Cómo proporcionar comentarios constructivos a partir de los datos de seguimiento

Los datos recogidos por las herramientas de seguimiento de empleados suelen percibirse como una medida cuantitativa de los esfuerzos de un empleado para hojas de cálculo e informes trimestrales. X tareas completadas, Y plazos incumplidos y Z% de productividad de media. Sin embargo, los datos de seguimiento pueden ser un material valioso para proporcionar un feedback constructivo y procesable. ¿Quiere saber cómo? Hemos preparado algunos consejos prácticos.

[Un software avanzado de supervisión de empleados[/0] puede recopilar gran cantidad de datos sobre la jornada laboral de un empleado, incluidas las aplicaciones utilizadas, los sitios web visitados, el tiempo inactivo y mucho más. Pero no se limite a recoger todas las métricas disponibles. En su lugar, debe centrarse en las que son importantes para el rendimiento individual y del equipo. ¿Busca mejorar la satisfacción del cliente? Los índices de atención al cliente y los tiempos de respuesta son clave. ¿Quiere aumentar la eficiencia de los proyectos? Las tasas de finalización de proyectos, el cumplimiento de hitos o incluso los registros de uso de software (si son relevantes para el flujo de trabajo) pueden proporcionar información valiosa. El objetivo aquí es la calidad por encima de la cantidad: elija datos que se alineen directamente con los objetivos de rendimiento y evite cualquier percepción de microgestión.

Una hoja de cálculo con métricas por sí sola no aporta grandes beneficios. Lo que sí lo hace es su interpretación cuidadosa y el descubrimiento de tendencias y patrones. ¿Esta métrica siempre ha sido baja o se trata de un bajón puntual? ¿Este empleado tiene dificultades continuamente con un tipo de tarea en particular? ¿Su concentración fluctúa siempre en un momento determinado del día? Cuando detecte estos patrones, podrá distinguir entre incidentes puntuales y problemas continuos. No olvide tener en cuenta también el contexto que puede haber influido en la productividad de los empleados, por ejemplo, un aumento de la demanda o problemas técnicos.

Abordar una conversación de feedback con datos requiere un toque reflexivo. Empiece siempre por lo positivo. Reconozca las áreas en las que los datos muestran un buen rendimiento o una mejora. Esto establece un tono de colaboración. A continuación, exponga claramente el propósito de la conversación: se trata de crecimiento y desarrollo, no de juzgar.

Un feedback constructivo significa ser objetivo y centrarse en el comportamiento más que en la personalidad. En lugar de decir "Siempre te saltas los plazos", prueba con "Los informes muestran que las tareas se han retrasado sistemáticamente este trimestre".

Considere un enfoque de "por qué, qué, cómo":

1. ¿Por qué son importantes estos datos? (Relaciónelos con los objetivos del equipo, el impacto en el cliente, etc.)
2. ¿Qué revelan concretamente los datos? (Presente las métricas y las tendencias observadas.)
3. ¿Cómo podemos mejorar o aprovechar esta información de cara al futuro? (Esto allana el camino para la colaboración en la resolución de problemas).

El feedback constructivo es una vía de doble sentido. Cuando hayas dado tu evaluación, dale la palabra al empleado para que explique su visión de la situación. Puedes incitarle formulando preguntas abiertas, como "¿Qué opinas de tus resultados?" o "¿Qué crees que puede haber contribuido a esa bajada de rendimiento?". Animarán al empleado a reflexionar sobre su trabajo y a compartir los problemas que pueda estar experimentando. A menudo, aportarán información valiosa de la que usted podría no ser consciente, o incluso sugerirán soluciones ellos mismos. Escuche activamente y tome nota de sus ideas.

El feedback constructivo es sólo el primer paso en el camino de la mejora. El siguiente es elaborar un plan de acción. Puedes utilizar un sistema de objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) o cualquier otro sistema, pero los objetivos que establezcas deben ser medibles, claros y alcanzables. "Mejora tu productividad" suena vago y plantea preguntas como "¿Qué se considera una mejora?", "¿Qué hago para mejorar?", "¿Cuándo se espera que muestre los resultados?", etc. Pero si usted y el empleado se ponen de acuerdo en "Me propondré reducir mi tiempo medio de finalización de tareas en un 15% durante el próximo mes utilizando la nueva herramienta de gestión de proyectos", el empleado sabrá exactamente a qué debe aspirar. Identifique los recursos, la formación o el apoyo que pueda necesitar de usted o de la organización para alcanzar estos objetivos. Con este enfoque colaborativo, el empleado le verá como un socio que le apoya, en lugar de como un supervisor estricto, lo que incluso puede subirle la moral.

El feedback es un proceso continuo, no un acontecimiento puntual. Utilice la herramienta de seguimiento de empleados para seguir los progresos de la persona y, pasado un tiempo, programe conversaciones de seguimiento para comprobar los avances y volver a examinar los datos del seguimiento. Ver mejoras es una motivación increíble para los empleados. Pero si el progreso es mínimo o demasiado lento, es una señal para ajustar y mejorar el plan de acción.

La elaboración de comentarios constructivos basados en datos de seguimiento no sólo enriquece las evaluaciones del rendimiento individual con información objetiva y facilita el trabajo del directivo. También ayuda a crear una cultura transparente y sólida orientada al crecimiento. El feedback basado en información objetiva hace que los empleados se apropien de su trabajo y su desarrollo. Se aleja de las críticas subjetivas y se acerca a una comprensión compartida del rendimiento y el potencial.