Guía del empresario neoyorquino para implantar programas de control de empleados

El estudio de los requisitos legales debe ser el primer paso para cualquier empleador de Nueva York que desee implantar o esté utilizando en la actualidad software de control de empleados Las leyes federales y estatales tienen por objeto proteger los derechos de los empleados (incluido el derecho a la intimidad). Pueden imponer limitaciones significativas a las prácticas de control que pueden utilizar las empresas.

Leyes federales

A nivel federal, la ley más importante es la Electronic Communications Privacy Act (ECPA) de 1986. En virtud de esta ley, está prohibida la interceptación intencionada de comunicaciones telefónicas, orales y electrónicas. Sin embargo, hay dos excepciones para los empresarios:

• Pueden supervisar las comunicaciones si tienen un interés comercial legítimo (excepción del fin comercial).

• Los empresarios pueden realizar el seguimiento si al menos una de las partes de la comunicación ha dado su consentimiento (excepción del consentimiento). Lo ideal es que este consentimiento sea explícito. Aunque los tribunales a menudo interpretan el uso por parte de un empleado de los dispositivos proporcionados por la empresa después de la notificación sobre el seguimiento como un consentimiento implícito, el permiso explícito es siempre un enfoque más seguro.

Los empresarios sólo pueden rastrear los dispositivos y sistemas propiedad de la empresa. Si quieren rastrear comunicaciones o dispositivos personales, solo pueden hacerlo con consentimiento explícito o en caso de raras excepciones.

La Ley de Comunicaciones Almacenadas (SCA) es una parte de la ECPA que regula el acceso del empresario a las comunicaciones electrónicas almacenadas. Ejemplos de este tipo de comunicaciones son los correos electrónicos o las grabaciones de llamadas relacionadas con el trabajo guardadas en los servidores de la empresa. En general, las empresas pueden acceder a las comunicaciones almacenadas en sus sistemas. Sin embargo, para acceder a las cuentas personales de un empleado (como una cuenta privada de Gmail) se requiere el consentimiento del empleado o una base legal como una orden judicial.

Leyes del Estado de Nueva York

Nueva York cuenta con varias normativas destacables que complementan la ley federal. La primera es la Ley de Vigilancia Electrónica (Sección 52-c de la Ley de Derechos Civiles), que entró en vigor el 7 de mayo de 2022. Se aplica a todos los empleadores privados de la zona, independientemente de su tamaño, que vigilen las comunicaciones electrónicas de los empleados.

De acuerdo con la ley de Vigilancia Electrónica, las organizaciones deben notificar por escrito a los empleados en el momento de su contratación y posteriormente cada año, informándoles de que sus comunicaciones pueden ser vigiladas. Los empleados deben acusar recibo de este aviso por escrito o electrónicamente. Además, las empresas deben colocar estos avisos en lugares visibles donde puedan ser vistos por todos los empleados (carteles físicos o avisos electrónicos en las pantallas de acceso o redes internas).

La siguiente normativa crucial es la Ley de Privacidad del Empleado de Nueva York, en vigor desde el 12 de marzo de 2024. En virtud de esta ley, las empresas no deben pedir ni exigir a los empleados o solicitantes de empleo que revelen nombres de usuario, contraseñas u otra información de autenticación de cuentas personales (como las redes sociales). Los empresarios tampoco deben exigir a los empleados que accedan a sus cuentas en presencia del empresario.

Más allá de estas normativas ya existentes, la legislación propuesta puede cambiar aún más las prácticas de supervisión. En 2023, el Senado del Estado de Nueva York propuso el proyecto de ley 7623, que restringiría a los empleadores el uso de herramientas de toma de decisiones totalmente automatizadas. Los empleadores no podrían utilizar estas herramientas para seleccionar candidatos o tomar otras decisiones que afecten a los horarios de trabajo, las compensaciones, las medidas disciplinarias, las evaluaciones de rendimiento y otras condiciones de empleo. A la luz del rápido desarrollo de la IA y sus resultados potencialmente sesgados, estas normas son razonables. Además, el proyecto de ley 7623 del Senado propone otras restricciones a la vigilancia en el lugar de trabajo, como el uso de los métodos menos intrusivos, la minimización de la recogida de datos, la proporcionalidad y la notificación detallada sobre qué datos se recogen, cómo, cuándo y con qué fin.

La implantación eficaz de un software de control de empleados va más allá del mero cumplimiento de la normativa sobre privacidad. Los empresarios también deben pensar en el aspecto ético de la cuestión y en los posibles efectos de la supervisión en la moral y la motivación de los empleados. Si combinamos los requisitos legales y las consideraciones éticas, podemos enumerar las siguientes mejores prácticas para implantar un software de supervisión:

• Sea transparente: sea franco con sus empleados sobre la existencia, la naturaleza y la finalidad del seguimiento. Obtenga el consentimiento de los empleados para el seguimiento, especialmente si rastrea sus comunicaciones.
• Limite la supervisión a fines empresariales legítimos: supervise únicamente las actividades directamente relacionadas con sus objetivos empresariales declarados, como la evaluación del rendimiento o la protección de secretos comerciales. Evite supervisar las comunicaciones personales de los empleados o las áreas en las que los empleados tengan una expectativa razonable de privacidad.
• Minimice la recopilación de datos: recopile sólo los datos necesarios para alcanzar su objetivo de supervisión. Cuantos menos datos sensibles recopile, menor será el riesgo de uso indebido o de violación de datos. Elimine los datos que ya no sirvan para su propósito.
• No supervise nunca las cuentas privadas de los empleados en las redes sociales ni les pida que faciliten sus nombres de usuario o contraseñas de sus cuentas privadas.
• Busque asesoramiento legal experto: el ámbito legal puede ser complicado y cambiante. Este artículo es una visión general y puede no revelar todos los entresijos de la normativa de Nueva York y las circunstancias únicas de su empresa. En caso de duda, consulte a un abogado especializado en legislación laboral de Nueva York para asegurarse de que sus planes de control, políticas y métodos de aplicación cumplen plenamente la normativa.
• Desarrollar una política global de supervisión de los empleados: esta política debe cubrir el alcance de los datos recopilados, las condiciones de su almacenamiento y uso, y las prácticas de supervisión. La política debe estar fácilmente disponible para todos los empleados.
• Revise y actualice periódicamente la política: La tecnología cambia rápidamente, al igual que las leyes y las mejores prácticas. Revise periódicamente su política y sus prácticas de supervisión para asegurarse de que siguen cumpliendo las leyes federales y del estado de Nueva York vigentes y de que siguen cumpliendo su objetivo de forma eficaz y ética.
• Garantizar la coherencia y la no discriminación.

Una política de seguimiento de empleados clara, completa y bien elaborada es una parte necesaria del seguimiento de empleados. Deja claras las prácticas de seguimiento para el personal y el empleador y minimiza los posibles escollos legales y éticos. Debe incluir los siguientes componentes clave:

• Una declaración clara del objetivo del control
• Alcance del control: qué actividades y comunicaciones se controlan
• Métodos utilizados para la supervisión (videovigilancia, registros de red, software de supervisión, etc.)
• Descripción de cómo se utilizan los datos recogidos, durante cuánto tiempo se almacenan y quién tiene acceso a ellos
• Una declaración clara de que los empleados no deben esperar privacidad cuando utilicen dispositivos, redes y sistemas propiedad de la empresa, independientemente de si el uso está relacionado con el trabajo o es personal.
• Cumplimiento de la ley
• Consecuencias de la infracción
• Una sección en la que los empleados firman o confirman electrónicamente que han recibido, leído y comprendido la política.

Cuando el primer borrador de la política esté terminado, pida a un asesor jurídico con experiencia en legislación laboral de Nueva York que lo revise. De este modo, estará seguro de que cumple la normativa estatal y federal vigente.

Cuando la política esté completa, distribúyala entre los empleados. Recoja el acuse de recibo escrito o electrónico de todos los empleados, especialmente de los recién contratados, durante la incorporación. Mantenga un registro de estos reconocimientos.

La política debe estar siempre a disposición de todos los empleados. Por ejemplo, puede colocarla en el manual del empleado, en la intranet de la empresa o en la zona común.

No olvide revisar y actualizar periódicamente la política en función de la evolución de la tecnología y el panorama jurídico.

La aplicación de la supervisión de los empleados en Nueva York requiere una cuidadosa consideración de la normativa federal y de la estricta normativa estatal, así como la creación de una política de supervisión exhaustiva. Dar prioridad a los fines empresariales legítimos, practicar la minimización de datos y buscar asesoramiento jurídico son pasos esenciales para crear un programa de supervisión ético y conforme a la normativa que beneficie al empleador y a los trabajadores. La aplicación responsable es clave para aprovechar la tecnología de supervisión de forma eficaz, al tiempo que se respetan las obligaciones legales y se fomenta un entorno de trabajo de confianza.