Supervisión de los ordenadores de los empleados: 5 herramientas gratuitas para pequeñas empresas

La popularidad del software de control de empleados está en su punto álgido - 96% de las empresas remotas lo utilizan, y el 85% de los trabajadores presenciales están sometidos a algún tipo de vigilancia. 81% de las empresas que implantaron software de seguimiento observaron un aumento del rendimiento de sus empleados. El software de seguimiento puede registrar y analizar la actividad de los empleados y ayudar a identificar y abordar los problemas de productividad. Como resultado, los empresarios pueden gestionar estos problemas con antelación y reducir los costes asociados a la pérdida de productividad, la rotación de empleados y las responsabilidades legales.

Los datos de productividad recopilados pueden revelar lagunas de conocimientos, lo que permite la creación de programas de formación y desarrollo específicos.

Por último, supervisar la actividad informática de los empleados puede ayudar a detectar y prevenir amenazas para la seguridad, como accesos no autorizados o filtraciones de datos.

Las ventajas de supervisar los ordenadores de los empleados son difíciles de subestimar: abordar los problemas de productividad y seguridad es vital para empresas de todos los tamaños. Mientras que las empresas más grandes disponen de más recursos para elegir una solución adecuada, las pequeñas empresas a menudo no pueden permitirse un software de supervisión de empleados debido a los elevados costes operativos y de licencia y a la complejidad de su implantación.

Este artículo repasa cinco herramientas gratuitas o asequibles para supervisar la actividad de los empleados en los ordenadores, adecuadas para las pequeñas empresas.

CleverControl es una solución avanzada para supervisar el uso que hacen los empleados de sus ordenadores. Su funcionalidad básica incluye keylogging, capturas de pantalla, seguimiento de la actividad en Internet y de las consultas de búsqueda, supervisión del uso de las redes sociales, captura de eventos del portapapeles y tareas de la impresora, vigilancia de la cámara web y del sonido, etc. El software también ofrece funciones de seguimiento del tiempo. Realiza un seguimiento automático de la asistencia y captura el inicio y el final de la jornada laboral, el total de horas de trabajo y el tiempo activo/no activo por empleado, equipo o toda la empresa.

A continuación, CleverControl analiza los datos recopilados y presenta estadísticas de productividad: tiempo de trabajo, dinámica de uso de aplicaciones, web y redes sociales, sitios y aplicaciones más utilizados, etc. La recién añadida función AI Scoring estimará el rendimiento de cada empleado y destacará los patrones improductivos con ayuda de la inteligencia artificial.

CleverControl le permite supervisar las pantallas de los empleados en tiempo real: puede ver secuencias de sus ordenadores como si estuviera sentado frente a ellos. El programa también puede transmitir vídeo desde la cámara web del ordenador, convirtiéndolo en un sistema de vigilancia sencillo pero eficaz.

Las funciones avanzadas de CleverControl incluyen grabación de pantalla, grabación de llamadas y reconocimiento facial.

Puede recibir informes de datos en su panel de control en línea, que puede descargar para verlos sin conexión. Además, puede programar informes diarios, semanales o mensuales por correo electrónico.

CleverControl es perfecto para las pequeñas empresas, ya que su única solución combina la supervisión exhaustiva de los empleados, el control horario y las funciones básicas de protección de datos. Gracias a ello, las empresas pueden obtener una solución de seguimiento todo en uno, reducir costes en software y destinar valiosos recursos al crecimiento y el desarrollo.

La solución ofrece una prueba completa gratuita de 14 días, precios asequibles, a partir de 4,70 dólares por PC al mes, y descuentos.

Ventajas

• Software integral para la supervisión detallada del uso del ordenador y la asistencia de los empleados

• Instalación fácil y rápida que no requiere conocimientos técnicos

• Interfaz fácil de usar y ajustes remotos flexibles

• Múltiples subcuentas de administrador con menor nivel de permisos

• Autocontrol: los empleados pueden ver sus estadísticas de productividad y analizarlas

• Bloqueador de sitios

• Disponible para Windows y macOS

• Precios asequibles y descuentos

Desventajas

• No hay plan gratuito

DeskTime es un software de control del tiempo diseñado para ayudar a aumentar la productividad y mejorar el flujo de trabajo, adecuado para empresas de todos los tamaños y particulares. Registra automáticamente toda la actividad informática, eliminando la necesidad de rellenar hojas de horas e informes. Si el trabajo se desconecta -por ejemplo, una reunión de equipo o un almuerzo con un cliente-, el empleado puede añadirlo al informe manualmente para asegurarse de que ese tiempo se contabiliza. Los jefes pueden planificar las ausencias de los empleados, como vacaciones, días libres, bajas por enfermedad, etc., y marcarlas en el calendario para tener una visión general rápida.

DeskTime permite a los gestores planificar turnos y notificar a los empleados cuándo deben trabajar y durante cuántas horas. Los empleados también pueden enviar solicitudes de turnos con las fechas y horas preferidas.

Las funciones de DeskTime no se limitan al seguimiento del tiempo: el software registra los sitios web y las aplicaciones que los empleados utilizan a lo largo del día, con marcas de tiempo y duración del uso. Cada sitio web o aplicación se marca como productivo, neutro o improductivo. A partir de estos datos, el programa proporciona estadísticas de rendimiento individual, como la cantidad total de tiempo productivo y los niveles de productividad y eficacia. Estos informes ayudan a detectar a los que más rinden y a los que más flojean.

Además, DeskTime puede capturar pantallas y los nombres de los documentos, las líneas de asunto de los correos electrónicos, los nombres de los canales de Slack, etc., y hacer un seguimiento exacto del tiempo dedicado a cada proyecto y tarea. De esta manera, puedes estar seguro de que todo el mundo está centrado en sus tareas.

Los informes se actualizan en tiempo real y pueden descargarse para archivarlos o analizarlos más a fondo. La herramienta puede integrarse con aplicaciones populares de gestión de proyectos y calendarios, como Trello, Jira y Google Calendar, entre otras.

La versión gratuita de DeskTime se limita únicamente al registro de tiempo, aplicaciones y URL. La funcionalidad completa te costará a partir de 7 dólares por usuario y mes.

Ventajas

• Hojas de horas automáticas y precisas que simplifican las nóminas

• Seguimiento del tiempo dedicado a una tarea o proyecto

• Integración de software de gestión de proyectos y calendario

Desventajas

• La versión gratuita tiene funciones limitadas y puede no ser adecuada para equipos

• La versión completa puede ser cara

• Falta de seguimiento detallado de la actividad de los empleados

Traqq es otra solución de control del tiempo adecuada para particulares y empresas de cualquier tamaño. Su funcionalidad incluye el seguimiento automático y manual del tiempo, el registro del tiempo activo y ocioso, y las estadísticas del tiempo de trabajo. Traqq envía recordatorios a los empleados que olvidan activar o desactivar su temporizador para que no pierdan horas facturables.

Traqq analiza los niveles de actividad de cada empleado a lo largo del día mediante el seguimiento de los movimientos del ratón y las pulsaciones de teclas. Muestra los datos de actividad diaria en un gráfico codificado por colores en el que el verde representa las horas de alta actividad, el amarillo, la actividad normal, y el rojo, las horas de baja actividad. Este gráfico le permite controlar la productividad de los empleados de un vistazo, ver los picos y las caídas y analizar las razones del descenso.

Traqq avisa a los empleados cuando están inactivos durante mucho tiempo para ayudarles a retomar el ritmo. Y viceversa, si un empleado está trabajando en exceso, Traqq le recordará que debe tomarse un descanso para evitar el agotamiento.

El software ofrece una supervisión básica de la actividad de los empleados en el ordenador. Captura todas las aplicaciones y sitios web en los que el empleado pasa más de 10 segundos y muestra las 3 principales aplicaciones y sitios web cada 15 minutos. Toda la actividad se muestra en forma de gráfico circular codificado por colores y la lista de los 10 sitios y aplicaciones más visitados.

Traqq permite limitar la supervisión a días y horas específicos. Esta característica funciona mejor para los empleados remotos que trabajan en dispositivos personales y quieren mantener su privacidad. También previene las horas extra no autorizadas y ayuda a evitar el agotamiento de los empleados.

Todos los informes de tiempo y actividad están disponibles en el panel de control en línea, donde se pueden ver, descargar y compartir por correo electrónico. Puede compartir los datos con varios gestores o empleados, ayudándoles a analizar y evaluar su rendimiento.

Todas las funciones de Traqq están disponibles de forma gratuita para un máximo de tres puestos. Los equipos más grandes pueden obtener un plan Premium por 7 $ por usuario/mes.

Ventajas

• Partes de horas detallados con dinámica de productividad

• Control del tiempo fuera de línea

• Compatible con Windows, macOS y Linux

• Múltiples subcuentas de administrador con diferentes niveles de permiso

Desventajas

• No controla en detalle la actividad informática de los empleados

• No hay integración con programas de gestión de proyectos y presupuestos.

ActivTrak es un sistema de monitorización centrado en el empleado que da prioridad a la privacidad y ofrece un análisis profundo de los patrones de productividad. Recopila datos limitados sobre el uso de aplicaciones y sitios web por parte de los empleados, como el nombre de la aplicación/sitio, la duración, las URL y capturas de pantalla opcionales. ActivTrak no registra pulsaciones de teclas reales, vídeos de una pantalla o webcam, u otros detalles de la actividad del usuario. Los datos recogidos se categorizan como productivos/improductivos, concentración/multitarea, correo electrónico/reuniones/medios sociales, etc., y son analizados por el sistema. El resultado son gráficos detallados de varios aspectos de la productividad, como el tiempo productivo, las horas de concentración y las horas de multitarea. Puede comparar estas estadísticas entre equipos y revelar los equipos infrautilizados y sobrecargados. Las estadísticas le permiten explorar la dinámica de la productividad y cómo afecta el trabajo remoto o híbrido, las distracciones, los patrones de trabajo y los empleados al borde del agotamiento.

ActivTrak tiene una configuración flexible, que le permite categorizar manualmente las actividades como productivas/improductivas, y establecer objetivos de productividad y horarios para evitar la supervisión fuera de las horas de trabajo.

ActivTrak es gratuito para un máximo de tres usuarios; sin embargo, sus funciones se limitan a la supervisión del tiempo, las aplicaciones y la actividad del sitio web. Si quieres hacer un seguimiento de la productividad de los empleados y recibir información completa, puedes elegir entre varios planes a partir de 10 $ por usuario/mes.

Ventajas

• Análisis exhaustivo de la productividad basado en IA

• Integración con aplicaciones empresariales y de calendario de terceros

• Retorno de la inversión medible en pocas semanas

• Centrarse en la privacidad de los empleados y la seguridad de los datos recopilados

Desventajas

• La interfaz y las estadísticas son complicadas y confusas para muchos usuarios.

• No proporciona informes detallados de las acciones de los usuarios, lo que deja margen para que los empleados falseen la actividad.

WorkTime es un software de monitorización del ordenador del empleado con funciones de seguimiento del tiempo y la productividad. Puede registrar las horas de inicio y fin de sesión, controlar la asistencia con un desglose del trabajo remoto y en la oficina, realizar un seguimiento del tiempo activo/no activo y de las horas extra, ¡e incluso tiene una tabla de clasificación de la asistencia! Estas funciones ayudan a detectar los retrasos habituales y los abandonos prematuros, a detectar y prevenir el fraude en las horas extraordinarias y a mantener la disciplina en la oficina.

WorkTime dispone de funciones básicas de control de la productividad de los empleados. Registra todas las aplicaciones utilizadas y los sitios web visitados, clasificándolos como productivos o improductivos, y proporciona un informe de productividad que se actualiza en tiempo real. Otros informes enumeran las redes sociales más utilizadas, las URL y los empleados que pasan más tiempo conectados con la duración del uso. Los informes de uso de Internet pueden mostrar estadísticas por empleado, departamento o toda la empresa.

La supervisión del tiempo dedicado a las reuniones en línea es una función interesante que proporciona información sobre cuánto tiempo de trabajo ocupan y cómo afectan a la productividad. Como resultado, puedes optimizar las prácticas de reuniones, eliminando las llamadas innecesarias y haciendo más eficaces las necesarias.

La versión gratuita de WorkTime está disponible para un máximo de tres empleados. Esta versión ofrece informes limitados sobre el uso de aplicaciones y web, registros y resúmenes de actividad. Los datos se almacenan durante dos semanas y sólo un administrador puede acceder a ellos. Hay más funciones disponibles en los planes Basic, Premium y Enterprise, a partir de 6,99 $ por empleado/mes.

Ventajas

• Estadísticas de tiempo, productividad y asistencia con tablas de clasificación

• Bloqueador de sitios

• Detecta a los empleados que navegan por páginas web de empleo

• Puntuación de distracción

Desventajas

• El diseño de la interfaz podría mejorarse

• El diseño de la interfaz podría mejorarse

Supervisar la actividad informática de los empleados no sólo puede aumentar la productividad, sino también ver en qué se emplea el tiempo de trabajo. Analizar cómo distribuye el personal su tiempo de trabajo, revelar las distracciones y el uso ineficaz de los recursos ayuda a las pequeñas empresas a crear procesos eficientes, experimentar con flujos de trabajo y elegir los mejores patrones.

La supervisión de los empleados aporta el máximo valor cuando se aplica de forma abierta y transparente. El equipo debe saber qué información se recoge y por qué. Los informes de productividad deben utilizarse para apoyar a los empleados, revelar sus puntos débiles y aconsejarles cómo mejorar, no para castigarles. Estas sencillas prácticas ayudarán a evitar problemas innecesarios de estrés, confianza y privacidad.