Software de monitoreo de empleados de Nueva Jersey: seguridad de datos y cumplimiento

El número de empresas que monitorean a sus empleados aumentó significativamente en EE. UU. debido al auge del trabajo remoto e híbrido. Las empresas de Nueva Jersey reflejan la tendencia nacional: emplean herramientas de monitoreo para mejorar la eficiencia laboral y protegerse contra fugas de datos y ciberataques. Pero ¿cómo pueden las empresas de Nueva Jersey equilibrar la necesidad de monitoreo con las exigencias de seguridad de datos y privacidad de los empleados?

Este artículo examina estos dos aspectos fundamentales y ofrece perspectivas para las empresas de Nueva Jersey que buscan implementar o perfeccionar sus estrategias de monitoreo de empleados. Exploraremos cómo una ciberseguridad sólida y la protección de datos personales deben ser la base de cualquier programa de monitoreo, y por qué un enfoque holístico que integre el monitoreo con el control de acceso no solo es una buena idea, sino una necesidad para una seguridad y un cumplimiento normativo integrales.

En esencia, la monitorización va más allá del simple seguimiento de la productividad. Este término también abarca la protección de los activos de la empresa y la reducción del riesgo de infracciones y fugas de datos.

La monitorización de empleados es un componente vital de cualquier sistema de seguridad, ya que protege la información confidencial y la propiedad intelectual. Esto no es sorprendente, considerando que los errores de los empleados causan o agravan significativamente el 88% de todas las filtraciones de datos. El software especializado en prevención de fugas de datos (DLP) puede detectar accesos no autorizados a archivos, patrones de comunicación sospechosos o comportamientos de inicio de sesión inusuales antes de que se conviertan en incidentes graves.

El software especializado de prevención de fugas de datos (DLP) puede detectar acceso no autorizado a archivos, patrones de comunicación sospechosos o comportamientos de inicio de sesión inusuales antes de que se conviertan en incidentes graves.

Controlar el cumplimiento normativo de su organización es otra área donde la monitorización de empleados puede ser útil. Por ejemplo, los proveedores de atención médica deben cumplir con la HIPAA, y las instituciones financieras con la FINRA. Algunas empresas de Nueva Jersey podrían incluso considerar el RGPD si tienen empleados en Europa. La monitorización crea un registro de auditoría y garantiza la rendición de cuentas, lo que facilita la demostración del cumplimiento.

Los gerentes pueden usar herramientas de monitoreo para detectar empleados inactivos y sobrecargados, reasignar cargas de trabajo, identificar obstáculos y, en general, mejorar los procesos de trabajo. No se trata de microgestionar, sino de obtener información objetiva y tomar decisiones más efectivas.

Pero estos beneficios conllevan desafíos. Nueva Jersey cuenta con sólidas protecciones laborales; además, los empleados son cada vez más conscientes de sus derechos a la privacidad. Estos factores hacen que las empresas sean más cautelosas en la supervisión. Deben equilibrar la supervisión necesaria y el respeto a la privacidad de los empleados y a las regulaciones legales.

Monitorear a los empleados implica recopilar datos, a menudo confidenciales. Incluso si solo recopila los datos estrictamente necesarios, la huella digital resultante puede ser enorme: capturas de pantalla, registros de correo electrónico y chat, historial de navegación web y más. Proteger los datos personales de sus empleados es una enorme responsabilidad.

El primer paso para un manejo responsable de datos es definir qué datos necesita recopilar su organización y por qué. Este es el principio de minimización de datos: recopilar solo los datos absolutamente necesarios para alcanzar sus objetivos comerciales legítimos. ¿Necesita registrar cada pulsación de tecla o bastará con un resumen de las aplicaciones utilizadas? ¿Debería registrar el historial web si su objetivo es controlar la asistencia? Plantear estas preguntas con antelación puede evitar problemas a su empresa en el futuro.

Una vez definido el alcance de los datos necesarios y comenzado el monitoreo, la seguridad de la información recopilada se vuelve primordial. Debe protegerse no solo de ataques externos, sino también del acceso no autorizado desde el interior de la empresa. Los aspectos clave de la protección son:

1. Cifrado: Los datos de monitoreo deben estar cifrados tanto al transferirse (mediante protocolos como TLS/SSL) como al almacenarse en servidores (normalmente con algoritmos como AES-256). Consulte con su proveedor de software de monitoreo de empleados si cifran los datos en reposo y en tránsito.
2. Controles de acceso: Es importante saber quién ve los datos recopilados. Su sistema de monitoreo debe contar con un estricto Control de Acceso Basado en Roles (RBAC). Esto se logra generalmente mediante la creación de una cuenta de administrador y varias subcuentas, por ejemplo, para que los gerentes solo vean los datos de su equipo.
3. Almacenamiento seguro: Tanto si opta por soluciones en la nube como locales, asegúrese de que el entorno de almacenamiento sea seguro. Esto incluye centros de datos seguros, copias de seguridad periódicas y un plan de recuperación ante desastres bien definido.
4. Gestión de vulnerabilidades: Ningún software es invulnerable. Por eso, es importante realizar auditorías de seguridad periódicas, pruebas de penetración y actualizar su herramienta de monitoreo a tiempo. Estas medidas permiten corregir posibles vulnerabilidades antes de que puedan ser explotadas.

Nueva Jersey, al igual que muchos estados, tiene su propio marco legal en materia de privacidad de los empleados. Si bien el asesoramiento legal específico siempre debe provenir de un abogado cualificado, en este artículo exploraremos los principios generales.

En Nueva Jersey, el principal enfoque regulatorio en los últimos años ha estado en el rastreo de vehículos en el lugar de trabajo, las comunicaciones electrónicas, la videovigilancia y el derecho más amplio a la privacidad de los empleados.

Aviso previo al seguimiento de vehículos (Proyecto de ley n.º 3950)

A partir del 18 de abril de 2022, los empleadores de Nueva Jersey deben notificar por escrito a sus empleados antes de usar cualquier dispositivo de rastreo electrónico o mecánico en un vehículo utilizado por ellos. Esto aplica tanto si el vehículo es propiedad de la empresa como del empleado.

Comunicaciones electrónicas y vigilancia

La Ley de Control de Interceptación de Llamadas y Vigilancia Electrónica de Nueva Jersey prohíbe la interceptación de las comunicaciones telefónicas o electrónicas de los empleados a menos que al menos una de las partes consienta. Normalmente, los empleadores obtienen este consentimiento mediante políticas o manuales para empleados.

Si bien los empleados tienen cierta expectativa de privacidad, a menudo se permite el monitoreo si se les ha notificado y el monitoreo cumple un propósito comercial legítimo.

Videovigilancia

Las organizaciones pueden monitorear a sus empleados en áreas comunes, como oficinas. Sin embargo, la videovigilancia está estrictamente prohibida en lugares donde los empleados esperan privacidad, como baños o vestuarios.

La ley no siempre exige notificar a los empleados sobre la videovigilancia. Sin embargo, se recomienda a los empleadores que lo hagan.

Monitoreo del correo electrónico, el uso de Internet y la actividad informática

Los empleadores están legalmente autorizados a monitorear el uso de la computadora por parte de los empleados, incluida la navegación web y los correos electrónicos, si existe una política claramente comunicada.

Cuentas personales de redes sociales

Algunos empleadores creen tener derecho a supervisar el comportamiento en línea de sus empleados fuera del horario laboral o incluso a solicitar acceso a sus cuentas personales. Esto está estrictamente prohibido por la ley de Nueva Jersey.

Como vemos, la clave para cumplir con la mayoría de los requisitos legales es la transparencia y una política de supervisión clara. Una política bien redactada y bien comunicada puede evitar malentendidos, gestionar las expectativas e incluso ofrecer una defensa legal ante cualquier duda.

Imagine sus sistemas de seguridad no como islas aisladas, sino como una red inteligente conectada. Este es el poder de integrar la monitorización de empleados con sus sistemas de control de acceso. Puede conectar los informes del software de monitorización con datos de sistemas de acceso físico (como lectores de credenciales y escáneres biométricos) y lógico (como inicios de sesión en la red y permisos de aplicaciones). Este enfoque crea una defensa verdaderamente unificada.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

El enfoque unificado tiene beneficios significativos, tales como:

1. Mejor detección de amenazas gracias a la correlación de datos de diversas fuentes
2. Identificación más rápida de la fuente y el alcance de la infracción
3. Aplicación automatizada de políticas
4. Una vista única y consolidada de la actividad de los empleados para el cumplimiento y las investigaciones
5. Administrar un sistema unificado en lugar de múltiples sistemas desconectados reduce significativamente las cargas administrativas.

Para lograr esta integración perfecta se necesita una planificación cuidadosa:

1. API: las soluciones de monitoreo y control de acceso que elija deben tener API abiertas (interfaces de programación de aplicaciones) y cumplir con los estándares de la industria para permitir un intercambio de datos fluido.
2. Sincronización de datos: Para que la sincronización sea eficaz, los datos deben fluir entre sistemas en tiempo real o casi real. Los retrasos pueden generar vulnerabilidades de seguridad.
3. Escalabilidad: a medida que su negocio de Nueva Jersey crece, su solución de seguridad integrada debe poder escalar con él, adaptando más empleados, ubicaciones y puntos de datos sin pérdidas de rendimiento.
4. Integraciones: priorice las soluciones de proveedores que promuevan y respalden activamente la integración con otras plataformas de seguridad.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Sea siempre transparente con sus empleados sobre la supervisión: la transparencia debe ser su prioridad. Los empleados deben saber por qué se les supervisa, qué actividades registra el software, quién puede ver sus datos y qué derechos tienen al respecto. Las respuestas a estas preguntas también deben constar en una política de supervisión clara. Esta política debe ser fácilmente accesible en cualquier momento.

Las prácticas de monitoreo pueden y deben cambiar con el tiempo. Las regulaciones y las políticas de su organización cambian, y los métodos de monitoreo antiguos pierden eficacia. Por eso, es necesario revisar sus prácticas de monitoreo periódicamente y comprobar si cumplen con las normas y son eficaces. Recuerde los objetivos iniciales. El monitoreo siempre debe ser proporcional a sus objetivos, sin ser demasiado intrusivo.

Finalmente, los empleados deben recibir capacitación sobre seguridad de datos en general. Un equipo bien informado es su primera línea de defensa.

Hoy en día, la monitorización de empleados es más que una herramienta de gestión del rendimiento. Es un elemento importante del sistema de seguridad de la empresa y una herramienta de cumplimiento normativo.

La monitorización de empleados puede funcionar aún mejor si se integra con los sistemas de control de acceso. Pero, independientemente de cómo se utilice, debe ser transparente y los datos recopilados deben estar debidamente protegidos. Para los líderes que buscan implementar o ya utilizan la monitorización: consulten con expertos legales y en ciberseguridad, inviertan en soluciones seguras y escalables, y comuniquen siempre con claridad y empatía. Si se realiza correctamente, la monitorización de empleados fortalece a su organización, tanto operativa como culturalmente.

Vayamos más allá de la supervisión impulsada por el miedo y avancemos hacia un monitoreo inteligente, integrado y respetuoso.