¿Cómo ahorrar dinero automatizando el seguimiento del tiempo de trabajo?

Aproximadamente entre el 5 y el 15% del tiempo de trabajo se desperdicia. Pero saber quién y cómo desperdicia unos minutos preciosos puede reducir las pérdidas. El software de supervisión puede ayudarle a conseguirlo.

En estos duros tiempos económicos la cuestión de los incentivos materiales se transforma en otra más comprensible: ¿cuánto pagar a alguien? Dar privilegios a las personas que lo merecen es importante desde el punto de vista de la responsabilidad social y es igualmente importante para las empresas porque, de lo contrario, aumenta el precio de los errores humanos y administrativos. Es peligroso pagar mal a los profesionales clave porque pueden abandonar la empresa. Y, por supuesto, no es conveniente pagar en exceso a los empleados que trabajan sin dedicación exclusiva.

El problema de la distribución efectiva de los fondos salariales está estrechamente relacionado con otros varios que van más allá de la gestión de los recursos humanos. Pero antes de sacar conclusiones de gran alcance es necesario obtener datos de referencia exhaustivos.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Gracias a la imagen detallada de cómo transcurren las jornadas laborales de cada empleado en todos los departamentos y en la empresa en su conjunto, es posible sacar conclusiones sobre quién procesa y realiza las tareas de otro, quién no está ocupado trabajando y quién sabotea los procesos empresariales.

Las herramientas de los contables suelen ser algunas como "FreshBooks" o "QuickBooks" y hojas de cálculo como Excel. Así que es fácil calcular las horas de trabajo productivo de un contable. Este es el análisis mecánico más sencillo, pero incluso en esta fase se pueden encontrar muchas cosas interesantes. Por ejemplo, una empresa encontró un empleado que pasaba cinco o seis horas al día (el 75% del tiempo) jugando a juegos en línea o viendo películas.

El tiempo de trabajo desperdiciado suele suponer entre el 5 y el 15% de todo el tiempo de trabajo. Los detalles deben evaluarse por separado en cada caso, porque las personas no son robots y en algunos casos son necesarias pequeñas pausas para mantener la atención y el rendimiento a un determinado nivel. Pero si sólo el 60% del tiempo de trabajo es productivo (y de hecho hemos recibido datos de este tipo de nuestros usuarios), esto significa que, de hecho, el 40% del fondo salarial puede considerarse como pérdidas directas debidas a que los empleados no realizan sus tareas.

Según nuestros datos, en una de cada tres empresas con una plantilla de 40 o más personas habrá al menos uno o dos empleados que están físicamente presentes en el lugar de trabajo pero que prácticamente no realizan ninguna tarea útil.

Un departamento de logística puede parecer ejemplar al introducir nuevos artículos en la base de datos sin errores y a tiempo. Pero, ¿y si el sistema de seguimiento del tiempo de trabajo muestra que el 70% de las tareas de la base de datos las realiza una sola persona? Puede que tenga que revisar las directrices para los empleados o pensar en reducir el departamento.

Si ha comprado 10 licencias de Adobe Photoshop para su departamento de publicidad pero sólo se utiliza en siete ordenadores, podrá ahorrar cientos de dólares al no ampliar las tres licencias sobrantes. Este tipo de diferencias entre los planes de compra y el hardware y el software realmente utilizados pueden sumar una cifra sorprendente. Es mucho más fácil y lógico optimizar los recursos materiales en función de la carga de trabajo del personal productivo y no del simple "recuento".

Muchas infracciones de la disciplina laboral no pueden registrarse de otra manera que no sea mediante un seguimiento automático. Digamos que un empleado llegó a la oficina a las 9:00 AM, lo cual puede parecer bueno ya que no llegó tarde. Pero si la primera actividad informática se produjo sólo a las 9:35 AM, eso significa que este empleado no empezó a trabajar inmediatamente.

El tiempo de inactividad tampoco debe registrarse de forma selectiva. Tal vez en el desafortunado momento de la inspección tuvo lugar cuando un empleado estaba haciendo una pausa necesaria después de terminar una angustiosa tarea de emergencia y antes de empezar una nueva. O, por el contrario, un empleado fue sorprendido accidentalmente en un raro momento de hacer algo productivo.

Un programa hace un seguimiento continuo. Proporciona una estimación numérica fiable sin especulaciones ni suposiciones. Así pues, digamos que tiene una imagen completa de la utilización efectiva y la pérdida de tiempo de trabajo. ¿Qué es lo siguiente?

Muchas empresas, después de mucho tiempo de utilizar el sistema de seguimiento (más de un año), sobre la base de la temporización total de todos los procesos, crean su propio sistema de gestión del tiempo, que incluye un sistema de indicadores clave de rendimiento. A continuación, basándose en estas normas y en los KPI, se toman todas las decisiones relativas a la distribución de las tareas, la evaluación del rendimiento y, en última instancia, las decisiones sobre la distribución de los fondos salariales, la contratación y la rotación o la reducción del personal.

El primer resultado de la automatización del seguimiento de las horas de trabajo en cualquier empresa suele ser la aprobación del porcentaje permitido de tiempo no productivo. La mayoría de los directivos consideran que el 10% es el valor máximo de este indicador, aunque algunos intentan reducir la pérdida de tiempo hasta el cero absoluto.

"Las horas extraordinarias, los días libres, las vacaciones, los retrasos y el absentismo de los empleados pueden revisarse ahora simplemente pulsando un botón: Los directores generales ven las horas de trabajo reales de los empleados. Ya no es necesario pagar por la ociosidad.

Además, algunos sistemas de seguimiento del tiempo de trabajo ofrecen a los empleados la posibilidad de autoajustarse. Para ello, se crea una lista de tareas típicas de cada empleado y cualquiera de ellos puede notificar al sistema qué procesos se ejecutan en sus ordenadores. Esta información se impone fácilmente a las estadísticas de uso del ordenador de un empleado para ver si ha enumerado correctamente las tareas en el sistema. Estos informes resumidos dan una idea no sólo de la carga de trabajo del personal, sino también de cuándo, qué y de quién son las acciones que aportan más beneficios a la empresa. De este modo, el simple registro del uso del software en una oficina se convierte en una herramienta para la política de recursos humanos y, si se maneja con atención, también puede ayudar con las políticas de marketing y financieras.

Tras adoptar un sistema automatizado de seguimiento del tiempo de trabajo, las pérdidas financieras debidas al mal uso de las horas de trabajo pueden reducirse a la mitad de media. En un año es posible obtener beneficios adicionales reduciendo los costes de personal y de infraestructura de la oficina (por ejemplo, debido al cambio de algunos empleados al trabajo a distancia), optimizando los impuestos y reduciendo la pérdida de beneficios.

El periodo de recuperación de la inversión en un sistema de este tipo, según mi experiencia, es de unos seis meses. Hay dos variables principales:

1. El precio del sistema. Las soluciones más baratas en la actualidad son los sistemas gratuitos, como CleverControl Employee Monitoring, que permite controlar hasta 9 empleados sin ningún gasto. Esto es suficiente para una empresa pequeña o una empresa mediana con unos pocos empleados clave. Para las empresas con más empleados hay opciones de pago pero aún con precios razonables, como Spyrix Employee Monitoring y similares. Los más caros pueden llegar a costar entre 90 y 100 dólares por usuario. Aunque tanto los baratos como los caros tienen más o menos las mismas características.

2. Metodología de aplicación. Si se limita la supervisión a un simple seguimiento del tiempo de trabajo, el periodo de retorno de la inversión aumenta. En el caso de un análisis complejo y un uso multifacético de los datos obtenidos, el proceso de retorno de la inversión puede acelerarse enormemente y es más apto para hablar de la optimización de los procesos empresariales que del simple ahorro.

El algoritmo de transición desde el rompecabezas de "me pregunto qué hacen mis empleados en el trabajo" hasta la información completa de los progresos detallados de cada empleado se parece a esto:

1. Elija un sistema de seguimiento del tiempo de trabajo con una funcionalidad suficientemente flexible.

2. Instálalo, asegúrate de informar al personal sobre las nuevas reglas del juego (nada de vigilancia secreta, es un camino directo a la confrontación en lugar de al aumento de la productividad).

3. Deja de pagar por perder el tiempo de trabajo.

4. Dejar de pagar por el absentismo y la impuntualidad.

5. Reducir los gastos de software.

6. Excluya los gastos innecesarios de los empleados superfluos.

7. Excluya el coste de la realización de tareas sencillas por parte de empleados "caros".

8. Establecer concursos de KPI corporativos entre departamentos y empleados.

9. Felicite y premie a los ganadores.