Cultura profesional: ¿Cómo lidiar con la impuntualidad?

¿Qué hacer con los "rezagados"? ¿Qué eficacia tiene emitir tarjetas electrónicas de acceso y restar los minutos de retraso del salario o introducir la norma de que cada empleado que llegue tarde debe poner 5 dólares en un bote? ¿Qué más se puede utilizar para disciplinar a esos empleados: introducir charlas con el director, reprender, caricaturizar o, tal vez, no prestar atención? La directora del programa de MBA "Innovación en Gestión", Emily Reid, explicó a CleverControl cómo y cuándo castigar a los empleados por llegar tarde.

En primer lugar, por supuesto, hay que examinar el contexto de la situación, sin el cual es imposible tomar la decisión correcta. Cada tipo de actividad, cada situación de mercado y cada cultura profesional es única. Por lo tanto, hay que analizar cómo afrontar los retrasos, en diferentes situaciones en las que...

No podemos estar en desacuerdo con el hecho de que si una oficina abre a las 10 de la mañana, la secretaria debe estar lista para responder a las llamadas a las 9:59.

El único dependiente de una tienda debe estar presente en el puesto de trabajo desde las 9 de la mañana hasta las 21 de la noche si el cartel informativo lo indica.

Un piloto no puede llegar tarde a un vuelo.

Por regla general, este requisito de disciplina, debido al sentido común, es fácil de controlar, porque es claro, práctico y no provoca dudas. Al conseguir un trabajo, cuya ejecución tendrá lugar en unos límites temporales claros, el futuro empleado entiende que la puntualidad es su indicador clave de rendimiento básico.

Dado que la disciplina, en este caso, está directamente vinculada a la calidad de los productos y servicios (y, en consecuencia, a la fidelidad de los clientes y a la viabilidad económica de la empresa), no tiene sentido perder el tiempo en caricaturas, multas y otros "trucos". Puedes permitir que un empleado llegue tarde una o dos veces excusándolo con fuerza mayor o alguna circunstancia inesperada, pero a la tercera vez puedes despedirlo con seguridad.

Toda persona con buenos modales sabe que hacer esperar a alguien es de mala educación.

Igualmente descortés es llegar tarde a una reunión con los clientes y con los colegas, o a la cita con el médico, o a un salón de belleza.

Todas las empresas tienen su propio código cultural: en algunas, te sostendrán la puerta y sonreirán, en otras, sólo murmurarán algo en respuesta a tu "¡Gracias, adiós!". El código cultural puede y debe cambiarse con una acción deliberada, teniendo en cuenta que la gente más educada es más agradable.

Es más agradable hablar con esas personas de manera informal, hacer amigos, conocerse mejor y confiar más en los compañeros.

Es más agradable comprarles y escuchar sus ofertas promocionales si eres su cliente. Esto significa que los clientes y socios estarán más satisfechos de trabajar con alguien que tiene la "cortesía de los reyes".

La cortesía se paga bien, y el respeto al tiempo de los demás es una manifestación de la cortesía. Por lo tanto, pedir a los empleados que cumplan con los acuerdos de tiempo es necesario, y también es racional por razones obvias.

¿Hay que castigar a los compañeros que no reconocen esta norma de etiqueta? Lo más probable es que las multas y las reprimendas sean inútiles. Pero, por supuesto, es necesario hablar directamente del hecho de que llegar tarde a las reuniones es inaceptable, así como del hecho de que la incapacidad del empleado para reconocer el "código cultural" de la empresa pone en duda su futuro en la misma. Una mayoría puntual es la mejor ayuda para educar a la minoría impuntual: cuando la cortesía se convierte en una norma social generalmente aceptada, la gente intentará adherirse a ella para "ser buena".

Si el rendimiento de sus empleados no depende directamente de cuándo empiezan su jornada a las 10:00 o a las 10:30, ¿por qué les exige puntualidad? ¿Quizás porque en general no está satisfecho con la calidad y la cantidad del trabajo de los empleados y su actitud?

El recuento de clientes es menor de lo que podría ser, las ventas han bajado. Sin embargo, a los responsables de ventas no parece importarles: siguen paseando por la oficina como si nada, hablando de cómo van a pasar los fines de semana. Ni siquiera se acercan a los objetivos comerciales y de otro tipo de la empresa... pero ¿cuáles son exactamente?

Por desgracia, en las empresas que no tienen metas y objetivos digitalizados, la cruzada por la disciplina se convierte a menudo en la forma que tiene el director de decir "¡estás trabajando mal!"

Por regla general, los empleados no están de acuerdo: ellos mismos creen que trabajan "bien" o incluso "bien". Pero es ineficaz hablar del trabajo a nivel de valoración subjetiva, es necesario introducir métricas claras y evidentes que sean reconocidas por ambas partes, por ejemplo:

Trabajamos bien si:

• Cada trimestre, nuestras ventas crecen por el valor "x"%;

• La rotación del personal de ventas no supera el valor "y";

• Cada mes, comprobamos el plan anual de tareas para ver si cumplimos el calendario: ejecutar proyectos corporativos a un ritmo predeterminado, crear procesos empresariales, probar nuevos productos, etc.

Obsérvese que en el ejemplo no sólo hay indicadores económicos, sino también indicadores de la evolución de la calidad de la empresa planificada de antemano.

En este caso, debes hablar con los subordinados no en plan "¿Por qué llegas tarde?", sino "¿Qué podemos hacer para avanzar en línea con nuestro ambicioso plan?"

Es poco probable que la ejecución del plan dependa de treinta minutos de trabajo, ¿verdad? Depende más bien de los conocimientos, las habilidades y, por supuesto, la motivación.

Esa es la cuestión: las empresas no necesitan tanto empleados "disciplinados" como aquellos que trabajan de forma eficiente. Y a los directivos no les preocupa tanto el hecho de que los empleados lleguen a la oficina 15 minutos tarde, sino el hecho de que no hagan lo suficiente. No se comprometen a trabajar por completo. ¿Pero quién lo hace? ¿Quizá los niños que juegan a algún juego entretenido en un patio? Tal vez. No hay que convencerles de que vengan antes al juego, el problema es probablemente el contrario: los padres no pueden arrastrarlos a casa.

¿O tomamos, por ejemplo, a los jóvenes "empollones" de una empresa emergente que intentan crear algo que nadie entiende pero que pronto cambiará el mundo? Estos chicos acuden a su garaje a primera hora de la mañana, y no están motivados por el deseo de evitar la sanción por llegar tarde.

Es poco probable que lleguemos tarde al cine, a una conferencia importante o a un congreso profesional interesante, porque queremos llegar allí para divertirnos y adquirir conocimientos.

Cada uno de nosotros ha hecho al menos una vez en su vida algo que le ha gustado, y todos sabemos que cuando se necesita, se llega temprano para disfrutar del trabajo. Por tanto, las empresas deberían centrarse no en combatir la impuntualidad, sino en hacer que las condiciones de trabajo sean cómodas y productivas y en encontrar personas que realmente amen su profesión, personas que experimenten una profunda necesidad psicológica de trabajar duro.

Por eso, en el mundo hay cada vez más empresas en las que no se penaliza la impuntualidad y, además, la propia noción de impuntualidad no existe. Estas empresas no se han propuesto controlar las horas de trabajo. Por el contrario, intentan crear un entorno en el que la gente quiera estar, quedarse, jugar, inventar y actuar.

Admiramos su cultura y a veces nos sorprende: un amigo mío consiguió hace poco un trabajo en una oficina americana de una multinacional. Cuenta de forma cómica que no pudo obtener otra respuesta a su pregunta sobre el horario de trabajo que la de "Sería estupendo que vinieras entre las ocho y las diez..."

Se esfuerza por hacer un buen trabajo. Le gusta.

A su jefe sólo le preocupa cómo conseguir que se tome más días libres.

La empresa se esfuerza al máximo por seleccionar a empleados como mi amigo en todo el mundo, y por ser atractiva para ellos.

Estas empresas no suelen tener problemas de retrasos. Pero hay situaciones en las que...

Sucede que la función de control es la esencia de la identificación del "gestor".

Este tipo de directivo es partidario de un modelo de empresa estrictamente jerárquico -de arriba abajo- y sabe que sus herramientas básicas de gestión son el ceño fruncido y la voz de mando.

A veces ni siquiera es porque algo vaya mal. El directivo simplemente cree que habrá caos en el momento en que se relaje.

Despoje a ese directivo de los atributos del estilo de dirección autoritario, haga que se comunique con sus subordinados como iguales y se sentirá débil al instante.

Desgraciadamente, estos directivos no suelen tener ninguna otra capacidad de gestión, salvo la de "vigilancia". No se dedican al diseño de un sistema empresarial, al desarrollo de una estrategia de negocio, no estudian a los clientes ni a la industria y no tienen éxito como entrenadores de los mandos intermedios... Por desgracia, este es el contexto más triste y casi insoluble de la lucha contra la morosidad: cuando el directivo se ocupa de la disciplina porque... bueno, ¿qué otra cosa debe controlar?

La "gestión de la impuntualidad" no tiene un conjunto universal de herramientas adecuadas. La suavidad en algunas situaciones se convierte en permisividad, lo que le cuesta a la empresa sus beneficios, sus clientes y le causa daños a su reputación.

La austeridad en una situación diferente lleva al sabotaje oculto, a la ocultación de conocimientos y a la venganza mezquina, especialmente si no hay razones objetivas para esa austeridad.

Al mismo tiempo, es difícil encontrar una cultura menos productiva que la "cultura del jardín de infancia", cuando el horario lo definen los "adultos" y los "niños" se someten a él.

¿Qué hacer? Analizar el problema en toda su complejidad, incluyendo la cultura empresarial, los procesos de negocio, la jerarquía y las capacidades de gestión. Sólo así podrá diseñar la solución que será eficaz para su empresa.

Una buena forma de mantener la disciplina y controlar los retrasos es la supervisión de los empleados. El software de control registrará cuándo entra y sale el empleado y cuánto tiempo pasa trabajando. Será especialmente conveniente para las oficinas en las que los horarios de los empleados son flexibles, ya que ahorrará mucho tiempo al director controlando la asistencia. Al mismo tiempo, el software será un método de control mucho menos estresante para los empleados que el control directo del jefe. El mercado actual ofrece multitud de soluciones de seguimiento de empleados para todos los gustos y presupuestos. Si quiere saber cómo elegir la mejor para su empresa, consulte nuestra guía .