesario, la empresa realiza búsquedas en todo el país e incluso en el extranjero. Y si un experto en particular es adecuado para nosotros, estamos dispuestos a ayudar en la reubicación y ayudar con la vivienda.

Durante una crisis, muchas empresas recurren a la reducción de personal. ¿Cómo hacer que el proceso sea menos doloroso para los empleados y la propia empresa?

Muchas empresas se enfrentan a la cuestión de la optimización de la plantilla. Pero hay que recordar que se trata de un proceso complejo, que siempre empieza desde arriba. Los máximos responsables de las organizaciones celebran reuniones, analizan la situación y desarrollan una estrategia de actuación.

Sólo después se puede despedir a los empleados cuando se planifica con precisión y se considera cuidadosamente. Por supuesto, todo debe hacerse de acuerdo con la ley. Así, los cambios se realizan correctamente y todos los empleados ven que la empresa se comporta con honestidad y cumple sus obligaciones hasta el final.

¿Debemos utilizar los eventos corporativos como herramienta de motivación emocional durante una crisis, o mejor, por el contrario, abandonarlos?

Todos los eventos festivos son una gran herramienta para crear un ambiente favorable en el equipo y aumentar la productividad. Sin embargo, no podemos decir que el resultado sea inmediato. Pero sí contribuirá a aumentar la fidelidad de los empleados. Quizá lo más importante que hay que tener en cuenta como directivo es que siempre hay que seguir las normas y no sólo durante una crisis cuando el personal necesita movilizarse con urgencia. Gracias a un enfoque competente de la motivación y a una relación honesta con los empleados, las empresas siempre consiguen sobrevivir a los tiempos difíciles con pérdidas mínimas.