Software de monitoreo de empleados de Pensilvania: Mejores prácticas para industrias reguladas

Puede que dirija un banco en Pittsburgh o administre un hospital en Harrisburg. O, quizás, su compañía de seguros en Filadelfia maneja miles de registros confidenciales de clientes a diario. En todos estos casos, sus empleados tienen acceso a datos confidenciales que, si se manejan de forma incorrecta, deliberada o accidental, podrían acarrear graves consecuencias legales, financieras y para la reputación.

En Pensilvania, las organizaciones de los sectores bancario, financiero, asegurador y sanitario están sujetas a estrictos requisitos de seguridad y cumplimiento normativo. El software de monitorización de empleados es un componente fundamental para cumplir estos requisitos, gestionar los riesgos y mejorar la seguridad.

Pero ¿cómo se puede implementar correctamente en Pensilvania? Exploremos este tema en el artículo de hoy.

Comprender las normativas estatales y locales de privacidad es fundamental para implementar la monitorización de empleados en cualquier sector; sin embargo, en ámbitos regulados, es aún más crucial. El software de monitorización de empleados ayuda a garantizar la protección y el correcto manejo de los datos de clientes o pacientes. En el proceso, recopila grandes cantidades de datos sobre la actividad de los empleados y también puede capturar, sin darse cuenta, datos confidenciales de clientes o pacientes. Por lo tanto, al implementar software de seguimiento en sectores regulados de Pensilvania, debe considerar lo siguiente:

1. ¿Qué tan bien ayuda a proteger los datos confidenciales de los clientes?

2. ¿Cumple con las regulaciones específicas de la industria?

3. ¿Apoya los derechos de los empleados con respecto a los datos recopilados sobre ellos?

Para responder a estas preguntas, es necesario conocer el panorama legal de Pensilvania. Empecemos por las regulaciones específicas de cada sector.

En el sector salud, los empleadores deben cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Esta ley exige la máxima protección de la Información Médica Protegida (PHI), que es información de salud que permite la identificación individual, como historiales médicos, resultados de pruebas, información del seguro o cualquier dato relacionado con la salud física o mental de una persona, la atención médica brindada o el pago de la misma.

La ley de Pensilvania también prohíbe la divulgación de información relacionada con el VIH y registros de tratamientos de salud mental o abuso de sustancias sin consentimiento por escrito.

El software de monitoreo de empleados, cuando se implementa correctamente, actúa como un guardián vigilante, ayudándole a detectar y prevenir posibles violaciones de estos datos confidenciales.

Las empresas del sector financiero deben cumplir con la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA). Esta exige proteger la Información Personal No Pública (IPN) del consumidor. La IPN es cualquier información que:

1. El cliente proporciona para obtener un producto o servicio financiero (un nombre, una dirección, ingresos, etc.)

2. Resultados de cualquier transacción realizada para un cliente (números de cuenta, pago, historial, saldo, etc.)

3. Una empresa financiera obtiene información sobre el cliente para prestarle un servicio o producto (registros judiciales, informes de consumidores, etc.)

La supervisión de los empleados es fundamental para identificar de forma temprana las amenazas a la seguridad y remediarlas.

En el ámbito de los seguros, la Ley de Seguridad de Datos de Seguros de Pensilvania (PIDSA), vigente desde diciembre de 2023, exige sólidas protecciones para la información no pública, la respuesta a incidentes y la capacitación de los empleados en materia de ciberseguridad y monitoreo.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Si bien la Ley de Interceptación de Llamadas restringe la grabación de audio, generalmente no prohíbe la videovigilancia, siempre que no se grabe audio. La videovigilancia está prohibida en baños, vestuarios y otras áreas donde los empleados tengan una expectativa razonable de privacidad.

La Ley Federal de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) es similar a la Ley de Interceptación de Comunicaciones. Prohíbe a los empleadores interceptar comunicaciones electrónicas sin consentimiento, pero establece excepciones para la supervisión de los sistemas propiedad del empleador, especialmente por motivos comerciales legítimos.

Según la ley de Pensilvania, los empleadores no están obligados a informar a los empleados sobre el monitoreo, excepto en el caso de las comunicaciones de monitoreo.

Este fue solo un breve resumen de las regulaciones de Pensilvania. Recomendamos consultar con un experto legal antes de implementar la supervisión de empleados.

Pero ¿por qué es necesario, en primer lugar, supervisar a los empleados de sectores como las finanzas, los seguros y la atención sanitaria?

Imagine la cantidad de datos que manejan a diario: números de la seguridad social, saldos de cuentas, historiales médicos, identificadores personales y muchos otros datos valiosos. Como vimos en la sección anterior, estos datos están protegidos por ley, lo que impone obligaciones a las organizaciones que los manejan. El software de monitoreo de empleados puede ayudar a:

1. Garantizar el cumplimiento continuo de las regulaciones y generar un registro de auditoría.

2. Detectar acceso no autorizado a datos confidenciales, transferencias de datos inusuales u otra actividad sospechosa que podría indicar una posible fuga de datos.

3. Abordar las amenazas internas y externas.

4. Asegúrese de que los datos se procesen de acuerdo con los protocolos establecidos.

Implementar la monitorización de empleados puede ser un proceso complejo y confuso, especialmente en sectores regulados, donde los errores pueden ser costosos. Aquí presentamos siete buenas prácticas adaptadas a los líderes empresariales de Pensilvania.

¿Qué datos tiene su organización? ¿Quién tiene acceso a ellos? ¿Cuáles son los puntos débiles?

Antes de comprar software, evalúe sus riesgos. Un banco que gestiona transferencias bancarias tiene necesidades diferentes a las de una clínica que gestiona la admisión de pacientes.

No todo el software de monitoreo es adecuado para industrias reguladas. El software que elija debe indicar claramente que cumple con la HIPAA u otras regulaciones aplicables en su industria. Busque características como:

1. Registros de auditoría cifrados (HIPAA requiere una retención de 6 años)

2. Registro de acceso basado en roles

3. Integración con sistemas DLP y SIEM

4. Alertas de comportamiento sospechoso (por ejemplo, acceso fuera del horario laboral, descargas masivas)

El monitoreo imprevisto puede ser contraproducente. En cambio, sea transparente. Desarrolle una política clara por escrito que describa explícitamente qué se monitoreará, por qué es necesario y cómo se utilizarán y protegerán los datos recopilados. Organice una reunión breve. Explique que el monitoreo no se utiliza para detectar personas, sino para proteger a los clientes y cumplir con las obligaciones legales.

Aunque en Pensilvania generalmente no se necesita consentimiento para la vigilancia visual o informática en el lugar de trabajo, la transparencia reduce la resistencia y fomenta la cooperación.

No es necesario registrar cada pulsación de tecla. Defina objetivos claros para su programa de monitoreo. ¿Su objetivo es prevenir la exfiltración de datos? ¿Garantizar el cumplimiento de protocolos de seguridad específicos? Limite sus actividades de monitoreo a lo estrictamente necesario para lograr estos objetivos.

Concéntrese en los sistemas de alto riesgo: bases de datos de pacientes, plataformas financieras y herramientas de procesamiento de reclamaciones. Aplique la supervisión según el rol y la sensibilidad de los datos. Un recepcionista no necesita la misma supervisión que un ajustador de reclamaciones.

Los registros que recopila son confidenciales. Pueden contener información personal de sus empleados y datos de clientes capturados inadvertidamente.

Trate los datos recopilados por su software de monitoreo con el mismo nivel de seguridad que aplica a la información confidencial de sus clientes. Si alguien hackea su sistema de monitoreo, podría verlo todo. Por lo tanto, asegúrelo, cifre y restrinja el acceso a un número limitado de personal, y audite quién ve los registros.

Los gerentes deben comprender la función del software, las políticas de monitoreo de la empresa, las prácticas de seguridad más amplias y la importancia del cumplimiento normativo. Los empleados deben conocer sus responsabilidades. Y los ejecutivos deben ser un modelo de comportamiento ético, sin excepciones.

Las regulaciones cambian. La rotación de personal es constante. La tecnología evoluciona. Revise su política de monitoreo al menos una vez al año. Además, son buenas prácticas realizar simulacros de auditoría y probar su plan de respuesta a incidentes.

En resumen, la supervisión de los empleados en áreas reguladas es una cuestión de responsabilidad.

Si su empresa opera en los sectores de la salud, los seguros o las finanzas en Pensilvania, maneja información muy confidencial. Sus clientes, pacientes y consumidores confían en su protección.

Cuando se implementa con cuidado, el software de monitoreo es un escudo. Una forma de detectar errores antes de que se conviertan en infracciones. Una forma de demostrar el cumplimiento cuando llega el momento de la auditoría.

El objetivo final del monitoreo no es fomentar un clima de sospecha, sino cultivar un ambiente seguro y compatible que proteja a su organización, a sus clientes y su reputación.