Cómo planificar su día si está en contra del horario fijo

Muchas personas creativas se oponen a cualquier norma, rechazan la idea misma de la planificación y, en consecuencia, su vida pierde la tan deseada armonía.

Si eres una persona así y no estás preparado para lidiar con la rutina, es hora de rechazar la idea de organizar tu tiempo según las reglas de alguien y mejorar tu eficiencia personal siguiendo tu propio tempo creativo, tu ritmo de vida y su pulso.

El diseñador y autor de libros sobre diseño Stephen Bradley observó en una ocasión "Lo sepas o no, el diseño siempre tiene su propio ritmo interno. Aporta significado al espacio y crea un determinado estado de ánimo. Es a través del ritmo que la gente puede apreciar el diseño".

Si este enfoque te resulta familiar, voy a compartir algunas ideas, que he adquirido a través de mi vida profesional y mi experiencia laboral como coach de gestión del tiempo. Te ayudarán a distribuir eficazmente el tiempo que tienes, así como tu poder, intereses y tareas.

Normalmente, una persona consigue hacer más cosas durante un mes si no planifica demasiado. El ritmo natural de la mayoría de las personas hace que se pueda terminar un gran proyecto o alcanzar un objetivo personal en un mes. Esto no significa que haya que dedicar todo el mes sólo a este objetivo o proyecto, a veces hay que ocuparse de cuestiones más difíciles, como, por ejemplo, la elección e instalación del nuevo software o la organización del espacio en el estudio. Si planificas tres cuestiones de este tipo durante un mes, difícilmente tendrás éxito en alguna de ellas. Sin embargo, si dedicas un mes a una determinada tarea, lo más probable es que la termines o estés cerca de hacerlo. Ten en cuenta este ritmo mensual y obtendrás una mayor satisfacción.

Además, hay que tener en cuenta cómo se distribuyen la potencia y la energía durante la semana. Las excepciones, por supuesto, son posibles, pero la mayoría de la gente no puede hacer más de dos viajes al mes y no perder el ritmo. Considera también los costes emocionales de organizar fiestas o tener invitados. Todo ello aporta una agradable diversidad a tu vida, pero te hace perder el ritmo, sobre todo cuando una excepción se convierte en regla.

Los proyectos, las reuniones y el trabajo necesario cambian de una semana a otra, pero debes captar el ritmo de la semana que será el más adecuado para tus actividades. Piensa como un diseñador: crea un borrador y luego modifica tu horario según el proyecto determinado (en este caso, la semana de trabajo).

Después de muchos experimentos, he establecido el siguiente ritmo perfecto para mí:

• Hay unas horas "introductorias" en la mañana del lunes que dedico a hacer un plan semanal y a procesar la información recopilada durante el fin de semana.

• El miércoles por la tarde estoy totalmente ocupado con el proyecto principal. Estoy ocupado con trivialidades durante toda la semana, pero cuando necesito centrarme en el trabajo importante -por ejemplo, escribir un libro- es mejor despejar la mitad del día de reuniones. Entonces me voy a mi café favorito y trabajo sin distraerme y sin pausas. Debo señalar dos ventajas principales: mi trabajo sigue adelante y al mismo tiempo tengo un breve descanso de la rutina diaria.

• Preparando el fin de semana en la tarde del viernes. Dedico unas tres horas a terminar todo el trabajo que requería más tiempo del que esperaba, a ocuparme de los pagos y de las facturas que es mejor gestionar antes del fin de semana.

Al menos una noche de la semana la dedico a resolver problemas personales o a descansar. Soy extremadamente sociable, pero incluso los extravertidos necesitan un día libre de vez en cuando.

Por supuesto, todos estos elementos pueden cambiarse y ajustarse en cualquier momento. Sin embargo, yo prefiero este ritmo porque me permite obtener la máxima satisfacción del trabajo que hago y partir hacia el fin de semana dedicado a mi familia y al descanso.

Nadie ha sido capaz de crear una fórmula universal del horario diario. Algunas personas evitan revisar los correos electrónicos por la mañana, otras recomiendan hacer todo lo contrario. El punto es admitir honestamente, cuál es la mejor manera de asignar las 24 horas para la máxima eficiencia personalmente para usted.

En cuanto a mí, dedico la primera hora u hora y media a planificar mi día, los correos electrónicos y las pequeñas tareas urgentes, y luego me centro en el trabajo más difícil. De 10 a 11 de la mañana respondo a las llamadas de los clientes. Prefiero no dedicar más de cuatro horas al día a las reuniones y dejar la última media hora para resumir los resultados. Algunos de mis clientes prefieren revisar los correos electrónicos de la mañana, literalmente, durante un par de minutos, y luego se centran en el trabajo principal hasta el almuerzo. Después de la pausa para comer, organizan reuniones o se encargan de las tareas urgentes.

Es necesario señalar tus preferencias personales: cuándo estás más concentrado, cuándo te resulta más cómodo organizar reuniones y qué tiempo debes dedicar a procesar la información complicada y hacer planes para avanzar en la dirección necesaria.

Sé honesto contigo mismo: permítete dedicar tiempo a ajustar el plan diario, de lo contrario siempre "irás por detrás del programa" y te arrepentirás de las cosas que no has hecho.

Por ejemplo, sería prudente dedicar un día antes de las vacaciones y un día después de las mismas a poner en orden tus asuntos y no concertar ninguna reunión en esos días. Será acertado que dejes la mitad del día posterior a una conferencia o a otro gran evento para fortalecer los vínculos personales, hacer conocidos y revisar tus notas - sólo así podrás sacar el máximo provecho del evento pasado. Una de mis conocidas me dijo una vez que después de una conferencia en otra ciudad prefiere volar a casa por la mañana, no por la noche. La noche en un hotel le da la oportunidad de terminar todo su trabajo antes de volver a casa. Y recuerde: cuanto más se oponga el evento a su rutina diaria normal, más tiempo necesitará para recuperar su ritmo de trabajo habitual.

Ajusta tu ritmo mensual, semanal y diario y ganarás el orden necesario en tu trabajo y la flexibilidad necesaria para tomar decisiones. Es hora de que descubras qué tempo y ritmo te convienen personalmente.