Gestión de equipos remotos: Software de supervisión de empleados y estrategias para el éxito

El trabajo a distancia no pierde popularidad. Según el reciente informe del Pew Research Center estudiar, Aproximadamente 22 millones de estadounidenses empleados, es decir, el 14% de la población activa adulta, trabajan desde casa todo el tiempo. (título del enlace: Estadísticas del trabajo a distancia) Se espera que esta cifra llegue a 32,6 millones de euros en 2025.

A primera vista, el trabajo a distancia e híbrido es una bendición para los empleados y una maldición para los empresarios. Pero si profundizamos, veremos que esta modalidad de trabajo beneficia significativamente a las organizaciones.

Las empresas tienen acceso a una reserva de talento más amplia y pueden contratar especialistas de cualquier lugar sin limitaciones geográficas.

El trabajo a distancia mejora la moral de los empleados. Según Quantum Workplace informe, El trabajo a distancia ayuda a los empleados a conciliar mejor la vida laboral y familiar y a reducir el estrés, lo que se traduce en una mayor satisfacción y retención en el puesto de trabajo.

Por último, los empresarios pueden ahorrar considerablemente en espacio de oficinas, servicios públicos y otros gastos operativos.

Sin embargo, las ventajas del trabajo a distancia conllevan una serie de retos para los empresarios.

Gestionar un equipo a distancia presenta dificultades únicas que exigen una cuidadosa consideración y planteamientos estratégicos. He aquí los principales retos del trabajo a distancia para los empresarios.

Asegurarse de que los miembros de un equipo remoto comprenden sus funciones y responsabilidades puede ser más difícil sin interacciones regulares cara a cara. Lo mismo ocurre con la evaluación de su rendimiento. Sin supervisión directa, es posible que los jefes no vean del todo los procesos de trabajo, no evalúen con precisión el trabajo de los empleados y no ofrezcan comentarios oportunos y constructivos.

Por último, los acuerdos de trabajo a distancia hacen más difícil garantizar que los empleados cumplan los plazos y completen las tareas.

Como hemos mencionado antes, los trabajadores remotos muestran los niveles más altos de compromiso, aunque este modo de trabajo puede no ser inspirador para todos. Según la encuesta del Pew Research Center, el 53% de los empleados remotos se sienten desconectados de sus compañeros de trabajo, lo que puede provocar aislamiento y soledad.

Además, si los empleados no están físicamente presentes en la oficina, pueden sentir que la dirección no se da cuenta de sus logros y contribuciones. Sentirse no reconocido y menospreciado puede afectar significativamente a la moral y la motivación de los empleados.

Mantenerse en contacto con los compañeros de trabajo e informado sobre las actualizaciones de los proyectos y las noticias relevantes es vital tanto para los trabajadores que trabajan en la oficina como para los que lo hacen a distancia. Sin embargo, el trabajo a distancia dificulta la comunicación debido a las diferencias horarias, la poca fiabilidad de las herramientas de conferencia, los problemas de conexión a internet y la falta de interacciones cara a cara.

La creación de una cultura de equipo, derivada de las barreras de comunicación, es otro de los retos del trabajo a distancia. Los retos empiezan en las primeras etapas de la incorporación de un nuevo miembro al equipo. Los nuevos empleados no pueden acercarse físicamente a su mentor o a sus compañeros de trabajo y pedirles ayuda. Las dificultades en los pasos iniciales pueden afectar negativamente a la moral del empleado y a su lealtad a la organización.

Crear oportunidades para que los miembros del equipo se relacionen personalmente, como fiestas en toda la oficina, cumpleaños y reuniones informales, también es difícil sin un espacio físico compartido.

Gestionar un equipo remoto es una tarea de enormes proporciones. Con empleados dispersos en diferentes zonas horarias y ubicaciones, garantizar la productividad, la responsabilidad y la cohesión del equipo puede ser todo un reto. Sugerimos varias estrategias de eficacia probada para superar estos retos y crear un equipo de alto rendimiento.

Todo empieza con un objetivo. Los empleados deben entender lo que se espera de ellos, sus responsabilidades y sus objetivos de rendimiento. Como directivo, puedes organizar reuniones semanales o quincenales para asegurarte de que todo el mundo está de acuerdo y al día de las últimas novedades y cambios.

La tecnología hace que la gestión del rendimiento de los equipos remotos sea fácil y eficaz. El software de control de empleados hace un seguimiento automático de la asistencia, las horas de trabajo y los periodos inactivos: el empleado sólo tiene que fichar a la entrada y a la salida.

Pero los programas modernos, como CleverControl, van más allá del simple seguimiento del tiempo. CleverControl es un potente software de supervisión de empleados que puede ayudarle a afrontar los retos de la gestión de equipos remotos. Recopila datos detallados de la actividad de los empleados y ofrece información sobre su flujo de trabajo habitual. Por ejemplo, la nueva función de CleverControl, AI Scoring, puede ayudar a detectar actividades que hacen perder el tiempo y hábitos improductivos. La potente IA proporciona puntuaciones de productividad individuales con breves análisis del trabajo personal de cada empleado. Esta información es excelente para revelar ineficiencias y áreas de mejora.

Un directivo debe fijarse no sólo en los empleados con dificultades, sino también en los de mayor rendimiento. En el entorno remoto, es fácil pasar por alto los logros y el trabajo sobresaliente de los empleados. El software de supervisión de empleados está diseñado para cubrir también este punto ciego. Los resúmenes detallados de actividad y las puntuaciones de productividad ayudan a revelar y reconocer adecuadamente a los empleados que lo merecen.

Por último, las herramientas de seguimiento también aumentan la visibilidad en el lugar de trabajo, motivando a los empleados a ser más responsables de su trabajo.

¿Ojos que no ven - corazón que no siente? No es la mejor estrategia para gestionar un equipo remoto. Para mantener al equipo motivado, responsable y productivo, el directivo debe realizar evaluaciones de rendimiento y proporcionar información práctica.

La recopilación y el análisis de los datos de productividad individual ya es una tarea desalentadora y laboriosa; en entornos remotos, se convierte en un reto aún mayor debido a la falta de observación directa. El software de supervisión de empleados es una herramienta estupenda para agilizar este proceso. Proporciona datos objetivos sobre productividad, patrones de actividad y flujo de trabajo, y los analiza automáticamente en cuestión de segundos. Estos datos servirán de base para la retroalimentación.

Para llevar a cabo revisiones de rendimiento eficaces en un entorno remoto, considere la posibilidad de utilizar herramientas de videoconferencia para mantener conversaciones cara a cara en lugar de correos electrónicos y mensajes de chat. Las revisiones periódicas y las reuniones individuales ayudarán a abordar posibles preocupaciones y problemas.

La importancia de la comunicación se multiplica por diez en el entorno remoto. Las reuniones regulares y programadas, como las reuniones semanales del equipo, pueden ayudar a mantener a todos alineados e informados. Aunque la comunicación escrita es cómoda, la interacción cara a cara a través de herramientas de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams puede fomentar relaciones más sólidas y un entendimiento más profundo. Las videollamadas permiten transmitir señales no verbales, como expresiones faciales y lenguaje corporal, lo que hace que la comunicación sea más personal. De este modo, los empleados se sentirán más conectados con sus compañeros y directivos.

Sin embargo, es importante equilibrar la frecuencia de las reuniones y su utilidad. Seamos sinceros, las interminables reuniones de Zoom se han convertido en un meme entre los trabajadores remotos. Si tienes cinco reuniones diarias, ¿cuándo se supone que vas a completar tus tareas? La respuesta puede estar en la combinación de comunicación síncrona y asíncrona. Las herramientas asíncronas como Slack o Jira pueden utilizarse para actualizaciones rápidas, preguntas e intercambio de archivos, reduciendo la necesidad de una comunicación constante en tiempo real. La comunicación asíncrona también es perfecta para equipos distribuidos geográficamente en diferentes zonas horarias. De este modo, nadie tiene que sacrificar su sueño o su tiempo personal por una reunión de trabajo.

Un entorno remoto hace que los métodos de motivación sean más difíciles. Sin embargo, un directivo no debe renunciar a ellos por completo. Uno de los métodos eficaces es dar a los empleados autonomía y libertad para gestionar su propio tiempo. El desequilibrio entre la vida laboral y personal es una lacra de nuestro tiempo y la razón de la baja satisfacción laboral y el agotamiento. La libertad para elegir las horas de trabajo permite a los empleados equilibrar mejor su vida personal y sus responsabilidades laborales, lo que en última instancia aumenta la motivación, la satisfacción laboral y la productividad.

Trabajar fuera de la oficina no debe significar negar oportunidades de crecimiento profesional. Considera la posibilidad de ofrecer a los empleados cursos y formación a distancia personalizados, y verás cómo aumentan su motivación y compromiso.

Por último, no olvide el reconocimiento. Recompense públicamente los logros de los empleados, incluso los más pequeños. Una simple nota de agradecimiento o una tarjeta regalo virtual pueden hacer mucho por levantar la moral.

El trabajo a distancia no significa que no pueda organizar una pausa para el café, un concurso u otra actividad para unir al equipo. Sólo que en este caso será virtual. Por ejemplo, servicios como CoffeePals o Mystery Coffee ofrecen cómodas plataformas para poner en contacto a empleados en pausas de café virtuales.

Las salas de escape virtuales y los retos de trivial son otras actividades estupendas que pueden acercar a su equipo. En el primer caso, los empleados resuelven rompecabezas para "escapar" de una sala virtual. En los retos, los empleados se unen a equipos para competir en trivias sobre diversos temas.

Hay docenas de actividades virtuales de creación de equipos que puede explorar: clubes de lectura, búsquedas del tesoro en casa, espectáculos e incluso concursos de talentos. Elige las que mejor se adapten a las personalidades de tus equipos y verás el efecto positivo.

Gestionar un equipo remoto presenta una serie de retos únicos, pero no insuperables. Una comunicación clara, la información proporcionada por el software de supervisión de empleados y las comprobaciones periódicas ayudarán a las empresas a detectar posibles problemas y a encontrar soluciones oportunas. Fomentando una cultura empresarial sólida, reconociendo y recompensando a los empleados y ofreciendo oportunidades de crecimiento y desarrollo, los empresarios pueden crear una fuerza de trabajo remota próspera que impulse la innovación y el éxito.