Software de control de empleados de Carolina del Norte: Ideas para pequeñas y medianas empresas

Las pequeñas y medianas empresas de Carolina del Norte se enfrentan ahora más que nunca a la presión de la seguridad digital y el mantenimiento de la productividad, ya que la economía del estado depende cada vez más de la tecnología y el trabajo a distancia. Cómo pueden las empresas garantizar que sus datos confidenciales estén a salvo y que los empleados den lo mejor de sí mismos?

Este artículo examina los distintos retos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas (PYMES) de Carolina del Norte, desde las peculiaridades del mercado local hasta las vulnerabilidades de seguridad interna, demasiado comunes. A continuación, revelaremos cómo el software de monitorización de empleados de última generación ofrece soluciones prácticas, ayudándole a evitar filtraciones de datos, a realizar un seguimiento preciso del tiempo de trabajo y a construir un futuro más seguro y productivo para su empresa.

La base de la economía de Carolina del Norte son sus pequeñas y medianas empresas: El 99,6% de todas las empresas del estado son PYMES. Dan empleo al 45,3% de todos los empleados del estado, es decir, a 1,7 millones de personas. Entre los principales sectores empresariales de Carolina del Norte se encuentran:

1. Sanidad: Los grandes hospitales y clínicas especializadas manejan muchos datos sensibles de los pacientes, lo que los convierte en un objetivo constante de las filtraciones de datos.

2. Servicios profesionales, científicos y técnicos, como bufetes de abogados, agencias de consultoría y nuevas empresas tecnológicas, manejan grandes cantidades de información confidencial de clientes y propiedad intelectual.

3. Fabricación: Las empresas manufactureras son especialmente vulnerables al espionaje industrial y al robo de diseños o propiedad intelectual.

4. Servicios financieros, incluidos banca, inversión y seguros, son objetivos prioritarios del fraude financiero y la violación de datos.

El continuo cambio hacia modelos de trabajo remotos e híbridos hace que proteger los datos confidenciales y mantener la productividad sea aún más complejo. Carolina del Norte ocupó el puesto 11 entre los estados y el Distrito de Columbia en trabajo remoto en 2023, con un 16,1% de su población activa trabajando principalmente desde casa. Las principales áreas metropolitanas como Raleigh-Cary (24,5% de trabajadores remotos) y Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% de trabajadores remotos) son centros particulares de esta tendencia. El trabajo a distancia ofrece una indudable flexibilidad y ahorro de costes; sin embargo, también amplía el perímetro digital de la empresa y la hace más vulnerable a las brechas de seguridad.

Los peligros para la seguridad pueden adoptar diversas formas, pero a grandes rasgos pueden dividirse en dos categorías principales: impulsados por los empleados y externos.

Las fugas de datos provocadas por los empleados pueden ser intencionadas o accidentales y causan hasta el 88% de todas las violaciones de datos. Las fugas de datos accidentales se producen por descuido humano o por no seguir los protocolos de seguridad. Por ejemplo, los empleados pueden enviar datos importantes al destinatario equivocado por error, dejar sus dispositivos de trabajo sin protección o ser víctimas de estafas de ingeniería social.

El robo intencionado de datos es menos frecuente, pero tiene consecuencias nefastas. Empleados descontentos, personas que buscan un beneficio personal o individuos reclutados por la competencia pueden filtrar deliberadamente listas de clientes, secretos comerciales, registros financieros u otros datos confidenciales.

Por último, los empleados pueden obtener acceso no autorizado a datos o sistemas a los que no deberían tener acceso. Esto puede conducir a un uso indebido de los datos o crear oportunidades para nuevas violaciones.

Además de las fugas de datos provocadas por los empleados, también existen amenazas externas. Por ejemplo, los ataques de phishing siguen siendo el principal delito denunciado en Carolina del Norte, a menudo dirigidos a los empleados para obtener acceso a credenciales o sistemas. El ransomware también es una amenaza importante. Un clic en el enlace equivocado o la apertura de un archivo adjunto infectado - y la organización está bloqueada de los sistemas críticos y paralizada. Por último, están las estafas que comprometen el correo electrónico de las empresas. Se trata de sofisticados esquemas de ingeniería social en los que el estafador se hace pasar por un ejecutivo, un socio de la empresa o un proveedor de confianza y engaña a un empleado para que realice pagos fraudulentos o comparta información confidencial.

Las amenazas a la seguridad son sólo una parte del problema de las PYMES de Carolina del Norte. Las empresas tienen que hacer frente a problemas de productividad que pueden aumentar en el entorno de trabajo a distancia. Hay registros de tiempo inexactos o incluso robo de tiempo cuando los empleados exageran las horas de trabajo o hacen cosas personales durante su tiempo de trabajo remunerado. El exceso de actividades no relacionadas con el trabajo y la instalación de software no autorizado no sólo merman la productividad, sino que también pueden provocar una brecha de seguridad. El empleado puede exponer accidentalmente a la empresa a sitios web maliciosos, infectar el dispositivo con malware o violar acuerdos de licencia.

En 2023, las empresas y particulares de Carolina del Norte declararon la asombrosa cifra de 234 millones de dólares en pérdidas económicas debido a la ciberdelincuencia, lo que convierte al estado en el decimotercero del país en pérdidas totales, con 12.282 denuncias presentadas. Estas cifras demuestran que las empresas deben tomar medidas proactivas para proteger los datos confidenciales de las amenazas internas y externas.

La ciberseguridad y la productividad son problemas complejos que requieren un planteamiento meditado para su solución. Una herramienta que sin duda ayudará a ambos problemas es el software de supervisión de empleados, en particular, sus dos tipos: Prevención de Pérdida de Datos (DLP) y monitorización de actividades.

Software de prevención de pérdida de datos (DLP)

En esencia, el software de DLP está diseñado para impedir que los datos confidenciales salgan del control de su organización, ya sea accidental o intencionadamente. Para las pymes de Carolina del Norte que manejan información de clientes, propiedad intelectual o datos financieros, la DLP es una capa de defensa esencial.

El software DLP puede:

1. Rastrea cómo se transfieren los archivos y bloquea las copias no autorizadas a unidades USB, almacenamiento en la nube, aplicaciones de mensajería o discos duros externos.
2. Analiza los correos electrónicos salientes, las cargas web, los documentos y otros en busca de información confidencial, como información de identificación personal (PII), información sanitaria protegida (PHI) o datos del sector de tarjetas de pago (PCI). Si se detecta esta información, el software puede enviar una alerta o bloquear el proceso.
3. Impida que los empleados hagan capturas o graben pantallas.
4. Establezca una línea de base del comportamiento normal de los empleados e identifique las desviaciones que podrían indicar un intento de robo de datos o una violación de la política.
5. Extraiga y analice texto de imágenes y capturas de pantalla, garantizando que no se filtren datos confidenciales a través de medios no textuales.

Una de las principales ventajas de la DLP es la oportunidad de prevenir las fugas de datos antes de que se produzcan y, por tanto, minimizar los daños financieros y de reputación. Además, la DLP ayuda a cumplir los requisitos normativos relacionados con la protección de datos (por ejemplo, HIPAA para la sanidad, Ley Gramm-Leach-Bliley para los servicios financieros).

Software de control de actividad

Mientras que el software DLP se centra principalmente en el seguimiento de la información sensible y de los empleados que acceden a estos datos, el software de supervisión de la actividad[0]cubre el ámbito más amplio del comportamiento de los empleados. Por lo tanto, puede utilizarse no solo para la seguridad, sino también para el seguimiento de la productividad y el tiempo de trabajo.

Funciones clave para la seguridad y la productividad:

1. Seguimiento de los sitios web visitados y las aplicaciones utilizadas durante la jornada laboral.
2. Capturar el inicio y el final de la jornada laboral, identificando el tiempo inactivo y activo, y las horas de trabajo reales.
3. Supervisión del correo electrónico y las comunicaciones en dispositivos propiedad de la empresa.
4. Generación de informes detallados sobre la actividad de los empleados, identificando tendencias, momentos de máxima productividad y áreas susceptibles de mejora.
5. Realizar capturas de pantalla periódicas o grabar la pantalla.
6. Reconocimiento facial para controlar quién accede al dispositivo.
7. Las soluciones avanzadas de supervisión de empleados también pueden grabar vídeo y sonido de la webcam, capturar llamadas, gestionar tareas, ver cuánto tiempo se les dedica y mucho más.

El software de supervisión de empleados es perfecto para mejorar la productividad. Ayuda a identificar las actividades que hacen perder el tiempo y a centrarse en las tareas laborales. Además, garantiza una facturación y unas nóminas precisas basadas en las horas de trabajo reales.

El software de monitorización de la actividad puede complementar algunas funciones de la DLP. Aunque normalmente no rastrea las operaciones con archivos, sus extensos registros de la actividad de los empleados pueden proporcionar las pruebas necesarias en casos de investigaciones internas.

Por último, el control de la actividad fomenta una cultura en la que los empleados son conscientes de su rendimiento laboral y responsables de su tiempo.

El feedback constructivo es una vía de doble sentido. Cuando hayas dado tu evaluación, dale la palabra al empleado para que explique su visión de la situación. Puedes incitarle formulando preguntas abiertas, como "¿Qué opinas de tus resultados?" o "¿Qué crees que puede haber contribuido a esa bajada de rendimiento?". Animarán al empleado a reflexionar sobre su trabajo y a compartir los problemas que pueda estar experimentando. A menudo, aportarán información valiosa de la que usted podría no ser consciente, o incluso sugerirán soluciones ellos mismos. Escuche activamente y tome nota de sus ideas.

Independientemente del tipo de software de supervisión que elija una empresa, su implantación requerirá algo más que simplemente instalarlo en los ordenadores de la oficina. Comprender el panorama legal -normativas laborales y de privacidad federales y específicas de cada estado- es primordial antes de poder utilizar cualquier tipo de monitorización.

La ley federal Electronic Communications Privacy Act (ECPA) permite en general a los empleadores supervisar las comunicaciones en los sistemas propiedad de la empresa por razones comerciales legítimas. Cada estado puede añadir más requisitos, pero Carolina del Norte no impone mandatos únicos demasiado estrictos. Sin embargo, esto no significa que una empresa no deba estudiarlos detenidamente para garantizar su cumplimiento.

En primer lugar, el consentimiento explícito de los empleados para la supervisión, aunque no siempre se exige explícitamente, sigue siendo muy aconsejable, especialmente cuando se supervisan las comunicaciones. Esto suele hacerse mediante una política clara y exhaustiva de supervisión de los empleados firmada en el momento de la contratación o cuando se introducen nuevas medidas de supervisión.

El seguimiento secreto puede ser ilegal para algunos tipos de seguimiento. La ley de ciberacoso de Carolina del Norte, por ejemplo, prohíbe el seguimiento por GPS sin consentimiento, aunque existen excepciones para los vehículos de flota. Incluso si un determinado tipo de seguimiento no es explícitamente ilegal de utilizar en secreto, la falta de transparencia puede dañar gravemente la moral de los empleados y dar lugar a desconfianza o disputas legales basadas en la "expectativa razonable de privacidad."

Los empleadores en Carolina del Norte nunca deben vigilar a los empleados en áreas privadas como baños, vestuarios o salas de descanso, ya que esto está casi universalmente prohibido y se considera una grave invasión de la privacidad. Del mismo modo, la vigilancia de los dispositivos personales de un empleado (por ejemplo, su teléfono privado o portátil utilizado para tareas de trabajo ocasionales) o el seguimiento de su ubicación fuera de las horas de trabajo sin el consentimiento explícito y específico es probable que viole las expectativas de privacidad y podría dar lugar a repercusiones legales. Sin embargo, el empleado no tiene expectativas razonables de privacidad mientras utiliza dispositivos, redes o cuentas de correo electrónico propiedad de la empresa para fines relacionados con el trabajo.

Aparte de los requisitos legales, las empresas deben considerar el aspecto ético de la aplicación de la supervisión de los empleados. Este es, en sí mismo, un amplio tema, que hemos explorado en detalle en este artículo.

La naturaleza única de la economía de Carolina del Norte, la creciente tendencia al trabajo remoto e híbrido y, como resultado, el aumento de los riesgos de seguridad y la demanda de productividad requieren un enfoque proactivo. Este enfoque es el software de supervisión de empleados.

Cuando se implementa cuidadosamente, el seguimiento de los empleados se convierte en algo más que una herramienta de vigilancia. Se transforma en un activo estratégico que permite a las empresas de Carolina del Norte construir un futuro más seguro, productivo y, en última instancia, más exitoso.