Cultura profesional: ¿Cómo lidiar con la impuntualidad?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

En primer lugar, por supuesto, hay que examinar el contexto de la situación, sin el cual es imposible tomar la decisión correcta. Cada tipo de actividad, cada situación de mercado y cada cultura profesional es única. Por lo tanto, hay que analizar cómo afrontar los retrasos, en diferentes situaciones en las que...

No podemos estar en desacuerdo con el hecho de que si una oficina abre a las 10 de la mañana, la secretaria debe estar lista para responder a las llamadas a las 9:59.

El único dependiente de una tienda debe estar presente en el puesto de trabajo desde las 9 de la mañana hasta las 21 de la noche si el cartel informativo lo indica.

Un piloto no puede llegar tarde a un vuelo.

Por regla general, este requisito de disciplina, debido al sentido común, es fácil de controlar, porque es claro, práctico y no provoca dudas. Al conseguir un trabajo, cuya ejecución tendrá lugar en unos límites temporales claros, el futuro empleado entiende que la puntualidad es su indicador clave de rendimiento básico.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Toda persona con buenos modales sabe que hacer esperar a alguien es de mala educación.

Igualmente descortés es llegar tarde a una reunión con los clientes y con los colegas, o a la cita con el médico, o a un salón de belleza.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Es más agradable hablar con esas personas de manera informal, hacer amigos, conocerse mejor y confiar más en los compañeros.

Es más agradable comprarles y escuchar sus ofertas promocionales si eres su cliente. Esto significa que los clientes y socios estarán más satisfechos de trabajar con alguien que tiene la "cortesía de los reyes".

La cortesía se paga bien, y el respeto al tiempo de los demás es una manifestación de la cortesía. Por lo tanto, pedir a los empleados que cumplan con los acuerdos de tiempo es necesario, y también es racional por razones obvias.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Si el rendimiento de sus empleados no depende directamente de cuándo empiezan su jornada a las 10:00 o a las 10:30, ¿por qué les exige puntualidad? ¿Quizás porque en general no está satisfecho con la calidad y la cantidad del trabajo de los empleados y su actitud?

El recuento de clientes es menor de lo que podría ser, las ventas han bajado. Sin embargo, a los responsables de ventas no parece importarles: siguen paseando por la oficina como si nada, hablando de cómo van a pasar los fines de semana. Ni siquiera se acercan a los objetivos comerciales y de otro tipo de la empresa... pero ¿cuáles son exactamente?

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Trabajamos bien si:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Cada mes, comprobamos el plan anual de tareas para ver si cumplimos el calendario: ejecutar proyectos corporativos a un ritmo predeterminado, crear procesos empresariales, probar nuevos productos, etc.

Obsérvese que en el ejemplo no sólo hay indicadores económicos, sino también indicadores de la evolución de la calidad de la empresa planificada de antemano.

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Es poco probable que la ejecución del plan dependa de treinta minutos de trabajo, ¿verdad? Depende más bien de los conocimientos, las habilidades y, por supuesto, la motivación.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Es poco probable que lleguemos tarde al cine, a una conferencia importante o a un congreso profesional interesante, porque queremos llegar allí para divertirnos y adquirir conocimientos.

Cada uno de nosotros ha hecho al menos una vez en su vida algo que le ha gustado, y todos sabemos que cuando se necesita, se llega temprano para disfrutar del trabajo. Por tanto, las empresas deberían centrarse no en combatir la impuntualidad, sino en hacer que las condiciones de trabajo sean cómodas y productivas y en encontrar personas que realmente amen su profesión, personas que experimenten una profunda necesidad psicológica de trabajar duro.

Por eso, en el mundo hay cada vez más empresas en las que no se penaliza la impuntualidad y, además, la propia noción de impuntualidad no existe. Estas empresas no se han propuesto controlar las horas de trabajo. Por el contrario, intentan crear un entorno en el que la gente quiera estar, quedarse, jugar, inventar y actuar.

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Se esfuerza por hacer un buen trabajo. Le gusta.

A su jefe sólo le preocupa cómo conseguir que se tome más días libres.

La empresa se esfuerza al máximo por seleccionar a empleados como mi amigo en todo el mundo, y por ser atractiva para ellos.

Estas empresas no suelen tener problemas de retrasos. Pero hay situaciones en las que...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Este tipo de directivo es partidario de un modelo de empresa estrictamente jerárquico -de arriba abajo- y sabe que sus herramientas básicas de gestión son el ceño fruncido y la voz de mando.

A veces ni siquiera es porque algo vaya mal. El directivo simplemente cree que habrá caos en el momento en que se relaje.

Despoje a ese directivo de los atributos del estilo de dirección autoritario, haga que se comunique con sus subordinados como iguales y se sentirá débil al instante.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

La austeridad en una situación diferente lleva al sabotaje oculto, a la ocultación de conocimientos y a la venganza mezquina, especialmente si no hay razones objetivas para esa austeridad.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

¿Qué hacer? Analizar el problema en toda su complejidad, incluyendo la cultura empresarial, los procesos de negocio, la jerarquía y las capacidades de gestión. Sólo así podrá diseñar la solución que será eficaz para su empresa.

Una buena forma de mantener la disciplina y controlar los retrasos es la supervisión de los empleados. El software de control registrará cuándo entra y sale el empleado y cuánto tiempo pasa trabajando. Será especialmente conveniente para las oficinas en las que los horarios de los empleados son flexibles, ya que ahorrará mucho tiempo al director controlando la asistencia. Al mismo tiempo, el software será un método de control mucho menos estresante para los empleados que el control directo del jefe. El mercado actual ofrece multitud de soluciones de seguimiento de empleados para todos los gustos y presupuestos. Si quiere saber cómo elegir la mejor para su empresa, consulte nuestra guía.